Die Welt befindet sich ständig im Wandel, ob nun im Zuge der Digitalisierung, durch neue Technologien, neue Geschäftsmodelle oder veränderte Kundenbedürfnisse. Unternehmen müssen diesen Veränderungen selbstbewusst entgegentreten und sich entsprechend anpassen, wenn sie weiter bestehen wollen. Das Change Management, welches Gegenstand des folgenden Artikels sein soll, bezeichnet den Überbegriff dieser Anpassungen.
Change Management „kurz erklärt“
Change Management bezeichnet den strategischen Umgang mit Veränderungen innerhalb einer Organisation.
Definition: Change Management
Change Management, auch als Veränderungsmanagement bezeichnet, beschreibt den Umgang mit und die Bewältigung von Veränderungen innerhalb des Unternehmens. Besonders liegen hierbei die Führungskräfte in der Verantwortung, da sie das Bindeglied zwischen den äußeren Veränderungen und den Mitarbeitern sind.
Veränderungen
Veränderungen im Kontext des Change Managements sind oftmals keine kleinen wie die Kündigung eines Mitarbeiters oder die Anschaffung neuer Schreibtische. Hier geht es um weitaus größere und bewegendere Einschnitte, unter anderem:
- Neue Unternehmensführung oder Teamleitung
- Bewusste Imageveränderungen (Rebranding)
- Neue Technologien oder IT-Systeme
- Fusion oder Übernahme
- Marktveränderungen
- Neue Produkte
Change-Prozesse
Die Change-Management-Prozesse lassen sich grob in fünf Phasen einteilen, welche nacheinander ablaufen sollten. Das Change Management ähnelt in vielen Punkten auch dem Projektmanagement, weshalb es oft auch als solches behandelt wird. Diese Denkweise kann bei der Umsetzung hilfreich sein.
Analyse
Zunächst sollte eine verantwortliche Person ausgewählt werden, welche als Change-Manager bzw. Change-Agent der zentrale Ansprechpartner für alle Fragen und die Koordination ist. Dieser führt, gemeinsam mit einem ausgewählten Projektteam, eine ausgiebige Analyse durch. Dabei muss festgestellt werden:
- welchen Aufwand und welches Risiko die Veränderung bringt,
- welche Abteilungen und Zielgruppen betroffen sind,
- wie die Veränderung am besten kommuniziert wird,
- welcher Bedarf an Weiterbildungen demzufolge existiert
- und wie groß die Bereitschaft zur Veränderung ist.
Planung
Die ausgiebige Planung sorgt daraufhin für einen reibungslosen Ablauf. Auf Basis der Analyse kann nun ein Projektplan erstellt werden, welcher die Strategien, Aufgaben, Termine und Ressourcen vollständig einbezieht. Auch die Kommunikationsmaßnahmen müssen ausgearbeitet und Kennzahlen für das Controlling festgelegt werden.
Umsetzung
Die Umsetzung verwirklicht nun den Projektplan. Zunächst werden alle Beteiligten informiert und mit den jeweiligen Aufgaben betraut. Hierfür ist eine geeignete Kommunikationsstrategie notwendig, um die Mitarbeiter zu motivieren. Falls nötig, müssen auch Schulungen des Personals oder gegebenenfalls auch weiterer Zielgruppen durchgeführt werden.
Festigung
Die Festigung bezieht sich sowohl auf langfristige Maßnahmen als auch auf das Controlling. Hier werden Ziele verfolgt, die weiter in der Zukunft liegen. Außerdem werden langfristig verfügbare Ansprechpartner festgelegt, welche etwaige Widerstände besänftigen oder Betroffenen intern wie extern mit Problemen helfen können.
Zum Controlling gehört das Monitoring des Fortschrittes anhand der vorher festgelegten Kennzahlen, aber auch anhand sozialer Faktoren. Gerade für die emotionale Komponente ist es zudem wichtig, Erfolge zu feiern und zu belohnen, um die Motivation zu erhalten.
Abschluss
Um ein Projekt gut abzuschließen, muss das Team um den Change-Manager einen abschließenden Bericht verfassen und den gesamten Prozess rückblickend besprechen. Aus diesen Erkenntnissen können wertvolle Schlüsse für das nächste Projekt gezogen werden.
Es ist auch möglich, einen laufenden Change-Prozess zu erhalten, wenn die Gegebenheiten dies erfordern. Hierfür eignet sich, nach Abschluss eines umfänglichen Change-Prozesses, der PDCA-Zyklus. Dieser kann beliebig oft wiederholt werden.
| Plan | Ziele definieren, Plan entwickeln |
| Do | Maßnahmen umsetzen |
| Check | Ergebnisse überprüfen |
| Act | Verbesserungen implementieren |
Es gibt noch weitere, verschiedene Modelle des Change Managements, beispielsweise nach Kurt Lewin oder John P. Kotter, welche diesem Verfahren sehr ähnlich sind und teilweise nur etwas kürzer oder ausschweifender verfasst wurden. Das grundlegende Schema ist jedoch dasselbe.
Das ADKAR-Modell
Ein sehr wichtiges Modell im Bereich des Change Management ist ADKAR. Das Akronym steht für die englischen Begriffe Awareness, Desire, Knowledge, Ability und Reinforcement und beschäftigt sich besonders mit dem Individuum auf dem Weg der Veränderung.
Awareness
Bewusstsein für die Veränderung und ihre Notwendigkeit schaffen.
Desire
Wunsch für die Veränderung wecken und ihren Nutzen hervorheben.
Knowledge
Nötiges Wissen vermitteln und Weiterbildungen veranlassen.
Ability
Fähigkeiten ausbauen und durch die neuen Aufgaben anwenden.
Reinforcement
Veränderung festigen und erhalten, ggf. auch durch fortlaufende Prüfung.
Erfolgsfaktoren
Change Management kann in jedem Unternehmen anders aussehen, da es abhängig ist von der Art der Veränderung, der Größe des Unternehmens und weiteren Faktoren. Gemeinsamkeiten finden sich jedoch in denjenigen Punkten, welche maßgeblich am Erfolg beteiligt sind.
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Kommunikation:
Veränderung löst bei den meisten Menschen zunächst Unsicherheit und Unruhe aus, da es etwas Neues und Unbekanntes ist. Deshalb ist es besonders wichtig, frühzeitig offene Gespräche zu führen, um alle Beteiligten in den Change-Prozess einzubinden. Intensive Kommunikation vermittelt den Nutzen und die Notwendigkeit des Projektes und hilft somit, die Betroffenen zu überzeugen und zu motivieren. -
Kompetente Führung:
Die Führungskraft oder der Change-Manager bilden das Bindeglied zwischen der Veränderung und den betroffenen Personen. Es liegt in ihrer Verantwortung, den Mitarbeitern und Kunden die Neuerungen und die Bereitschaft für die Veränderung zu vermitteln. -
Commitment:
Auf Basis dieser vorgelebten Einstellung liegt es auch an den Mitarbeitern, die Veränderung anzunehmen und umzusetzen. Der Begriff „Commitment“ bezeichnet hier die freiwillige Selbstverpflichtung, also das Verständnis über die Notwendigkeit und die daraus folgende Eigenmotivation, an der Veränderung mitzuarbeiten. -
Unterstützung:
Der Change-Manager oder Change-Agent sowie das Projektteam müssen den Prozess unterstützen, doch es gibt auch weitere Möglichkeiten. Beispielsweise kann sich Hilfe von außen durch Coaches oder Berater geholt werden, aber auch Schulungen für die übrigen Mitarbeiter oder Infomaterial für die Zielgruppen kann allen Betroffenen die Veränderung erleichtern.
Häufig gestellte Fragen
Change Management, auch Veränderungsmanagement genannt, ist ein Bereich der Firmenleitung, welcher sich mit der Bewältigung von Veränderungen befasst. Dabei kommt es vor allem auf Überzeugung und angemessene Kommunikation an.
Ein Change-Prozess kann in fünf Phasen aufgeteilt werden: die Analyse, welche alle Gegebenheiten, Risiken, beteiligte Personen und Veränderungen aufzeichnet. Die Planung der Veränderung gefolgt von der Umsetzung und Implementierung der Maßnahmen. Daraufhin folgt die Festigung mit Controlling des Projekts und abschließend der Abschluss bzw. fortlaufende, schrittweise Veränderungen, falls notwendig.
Besonders wichtige Faktoren im Veränderungsmanagement sind die Kommunikation, die kompetente Führung, das Commitment der Beteiligten und die Unterstützung von außen.