Nach einem Kauf, unabhängig vom gekauften Objekt, wird immer eine Rechnung oder ein Beleg erstellt. In den meisten Alltagssituationen, beispielsweise beim Wocheneinkauf, landet dieser Beleg ziemlich schnell im Papierkorb. Es gibt jedoch auch andere Rechnungen, entweder geschäftlich oder privat, welche verpflichtend zu archivieren sind. Für diese gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten, welche für den Fall der Nachfrage vom Steueramt aufbewahrt werden müssen. Der folgende Beitrag wird dies näher erklären.
Aufbewahrungspflicht Rechnungen „kurz erklärt“
Generell beträgt die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen im geschäftlichen Bereich 10 Jahre und im privaten 2 Jahre. Je nach Art der Rechnung und individuellen Gegebenheiten kann diese Frist allerdings auch verlängert oder verkürzt werden.
Definition: Aufbewahrungspflicht Rechnungen
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ist gesetzlich in § 14 des UStG festgelegt. Die Frist beginnt ab dem Beginn des Jahres nach der Ausstellung bzw. ab dem Beginn des Jahres nach der Ausstellung des dazugehörigen Steuerbescheides, falls die Rechnung für diesen von Bedeutung ist. Auch wenn es für unterschiedliche Situationen verschiedene Aufbewahrungspflichten gibt, welche im Folgenden noch erläutert werden, ist es dennoch sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmer ratsam, alle Belege 10 Jahre lang aufzubewahren.
Für Unternehmen
Die typische Aufbewahrungspflicht für Rechnungen in Unternehmen beträgt nach §14 des UStG 10 Jahre ab dem Beginn des Jahres folgend auf die Rechnungsausstellung. Falls der Beleg einer Steuererklärung beigelegt wurde, verlängert sich die Frist auf den Ablauf von 10 Jahren nach dem Jahr der Steuererklärung. Ebenfalls verlängert sich die Frist, falls der Beleg in einer Steuerfahndung benötigt wird, bis mindestens zum Abschluss der Untersuchung.
Seit 2025 wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege auf 8 Jahre verkürzt, um die Bürokratieentlastung zu unterstützen. Dies ist im Bürokratieentlastungsgesetz IV festgehalten. Generell wird geraten, die Buchungsbelege dennoch die gesamten 10 Jahre aufzubewahren, da das Finanzamt theoretisch noch Forderungen an sie stellen kann. Dennoch gilt seit dem 01.01.2025, dass offiziell alle Belege aus den Jahren bis einschließlich 2016 vernichtet werden können.
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Für Privatpersonen
Auch Privatpersonen unterliegen gewissen Aufbewahrungspflichten, welche unbedingt eingehalten werden sollten. Diese sind jedoch oft geringer als jene von Unternehmen, da es sich meist um geringere Summen handelt oder weniger schwerwiegende Sachverhalte. Generell beträgt diese Frist 2 Jahre für jegliche Art von Kaufbelegen und Rechnungen. Ausgenommen sind hierbei steuerrelevante Belege von Personen mit einem Jahreseinkommen von mehr als 500.000€ (6 Jahre) und Kaufbelege von Geräten, deren Garantie länger als 2 Jahre läuft (Länge der Garantielaufzeit).
Sobald alles dem Fiskus vorgelegt wurde und Ihr Steuerbescheid korrekt ist, können die Belege auch entsorgt werden und die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen gelten hier nicht mehr. Das Finanzamt kann jedoch den Steuerbescheid bis zu vier Jahre rückwirkend korrigieren. Bei elektronischer Abgabe der Steuererklärung gelten die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen bis zur Bestandskraft eines Steuerbescheids. Besteht der Verdacht auf Steuerhinterziehung, darf das Finanzamt sogar zehn Jahre rückwirkend die Belege anfordern. Deshalb ist es von Vorteil, Rechnungen und Belege dennoch auch als Privatperson 10 Jahre lang aufzubewahren.
Kassenbons und Quittungen
Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Quittungen von mindestens zwei Jahren sollten Sie bei Belegen über Zahlvorgänge einhalten. Denn ein Kassenbon stellt nicht nur den Beweis dafür dar, dass Sie etwas bezahlt haben, sondern auch wer von wem konkret etwas erworben hat und zu welchem Zeitpunkt. Bei Einkäufen gilt immer eine gesetzliche Gewährleistungspflicht von zwei Jahren. Die ist wichtig, wenn Sie beispielsweise Mängel oder Reparaturansprüche geltend machen wollen. Viele Händler gewähren eine Garantieleistung nur, wenn Sie auch belegen können, dass Sie die entsprechende Ware gekauft haben.
Auch wenn ein Inkassobüro bei Ihnen anklopft und behauptet, Sie hätten Ihren Kauf nicht bezahlt, sind Sie als Verbraucher in der Beweispflicht. Dehnen Sie die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen lieber so lange aus, wie Sie das entsprechende Produkt benutzen, denn Ersatzbelege sind nur schwer zu beschaffen. Bei arglistiger Täuschung durch den Verkäufer dürfen Sie den Kauf sogar noch bis zu zehn Jahre danach anfechten.
Aufbewahrungsfristen für Rechnungen rund ums Haus
Bei Handwerkerrechnungen sollten Sie Aufbewahrungsfristen für Rechnungen von zwei Jahren einhalten. Denn so lange gilt die Gewährleistungsfrist. Als Wohnungs- oder Hauseigentümer gilt für Sie eine im Umsatzsteuergesetz niedergelegte Vorschrift: Es gelten Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, zum Beispiel von Handwerkern, von zwei Jahren für sämtliche Dienstleistungen rund um Wohnung, Haus oder Grundstück.
Bei Baumaßnahmen gelten Aufbewahrungsfristen der Rechnungen von fünf Jahren. Aufbewahrungsfristen für Rechnungen im Bereich Nebenkosten betragen mindestens ein Jahr – denn die Abrechnung kann von Mietern bis zu einem Jahr nach Erhalt angefochten werden. Übergabeprotokolle einer Wohnung oder Mietverträge sollten Sie drei Jahre aufbewahren, erst dann endet die Verjährungsfrist für Ansprüche. Die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen rund ums Haus sollten sicherheitshalber so lange gewahrt werden, bis eine Immobilie auch abbezahlt ist. Auch Versicherungsunterlagen bewahren Sie immer so lange auf, wie der Vertrag auch läuft.
Spezialfall Kontoauszüge
Kontoauszüge sind als Beweis genauso viel wert wie ein Kassenbon. Doch im Gegensatz zu den Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen gibt es hier keine gesetzlichen Vorschriften. Fehlabbuchungen und unberechtigte Gebühren seitens der Bank können bis zu 30 Jahre lang zurückverlangt werden.
Kontodaten werden zehn Jahre gespeichert, Nachdrucke der Auszüge können sehr teuer werden. Da die Verjährungsfrist für Kaufpreiszahlungen drei Jahre beträgt, raten Verbraucherschützer dazu, Kontoauszüge mindestens genauso lange aufzubewahren. Onlinekontoauszüge besser nicht nur abspeichern, sondern auch zusätzlich ausdrucken.
Aufbewahrung
Rechnungen werden im Regelfall 10 Jahre aufbewahrt. Diese Zeitspanne beginnt ab dem 1. Januar des Jahres, welches auf jenes der Ausstellung folgt. Ist die Rechnung Bestandteil einer Steuererklärung, verlängert sich die Frist so, dass es 10 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung sind.
Wichtig für die Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen ist nicht nur die Einhaltung der Frist, sondern auch, wie und in welcher Qualität sie aufbewahrt werden. So sollten Belege, welche auf Thermopapier gedruckt wurden, rechtzeitig kopiert oder gescannt werden, damit sie 10 Jahre lang lesbar bleiben. Ebenfalls muss beachtet werden, dass Magnetbänder oder Disketten keine zehnjährige Haltbarkeitsdauer haben, wie beispielsweise CD-ROMs oder DVDs.
Ein weiterer Punkt betrifft primär Rechnungen im Papierformat. Diese sind oft nicht ausreichend geschützt gegen Feuchtigkeit oder sogar Brände. Deshalb ist es von Vorteil, Rechnungen zeitnah digitalisieren zu lassen und auch ältere Belege mit der Zeit einzuscannen, um unvorteilhafte Verluste zu vermeiden.
Zusammenfassung
Die Aufbewahrungsfrist für Belege und Rechnungen wurde 2025 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV von 10 auf 8 Jahre gesenkt. Dies bedeutet, dass alle Belege aus den Jahren bis einschließlich 2016 nun vernichtet werden dürfen. Für Privatpersonen gilt meist nur eine Aufbewahrungsfrist von 2-5 Jahren. Dennoch ist es allerdings sowohl für Unternehmer als auch private Haushalte ratsam, jegliche Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren, für den Fall, dass das Finanzamt nachträglich Forderungen anstellt.
Des Weiteren sollte unter allen Umständen sichergestellt werden, dass Rechnungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist lesbar erhalten werden. Gefährdet sind hierbei vor allem Belege auf Thermopapier oder Digitalisierungen auf Magnetbändern und Disketten.
Häufig gestellte Fragen
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt im unternehmerischen Kontext seit 2025 nun 8 Jahre. Privatpersonen müssen je nach Art der Rechnung diese nur 2-5 Jahre aufbewahren. Insgesamt wird aber dennoch zur Einhaltung der gesamten 10 Jahre geraten, um Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Bei der Aufbewahrung von Rechnungen sollte beachtet werden, dass nicht jede Aufbewahrungsform bis zum Ende der Frist haltbar ist. Auf Thermopapier gedruckte Belege sollten beispielsweise sofort eingescannt werden, um die Lesbarkeit zu erhalten. Disketten und Magnetbänder sind als digitale Aufbewahrungsmöglichkeit ebenfalls eher ungeeignet, da diese oft keine 10 Jahre lang haltbar sind. Die Speicherung auf einem Server, auf CDs oder USB-Sticks ist hier vorteilhafter.
Für Privatpersonen gilt generell eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren. Bei Übergabeprotokollen von Immobilien gelten grundsätzlich 3 Jahre und für Baumaßnahmen an Immobilien 5 Jahre. Des Weiteren sollte eine Garantie ebenfalls beachtet werden und die Rechnung erst nach deren Ablauf vernichtet werden. Falls eine Rechnung in der Steuer eingereicht wurde, welche im Jahr nach der Ausstellung abgegeben wurde, verlängert sich die Frist um ein Jahr.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gilt ab dem Jahr folgend auf das der Ausstellung. Beziehungsweise, falls die Rechnung für eine Steuererklärung relevant ist, ab dem Jahr nach Abgabe der Steuererklärung.