Inhaltsverzeichnis
- 1 Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lieferscheine?
- 2 Welche Änderungen gab es durch das Bürokratieentlastungsgesetz?
- 3 Geltende Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine
- 4 Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen
- 5 Digitale Archivierung von Lieferscheinen
- 6 Häufig gestellte Fragen
Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine „kurz erklärt“
Für Lieferscheine gibt es für Unternehmen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr. Beim Empfang eines Lieferscheins kann dieser nach Erhalt der dazugehörigen Rechnung vernichtet werden, beim Versenden wird er bereits nach dem Versand der dazugehörigen Rechnung vernichtbar.
Dient der Lieferschein selbst als Rechnung, gelten die gesetzlichen 8 Jahre Aufbewahrungsfrist, für den Lieferschein als Handelsbrief 6 Jahre.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lieferscheine?
Wer Waren einkauft, erhält in der Regel einen Lieferschein. Welche Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gesetzlich festgeschrieben sind, hängt von dem Informationsgehalt des Lieferscheins ab. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Fristen:
| Lieferscheinart | Länge der Aufbewahrungsfrist |
| Empfangener Lieferschein, kein Buchungsbeleg | bis Erhalt der Rechnung |
| Versendeter Lieferschein, kein Buchungsbeleg | bis Versand der Rechnung |
| Lieferschein als Rechnung | 8 Jahre |
| Lieferschein als Handelsbrief | 6 Jahre |
| Lieferschein bei Privatpersonen | 2 Jahre |
Wenn ein Lieferschein steuerliche Sonderrelevanz hat oder in einem aktiven Verfahren zur Beweisführung dient, gilt eine Aufbewahrungsfrist bis zum endgültigen Abschluss des Falls.
Welche Faktoren beeinflussen die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist für einen Lieferschein kann von verschiedenen Faktoren abhängen:
- Lieferschein als Teil der Rechnung: Wenn der Lieferschein als Bestandteil der Rechnung dient, gelten die gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für die Rechnung selbst. In diesem Fall muss der Lieferschein für 8 Jahre aufbewahrt werden, da er als Buchungsbeleg gilt und somit den längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegt.
- Unterschiede zwischen gewerblichen und privaten Empfängern: Für gewerbliche Empfänger gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren für den Lieferschein als Handelsbrief. Private Empfänger müssen Lieferscheine nicht für die gleiche Dauer aufbewahren. Hier empfiehlt es sich, den Lieferschein für mindestens 2 Jahre aufzubewahren, besonders wenn es um Gewährleistungsansprüche geht.
Welche Änderungen gab es durch das Bürokratieentlastungsgesetz?
Im Folgenden sind die Änderungen des Bürokratieentlastungsgesetzes 1.0 zu 2.0 aufgezeigt.
Bürokratieentlastungsgesetz 1.0 und 2.0
Das Bürokratieentlastungsgesetz 1.0, das am 01.01.2016 in Kraft trat, verfolgt das Ziel, die bürokratischen Anforderungen für Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Betriebe, zu verringern und mehr Effizienz in den Bereichen Buchhaltung und Personalwesen zu erreichen.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz 2.0 wurde diese Reform am 12.05.2017 weiter ausgebaut. Ein zentraler Punkt dieser Gesetzesänderungen betrifft die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine, die nach der Gesetzesänderung teilweise deutlich erleichtert wurden.
Keine Aufbewahrungspflicht nach dem 01.01.2017
Ein wichtiger Bestandteil des Bürokratieentlastungsgesetz 2.0 ist unter anderem der weitgehende Wegfall der Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein unter bestimmten Voraussetzungen:
- Lieferscheine, die nach dem 01.01.2017 erstellt wurden, müssen nicht mehr aufbewahrt werden, wenn sie nicht als Bestandteil einer Rechnung oder eines Buchungsbelegs gelten. Diese Regelung reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich.
- Lieferscheine, die vor dem 01.01.2017 ausgestellt wurden, unterliegen jedoch weiterhin den alten Aufbewahrungsfristen. Sie müssen weiterhin für 6–8 Jahre, abhängig vom Inhalt, aufbewahrt werden, da die neuen Regelungen nicht rückwirkend gelten.
Wann endet die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine?
Für den Empfänger von Waren endet die Aufbewahrungspflicht für den Lieferschein mit dem Erhalt der Rechnung. Sobald die Rechnung vorliegt, sind Lieferscheine, die die Lieferung dokumentieren, nicht mehr notwendig und dürfen entsorgt werden.
Für den Absender der Rechnung endet die Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein ebenfalls mit dem Versand der Rechnung. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Lieferscheine, die als Buchungsbeleg gelten, nach wie vor aufbewahrt werden müssen. In solchen Fällen bleibt die Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein bestehen, da er als Bestandteil der Rechnung betrachtet wird und somit den gleichen Aufbewahrungsfristen wie Rechnungen unterliegt.
Warum ist die Form des Lieferscheins entscheidend?
Es ist entscheidend, in welcher Form ein Lieferschein erstellt wurde, um sicherzustellen, dass keine Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein gilt. Wenn der Lieferschein als Teil der Rechnung oder als Buchungsbeleg fungiert, gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Rechnungen, also 8 Jahre. Andernfalls kann der Lieferschein nach Ablauf von 6 Jahren entsorgt werden.
Geltende Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine
Grundsätzlich handelt es sich bei einem klassischen Lieferschein um einen Handelsbrief. Sinn des Lieferscheins ist es, zu belegen, dass die Ware ausgeliefert wurde. Dies beinhaltet insbesondere das Datum der Lieferung und die jeweilige Stückzahl.
Es gilt, alle Dokumente, die die Lieferung begleiten, gründlich zu prüfen. Für jeden Geschäftsvorfall sollte es einen korrekten Beleg darüber geben, der diesen dokumentiert. Das sind:
- Auftragsbestätigung
- Lieferanzeige
- Lieferschein
- Rechnung
- Zahlungsbeleg
In der heutigen Zeit wird allerdings sehr häufig auf das Ausstellen eines Lieferscheins in seiner ursprünglichen Form verzichtet. Oft wird die Rechnung gleichzeitig als Lieferschein genutzt.
Eine weitere Variante ist auch der Frachtbrief. Zur Verdeutlichung der unterschiedlichen geltenden Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein sind die nachfolgenden Beispiele eine hilfreiche Orientierung:
Wird der Lieferschein in der Rechnung integriert und kein separater Lieferschein erstellt, gilt er als Buchungsbeleg. Für diesen Lieferschein gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für eine Rechnung, also 8 Jahre. Ein Lieferschein, der gleichzeitig als Rechnung fungiert, darf nicht nach sechs Jahren vernichtet werden, sondern muss die 8 Jahre Aufbewahrungspflicht erfüllen.
Wenn ein Lieferschein gleichzeitig als Rechnung dient, gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für einen Buchungsbeleg. Das Unternehmen, das den Lieferschein erstellt hat, muss diesen 10 Jahre aufbewahren.
Fristen im Überblick:
- Für den Absender: 10 Jahre (für den Absender)
- Für gewerbliche Empfänger: 10 Jahre
- Für Privatpersonen: 2 Jahre (empfohlen)
Für gewerbliche Empfänger gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Für private Kunden sind die Fristen weniger streng und können nach 2 Jahren abgelaufen sein. Dennoch wird empfohlen, Lieferscheine mindestens 2 Jahre aufzubewahren, insbesondere für Produkte mit Gewährleistungsansprüchen.
Der Auslieferer muss sich an diese Aufbewahrungsfristen halten, während private Kunden nicht an die gesetzlich festgelegten Fristen gebunden sind.
Ist der Lieferschein ein klassischer Handelsbrief, der Angaben zu Warenart, Menge und Auslieferungsdatum enthält, gilt er nach § 147 Abgabenordnung als Handelsbrief.
In diesem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein 6 Jahre. Dabei zählt nicht das genaue Ausstellungsdatum, sondern nur das Jahr. Alle Lieferscheine eines Kalenderjahres müssen bis zum 31. Dezember des sechsten Jahres nach der Ausstellung aufbewahrt werden. Ein Lieferschein vom 13.09.2014 muss also spätestens bis zum 31.12.2020 aufbewahrt werden.
Lieferscheine bei Privatpersonen
Privatpersonen müssen Lieferscheine grundsätzlich nicht verpflichtend aufbewahren. Dennoch gibt es Fälle, in welchen eine Aufbewahrung sinnvoll sein kann:
- innerhalb der Gewährleistungszeit
- während die Garantie gültig ist
- für den Fall einer Reklamation
Die oben genannte Frist von 2 Jahren ist hier oft eine Empfehlung. Es gibt jedoch auch eine verpflichtende Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren für Lieferscheine bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken. Hier kann sogar ein Bußgeld für Nichteinhaltung vollstreckt werden.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen
Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine kann erhebliche steuerliche und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Unternehmen sind verpflichtet, alle relevanten Dokumente, einschließlich Lieferscheine, korrekt zu archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Mögliche Risiken bei Verstößen:
- Steuerliche Strafen: Fehlen von Aufbewahrungsbelegen kann zu Steuerprüfungen führen, bei denen das Finanzamt fehlende Unterlagen beanstanden kann.
- Rechtliche Probleme: Im Falle von Streitigkeiten, z.B. bei Gewährleistungsansprüchen oder Zahlungsverzögerungen, können fehlende Lieferscheine als Nachweis ausschlaggebend sein. Ohne die richtigen Belege verlieren Unternehmen möglicherweise ihre rechtliche Handhabe.
Es ist daher ratsam, die gesetzlich festgelegten Fristen einzuhalten, um unerwünschte Strafen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Digitale Archivierung von Lieferscheinen
Die digitale Archivierung von Lieferscheinen ist eine immer beliebter werdende Lösung für Unternehmen, die die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten möchten, ohne dabei physische Dokumente in endlosen Aktenordnern zu speichern. Digitale Lieferscheine bieten zahlreiche Vorteile, sowohl in Bezug auf Platzersparnis als auch auf eine einfache Suche und die Sicherstellung der Compliance.
Gesetzliche Vorgaben
Der Gesetzgeber sieht keine Verpflichtung vor, Lieferscheine im Original aufzubewahren. Die elektronische Archivierung von Lieferscheinen ist daher vollkommen zulässig. Dies erleichtert die Verwaltung und spart nicht nur Platz, sondern auch Ressourcen.
Wichtig: Eingescannte Dokumente müssen eine 1:1-Kopie des Originals sein, damit sie als rechtlich gültig gelten. Ohne diese Übereinstimmung könnte es als Dokumentenfälschung gewertet werden, was die Nachweispflicht bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gefährden würde.
Vorteile
Zu den Vorteilen der digitalen Archivierung von Lieferscheinen zählen:
| Vorteil | Beschreibung |
| Mobilität |
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| Effizienz |
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| Übersicht |
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| Zeitersparnis |
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| Vernetzung |
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Wichtige Aspekte
Die folgenden Aspekte sollten Sie bei der Digitalisierung Ihrer Lieferscheine beachten:
- 1:1 Übereinstimmung mit dem Original: Scannen Sie den Lieferschein so, dass er sowohl im Bild als auch im Inhalt exakt mit dem Original übereinstimmt. Nur so bleibt die rechtliche Gültigkeit gewahrt.
- Eingangsstempel: Achten Sie darauf, dass der Lieferschein einen Eingangsstempel trägt, wenn er elektronisch übermittelt wurde. Sollte der Lieferschein per E-Mail oder als Download vorliegen, sollte er jedoch in exakt dieser Form beibehalten werden, um die Integrität zu wahren.
- Buchungsbelege und Rechnungen: Wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg oder Rechnung dient, gelten zusätzliche Anforderungen. Diese Belege müssen entsprechend der Steuervereinfachungsgesetzgebung von 2011 behandelt werden, da keine obligatorische Signatur oder EDI-Verbindung mehr erforderlich ist.
Rechtliche Grundlagen
Rechnungen und Lieferscheine sind nicht mehr an Papierform gebunden. Sie können per E-Mail oder Web-Download übermittelt werden, ohne dass ihre steuerrechtliche Anerkennung darunter leidet. Dabei sollten jedoch folgende Punkte beachtet werden:
- Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen.
- Echtheit und Lesbarkeit der Dokumente müssen gewährleistet sein.
- Elektronische Unterlagen müssen für den Nachweis des Eingangs gespeichert und jederzeit abrufbar sein.
- Änderungen durch den Empfänger sind untersagt, um Urkundenfälschung zu vermeiden.
Möglichkeiten der Digitalisierung
Um den Anforderungen der Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine gerecht zu werden, empfiehlt sich der Einsatz eines digitalen Archivs. Dies spart nicht nur Platz und Zeit, sondern gewährleistet auch die rechtliche Sicherheit. Hierbei sollte der gesamte Vorgang dokumentiert und die Nachvollziehbarkeit des Dokumentes nicht beeinträchtigt werden.
Zudem sollten immer die rechtlichen Regelungen geprüft werden, ob das entsprechende Dokument als digitales Äquivalent zulässig ist oder das physische Original verpflichtend ist.
Für eine professionelle und gesetzeskonforme Archivierung können Sie die Dienstleistungen eines erfahrenen Unternehmens wie ScanProfi in Anspruch nehmen, um Ihre Lieferscheine, Rechnungen und Belege zu scannen und zu digitalisieren.
Häufig gestellte Fragen
Die Aufbewahrungsfristen für einen Lieferschein hängen von der Form des Dokumentes ab, z.B. Rechnung (8 Jahre), Handels- oder Geschäftsbrief (6 Jahre).
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine beginnen immer mit dem Anfang des folgenden Kalenderjahres.
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine enden nach dem jeweiligen Zeitraum, zum Ende des Kalenderjahres (31. Dezember).
Lieferscheine müssen in der Regel 6 Jahre aufbewahrt werden, wenn sie als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten. Wenn sie gleichzeitig als Rechnung fungieren, beträgt die Aufbewahrungsfrist 8 Jahre. Wenn es eine separate Rechnung gibt, besteht in der Regel keine Aufbewahrungsfrist.
Ja, falls es keine Spezialfallregelungen gibt, dürfen Lieferscheine digitalisiert werden. Der Prozess ist dabei zu dokumentieren und die Nachvollziehbarkeit ist zu gewährleisten. Im umgekehrten Fall gilt ein Ausdruck eines elektronisch empfangenen Lieferscheins jedoch nicht als Ersatz für das Original.