Dokumentenverwaltung – Die richtige Software finden!
Die digitale Dokumentenverwaltung bietet viele Vorteile gegenüber einer Dokumentenverwaltung in Papierform. Neben Fragen von Stauraum und Umweltaspekten spielt dabei auch die bessere Auffindbarkeit von Akten im Rahmen dieser Form von Dokumentenverwaltung eine zentrale Rolle.
Die Vorzüge einer digitalen Form der Dokumentenverwaltung werden schnell deutlich, wenn man sich den Alltag in einem Unternehmen vor Augen führt. Dabei muss es sich nicht um einen internationalen Konzern handeln der ein papierloses Büro anstrebt. Es genügt bereits ein Handwerksbetrieb mittlerer Größe mit mehr als einer Bürokraft.
Die wichtigsten Fragen & Antworten zur Dokumentverwaltung auf einen Blick
Grade im Beginn der Gründung eines Unternehmens beschäftigt man sich mit dem Ablagesystem im Büro. Denn jede Firma, aber auch Privat, hat tagtäglich eine Unmenge an Unterlagen und Dokumenten zu sortieren und zu verbuchen. Eine strukturierte Dokumentenverwaltung hilft nicht nur den Überblick zu bewahren, sondern auch dadurch viele Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
| Was meint Dokumentenverwaltung? | Digitale Dokumentenverwaltung vereinfacht Zugriff und Archivierung von verschiedenen Dokumenten & Unterlagen |
| Was ist eine Software für Dokumentenverwaltung? | Viele Anbieter mit ähnlichen Lösungen und unterschiedlichen Schwerpunkten vereinfachen die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten |
| Lohnt sich die Dokumentenverwaltung auch für Zuhause? | Ja, denn Zahl der privaten Unterlagen ist oft größer, als man denkt und so verliert er schnell den Überblick. |
| Wie profitiert man als Unternehmen von einer Dokumentenverwaltung? | Eine systematische Dokumentenverwaltung, insbesondere mit einer Software ist unverzichtbar für ein Unternehmen. Sie profitieren durch zentrale Erfassung und gemeinsamen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente. |
Vorteile analoger & digitaler Dokumentenverwaltung
Schon wenn Buchhaltung und Sekretariat aufgeteilt sind, kann es schnell zu Problemen kommen, wenn die ein Kunde mit Fragen zu einer Rechnung am Telefon ist und der oder die Angestellte in der Buchhaltung im Urlaub oder krank ist. Dann verzögert sich die Bearbeitung der Angelegenheit in einer Weise, die für alle Seiten unvorteilhaft wird. Aber auch Zuhause ist eine Dokumentenverwaltung nur von Vorteil! Man sollte abwägen ob eine digitale Dokumentenverwaltung in das Unternehmen passt und dementsprechend in eine Software investieren.
Hier finden Sie eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile einer analogen Dokumentenverwaltung:
| Form der Dokumentenverwaltung | Vorteil für die Dokumentenverwaltung | Nachteil bei der Dokumentenverwaltung |
| Digitale Dokumentenverwaltung | ● Platzsparende Form der Archivierung von Unterlagen ● Schnelle Auffindbarkeit von benötigten Informationen ● Direkte Erfassung von Daten in unterschiedlichen Kategorien ● Gemeinsamer Zugriff auf den Datenbestand des Unternehmens ● Möglichkeit der Vergabe von Rechten für den Zugriff | ● Zusätzliche Kosten ● Einarbeitung in die Software |
| Analoge Dokumentenverwaltung | ● in den meisten Unternehmen bereits etabliert | ● Notwendigkeit der Bereitstellung von Flächen für Archiv (Aufbewahrungspflichten) ● Umständliche Suche nach einzelnen Unterlagen ● Isolierte Form der Dokumentenverwaltung |
Dokumentenverwaltung Privat
Dokumentenverwaltung macht nicht nur für Unternehmen, sondern auch im privaten Rahmen Sinn. Dies zeigt sich bereits dann, wenn Sie sich ihre verschiedenen Vertragsbeziehungen vor Augen führen. Selbst wenn Sie keinen Vermieter haben und in Ihren eigenen vier Wänden wohnen, bestehen Verträge im Hinblick auf Heizung und Strom. Hinzu kommen Unterlagen in Sachen Grundsteuer, im Hinblick auf Telefon und Internet und vieles mehr. Neben der Krankenversicherung gibt es so gut wie immer noch eine Haftpflichtversicherung.
Dokumentenverwaltung nutzen für:
Kommen dann noch Hausrat- und Rechtsschutzversicherung hinzu, werden in der Regel bereits mehrere Ordner benötigt. Dann müssen Kontoauszüge abgelegt und E-Mails archiviert werden. Die Liste könnte noch lange weiter ausgeführt werden, aber der zentrale Aspekt wird bereits an diesem Punkt klar: Auch das private Leben ist komplex und wird immer komplexer.
Dies gilt erst recht dann, wenn Kinder hinzu kommen. Dann werden die privaten Unterlagen durch Schreiben vom Kindergarten, aus der Schule und von den verschiedenen Vereinen erweitert. Spätestens an diesem Punkt sorgt eine Softwarelösung für mehr Übersicht und einen schnelleren Zugriff auf wichtige Unterlagen.
Zwar nimmt das Einscannen von Dokumenten Zeit in Anspruch. Bei entsprechender Hardware ist der Zeitaufwand aber auch nicht größer als bei einer manuellen Form der Ablage, die sich vom Heraussuchen des passenden Ordners, dem Aufschlagen, dem Lochen und Einfügen des Dokuments bis hin zum Zurückstellen ins Regal zieht. Die digitale Form der Dokumentenverwaltung hat deshalb auch im privaten Rahmen klare Vorteile.
Nicht zuletzt sorgt weniger Papierverbrauch auch für einen schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen und damit für einen verbesserten Umweltschutz. Außerdem wird im heimischen Büro deutlich weniger Regalfläche benötigt. Das Büromaterial muss nicht in einen kleinen Winkel neben den Ordnern verbannt werden, sondern kann übersichtlich arrangiert werden. Vor allem aber erleichtert diese Form der Dokumentenverwaltung den jederzeitigen Zugriff auf wichtige Dokumente.
Dokumentenverwaltung in Unternehmen
Zentrale Aspekte der Dokumentenverwaltung in Unternehmen sind der schnelle gemeinsame Zugriff auf Unterlagen und Informationen, sowie eine Erleichterung in Sachen Archivierung und Datenschutz. Außerdem lässt sich durch digitale Dokumentenverwaltung viel Platz und Papier sparen!
Noch deutlicher wird der Sinn einer digitalen Form der Dokumentenverwaltung, wenn Sie sich die Strukturen im Unternehmen noch ein wenig komplexer denken. Mit jedem weiteren Mitarbeiter nimmt die Zahl an Dokumenten und Informationen zu.
Wenn dann jede Kraft ihre eigene Dokumentenverwaltung in Papierform betreibt, wird es irgendwann notwendigerweise unübersichtlich. Dann können entweder klare Regeln für die Dokumentenverwaltung in Papierform erstellt oder eine digitale Dokumentenverwaltung implementiert werden.
Vielfach wird dann allerdings die digitale Dokumentenverwaltung in einer Form betrieben, die gegenüber der Sammlung von Unterlagen in Papierform in weiten Teilen entspricht. Die Ablage erfolgt in diesen Fällen auf einzelnen Rechnern, die keinen gegenseitigen Zugriff erlauben. Auf diese Weise entstehen sogar Nachteile gegenüber der analogen Form der Dokumentenverwaltung, weil gegebenenfalls mangels eines Passworts kein Zugriff auf einen bestimmten Rechner genommen werden kann. Entsprechend wichtig ist es, für die digitale Dokumentenverwaltung eine geeignete Softwarelösung zu finden.
Dokumentenverwaltung mit Hilfe einer Software
Bei der Auswahl der Software für die Dokumentenverwaltung sollte darauf geachtet werden, dass diese den tatsächlichen Gegebenheiten und Bedürfnissen im Unternehmen entgegen kommt. Dies betrifft sowohl die Struktur der Dokumentenverwaltung als auch die Möglichkeiten im Rahmen der Suchfunktion.
Bei der Strukturierung sollte grundsätzlich die Erfassung von Unterlagen unter mehreren Oberbegriffen gleichzeitig möglich sein. Rechnungen sollten sowohl bestimmten Kunden als auch bestimmten Jahren zugeordnet sein. Hinzu kommt eine Vielzahl weiterer möglicher Parameter. Umgekehrt sollten diese Parameter nur wahlweise aufrufbar sein, um auch eine schnelle Erfassung einfacher Notizen von einem Telefonat möglich zu machen, die nur im Hinblick auf einen bestimmten Auftrag eines bestimmten Kunden relevant ist.
Die Suchfunktion sollte neben der Volltextsuche im gesamten Datenbestand der Dokumentenverwaltung auch die Möglichkeit von Eingrenzungen auf bestimmte Bereiche, Kunden oder auch Zeitabschnitte möglich machen.
Vergleich zwischen Softwares für eine gute Dokumentenverwaltung
Die digitale Form der Dokumentenverwaltung wird von immer mehr Unternehmen praktiziert. Entsprechend groß ist die Zahl der Softwarelösungen in diesem Bereich. Entsprechend lässt sich im Rahmen dieses Artikels nur ein ausschnittsweiser Überblick über ein paar der wichtigsten Anbieter einfügen. Generell festgehalten werden kann schon zu Beginn, dass die Unterschiede der verschiedenen Programme eher in den Details liegen. Im Rahmen der Grundfunktionen ergeben sich dagegen viele Ähnlichkeiten. Dies gilt auch im Hinblick auf den Bedienungskomfort.
| Dokumentverwaltung-Software | Vorteil für die Dokumentenverwaltung | mögliche Nachteile für die Dokumentverwaltung |
| Amagno | ● sehr guter Funktionsumfang ● bietet Cloud-Funktionen | ● eingeschränkte mobile Nutzung |
| Doxis4 | ● hohe Datensicherheit | ● keine übergreifende Bearbeitung von Dokumenten |
| Alfresco | ● gute mobile Nutzung | ● Kompatibilitätsprobleme möglich |
| d.3ecm | ● Fokus auf einer revisionssicheren Erfassung | ● Komplexes Programm |
| DocuWare | ● einfache Integration in bestehende IT | ● kein Vorabpreis bekannt - lediglich auf Anfrage |
| ecoDMS | ● günstig | ● Zusatzkosten z.B. Support |
Amagno
✔ automatische Abläufe
✖ mobile Nutzung
Einen kompletten Funktionsumfang bietet Amagno. Überzeugend sind vor allem die automatisierten Abläufe sowohl was die Erfassung als auch die Archivierung und spätere Filterung und Löschung von Daten betrifft. Weiterhin kann das Programm auch als Cloud Lösung mit Zugriff von verschiedenen Standorten aufgesetzt werden. Ein weiterer Vorteil liegt in der modularen Struktur der Software, die sowohl eine Anpassung an die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens als auch eine individuelle Preisgestaltung ermöglicht. Nachteilig anzumerken sind die eingeschränkten Möglichkeiten im Rahmen einer mobilen Nutzung der Dokumentenverwaltung. Für die, die es stört, sollten sich unbedingt nach anderen Alternativen umsehen.
d.3ecm
✔ revisionssicheres Erfassen
✖ komplexe Nutzeroberfläche
Bei d.3ecm liegt der zentrale Fokus auf einer revisionssicheren Erfassung von Informationen im Rahmen der Dokumentenverwaltung. Die Erfassung, Speicherung und Archivierung entspricht genauso den Vorschriften des Handelsrechts wie die Möglichkeiten des späteren Zugriffs auf diese Daten. Sofern im Unternehmen eine Vielzahl besonders sensibler Informationen bearbeitet werden müssen, bietet die Software von d.3ecm echte Vorteile von denen Sie nur profitieren können. Dies umso mehr, als die besondere Sicherung der Daten nicht zulasten des Komforts bei der Suche nach Unterlagen geht. Allerdings führen diese Features zu einer hohen Komplexität der verschiedenen möglichen Funktionen.
DocuWare
✔ Cloud Lösung
✖ keine öffentliche Kostenliste
Die gesetzeskonforme Archivierung von Unterlagen im Rahmen der Dokumentenverwaltung bietet auch DocuWare. Neben der Automatisierung wichtiger Vorgänge hat diese Lösung den zusätzlichen Vorteil einer besonders einfachen Integration in bestehende IT-Strukturen. Außerdem ist eine Cloud Lösung für den externen Zugriff auf die Dokumentenverwaltung möglich. Ein Preisvergleich mit anderen Anbietern wird allerdings dadurch erschwert, dass die voraussichtlichen Kosten nur auf individuelle Anfrage hin mitgeteilt werden. Wenn Sie die Zeit investieren können und möchten, sollten Sie den Anbieter von DocuWare kontaktieren und sich beraten lassen. Anschließend können Sie selbst über den genannten Preis urteilen!
Alfresco
✔ gute Mobilität
✔ kostenfrei
Bei Alfresco sind ebenfalls alle für die Dokumentenverwaltung wesentlichen Eigenschaften wie die automatische Erfassung von E-Mails einschließlich Anhängen, einer direkten Archivierung aus Office und vieles mehr enthalten. Außerdem sind die mobilen Möglichkeiten der Anwendung dieser Dokumentenverwaltung deutlich komfortabler ausgestaltet als bei anderen Programmen. Hinzu kommt eine kostenlose Community Funktion für den Austausch mit anderen Usern, für die es allerdings keinen Support durch Alfresco gibt.
Doxis4
✔ guten Datensicherheit
✖ Kompatibilität
Auch Doxis4 bietet einen großen Umfang an sinnvollen Funktionen für die Dokumentenverwaltung. Als Plus ist bei dieser Software die besonders gut gelungene Integration der verschiedenen Anwendungen von Office zu nennen. Außerdem zeichnet sich das Programm durch ein hohes Maß an Datensicherheit aus. Kritisch anzumerken ist aber dagegen, dass eine gemeinsame Bearbeitung von Unterlagen im Rahmen dieser Dokumentenverwaltung nicht möglich ist.
escoDMS
✔ günstig
✖ Zusatzkosten
Bei ecoDMS handelt es sich um eine besonders günstige Lösung, die entsprechend auch für die Verwendung als Dokumentenverwaltung im privaten Rahmen besonders interessant ist. Dafür ist allerdings der Support für dieses Programm kostenpflichtig.
Dokumentenverwaltung – Die richtige Software für Mac
Ein Stück weit eingeschränkter ist der Markt für Softwarelösungen in Bezug auf Dokumentenverwaltung für den Mac von Apple. Trotzdem gibt es auch hier eine Auswahl verschiedener Anbieter mit spezifischen Stärken und Schwächen.
Dokumentenverwaltung Logical Doc (Mac)
✔ guten Datensicherheit
✖ Cloud
Bei Logical Doc wird auf eine Cloud Lösungen verzichtet. Stattdessen liegt der Fokus auf einer örtlichen Anwendung, was die Sicherheit der Daten entsprechend erhöht. Bei gemeinsamem Zugriff auf Daten im Rahmen der Dokumentenverwaltung erfasst die Software jede nachträgliche Veränderung einschließlich Bearbeiter und Zeitpunkt. Der Support von Logical Doc kann nur per E-Mail kontaktiert werden. Diese Form der Dokumentenverwaltung ist deshalb nicht für Nutzer geeignet, die besonderen Wert auf Support bzw. einen externen Zugriff auf die Dokumentenverwaltung haben möchten.
PinPoint (Mac)
✔ Preis-Leistung
✖ eher für kleinere Unternehmen
PinPoint ist eine sehr gute Lösung für kleinere und mittlere Unternehmen die nach einer digitalen Dokumentenverwaltung suchen. Die Kosten für das Programm sind vergleichsweise gering und damit auch für Start-Ups erschwinglich. Dafür ist die Suche nach bestimmten Dokumenten deutlich weniger komfortabel ausgestaltet als bei vielen anderen Programmen, was ein deutlicher Nachteil ist. Wer nur selten Zugriff auf einzelne Unterlagen nehmen muss, findet in PinPoint eine günstige Lösung für die Dokumentenverwaltung, die trotzdem die Möglichkeit einer Cloud Lösung bietet. Für öfteren Gebrauch, sollte man mehr in eine Software für Dokumentenverwaltung investieren.
DEVONthink Pro Office (Mac)
✔ günstig
✔ Preis-Leistung
DEVONthink Pro Office gehört ebenfalls zu den günstigeren Lösungen in Sachen Dokumentenverwaltung und ist auch für die Nutzung im privaten Rahmen geeignet. Überzeugend ist vor allem die Synchronisation der Daten für verschiedene Plattformen von Apple wie dem Mac, dem iPhone und dem iPad.
Fazit zur Dokumentenverwaltung
Eine geregeltes Ablagesystem im Büro und Privat ist immer die beste Lösung um den Überblick über die wichtigsten Dokumente und Termine zu behalten oder zu erhalten! Grade bei Unternehmen, auch bereits bei kleinerer Größe, ist ein richtige Dokumentenverwaltung schon gar nicht mehr abwendbar.
Man sollte unbedingt die Vorteile einer Dokumentenverwaltung vor die entstehende Kosten stellen. Denn auch wenn eine Dokumentenverwaltung zunächst Ausgaben versucht, besonders wenn es sich um eine digitale Dokumentenverwaltung handelt, sind diese gut investiert.
Sie gewinnen Zeit, durch den Überblick den eine Dokumentenverwaltung schafft. So können Sie neue Termine deutlich besser koordinieren und mit einer größeren Sicherheit die jeweiligen Aufbewahrungsfristen einhalten.