Digitaler Stempel – Definition & Verfahren

In einer Welt, in welcher das Fälschen von Dokumenten durch die digitalen Möglichkeiten immer weiter verbreitet ist, wird es zunehmend wichtig, die Authentizität und Integrität von Dokumenten zu sichern. Hierfür gibt es viele Methoden, wie beispielsweise die digitale Unterschrift. Diese wird allerdings nur von einer Person angewendet. Geht es um geschäftliche Dokumente einer Firma, so bietet sich ein digitaler Stempel für das Unternehmen an.

Definition: Digitaler Stempel

Digitale Stempel, welche auch als digitale Siegel oder E-Siegel bezeichnet werden können, sind das elektronische Pendant zum klassischen Stempel eines Unternehmens. Der Stempel garantiert dem Empfänger, dass das Dokument auch wirklich von dieser Firma ausgestellt wurde. Im Zeitalter der Digitalisierung ist es möglich, den händischen Schritt zu überspringen und ein authentisch verifiziertes Dokument auch per E-Mail zu versenden.

Die rechtliche Grundlage für elektronische Stempel bildet die eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014). Sie regelt die Verwendung elektronischer Siegel innerhalb der Europäischen Union und definiert deren rechtliche Wirkung.

Elektronische Siegel dienen dem Herkunfts- und Integritätsnachweis von Dokumenten, die von juristischen Personen wie Unternehmen oder Behörden ausgestellt werden. Sie bestätigen, dass ein Dokument tatsächlich von der angegebenen Organisation stammt und nach der Versiegelung nicht verändert wurde.

Besonders relevant ist dabei:

• Art. 35 eIDAS: Anerkennung elektronischer Siegel
• Art. 36 eIDAS: Anforderungen an qualifizierte elektronische Siegel

Ein qualifiziertes elektronisches Siegel besitzt einen hohen Beweiswert und darf vor Gericht nicht allein wegen seiner elektronischen Form abgelehnt werden.

Verfahren

Das technische Verfahren des digitalen Stempels besteht aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel und basiert auf einem Hashwert. Dafür verwenden Anbieter die Public-Key-Infrastructure (PKI), welche sicherstellt, dass das digitale Siegel so einzigartig und authentisch ist wie eine handschriftliche Unterschrift.

Dabei gibt es zwei entscheidende Schritte: die Verschlüsselung und die Entschlüsselung.

Ein  Hash-Algorithmus verschlüsselt das entsprechende Dokument im ersten Schritt. Dieser Hashwert ist individuell für dieses Dokument und ändert sich bereits mit dem Austausch eines Wortes oder Buchstabens.

Im zweiten Schritt wird dann der Hashwert mit dem privaten Schlüssel des Absenders verschlüsselt, welchen der Absender immer geheimhält, da er für die Sicherheit des Systems unabdingbar ist.

Anschließend müssen folgende Daten an den Empfänger versandt werden:

• das unverschlüsselte Dokument
• die verwendete Hash-Funktion
• das zweifach verschlüsselte Dokument, auch „digital signierter Hashwert“
• der öffentliche Schlüssel

Für die Entschlüsselung werden zwei Hashwerte verglichen.

• Der erste Hashwert entsteht, wenn der öffentliche Schlüssel auf den digital signierten Hashwert angewendet wird.
• Der zweite Hashwert entsteht, wenn der Hash-Algorithmus auf das unverschlüsselte Dokument angewendet wird.

Daraufhin werden beide Hashwerte verglichen. Sind sie identisch, dann ist das Dokument authentisch und integer.

Elektronische Stempel

Der elektronische Stempel, auch als E-Siegel oder digitaler Firmenstempel bezeichnet, kommt in zwei verschiedenen Varianten vor: das fortgeschrittene und das qualifizierte Siegel. Für die Erstellung eines solchen Siegels ist ein entsprechender Anbieter nötig, welcher die Verifizierung durchführt. Wie auch bei der E-Signatur bedarf es für das fortgeschrittene Siegel eine einfache Verifizierung, beispielsweise über einen Firmenaccount per Mail, während das qualifizierte Siegel nur über eine offizielle Stelle über ein digitales Zertifikat verifiziert werden kann.

Der digitale Stempel belegt, dass nach der Versiegelung des Dokumentes keine Änderungen mehr vorgenommen wurden. Es ersetzt jedoch in keinem Fall eine Unterschrift, falls diese nötig wäre.

Elektronische Stempel kommen in zwei rechtlich relevanten Ausprägungen vor: dem fortgeschrittenen und dem qualifizierten elektronischen Siegel. Beide dienen der Absicherung von Dokumenten, unterscheiden sich jedoch deutlich im Sicherheitsniveau und in der rechtlichen Wirkung.

Je höher die rechtlichen Anforderungen an ein Dokument sind, desto sinnvoller ist der Einsatz eines qualifizierten elektronischen Siegels.

Typische Einsatzbereiche digitaler Stempel

Digitale Stempel werden vor allem dort eingesetzt, wo Dokumente automatisiert, in großer Zahl oder ohne persönliche Willenserklärung erstellt werden.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Rechnungen und Gutschriften
• Steuer- und Abrechnungsdokumente
• Bescheinigungen und Zertifikate
• Automatisch generierte Vertragsunterlagen
• Dokumente für Behörden oder öffentliche Stellen
• Archivierungs- und Nachweisdokumente

Gerade in digitalen Geschäftsprozessen ermöglichen elektronische Siegel eine skalierbare, sichere und nachvollziehbare Dokumentenerstellung, ohne dass jede einzelne Datei manuell unterschrieben werden muss.

E-Siegel vs. E-Signatur

Elektronische Signaturen werden von natürlichen Personen genutzt und dienen der Abgabe einer persönlichen Willenserklärung. Elektronische Siegel hingegen werden von juristischen Personen eingesetzt und bestätigen die Herkunft und Unveränderbarkeit eines Dokuments.

Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede:

Digitaler Stempel vs. digitale Unterschrift

Digitale Stempel und digitale Unterschriften verfolgen unterschiedliche Ziele und werden für unterschiedliche Anwendungsfälle eingesetzt.

In der Praxis werden beide Verfahren häufig kombiniert, etwa wenn ein Vertrag sowohl vom Unternehmen versiegelt als auch von einer Person unterschrieben wird.