Digitalisierung in Unternehmen – Chancen & Risiken

Die Digitalisierung in Unternehmen ist längst kein Neuland mehr, sondern eine Grundvoraussetzung für langfristigen Erfolg. Dennoch stehen viele Betriebe vor der Herausforderung, digitale Instrumente und Workflows sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren. Dieser Beitrag zeigt, wie die Digitalisierung in Unternehmen erfolgreich gemeistert werden kann, welche Vorteile sich für Mitarbeitende und Kunden ergeben und welche Veränderungen damit im Detail einhergehen.

Definition: Digitalisierung im Unternehmen

Unter Digitalisierung im Unternehmen versteht man die Überführung analoger Prozesse, Daten und Kommunikationswege in digitale Formate. Ziel ist es, Abläufe effizienter, transparenter und skalierbarer zu gestalten, von der internen Verwaltung bis zur Kundenkommunikation.

Während früher Papierakten, handschriftliche Notizen oder Telefonlisten zum Alltag gehörten, übernehmen heute digitale Systeme und Softwarelösungen diese Aufgaben. Typische Beispiele sind:

• Verwaltung: Aktenordner und Papierarchive werden digitalisiert und durch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) ersetzt. Rechnungen, Verträge oder Personalakten liegen elektronisch vor und sind sofort abrufbar.
• Produktion: Fertigungsprozesse werden digital gesteuert und überwacht. Maschinen liefern Echtzeitdaten, die analysiert werden können, um Produktionsschritte zu optimieren.
• Kundenservice & Vertrieb: Klassische Verkaufsgespräche und Telefonkontakte werden zunehmend durch digitale Kanäle ergänzt. Unternehmen nutzen Online-Shops, E-Mail, Social Media oder Chat-Systeme, um Kunden effizienter zu erreichen und individuell zu betreuen.

Das Digitalisieren von Prozessen, Daten und Kommunikation bildet die Grundlage der umfassenderen digitalen Transformation, bei der Unternehmen ihre Strukturen, Strategien und Denkweisen konsequent an das digitale Zeitalter anpassen.

Die Begriffe Digitalisierung und digitale Transformation werden oft synonym verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Ebenen desselben Wandels.

Während die Digitalisierung in Unternehmen vor allem das technische Digitalisieren von Prozessen, Daten und Dokumenten umfasst, geht die digitale Transformation deutlich weiter. Sie verändert Strategien, Strukturen und die Unternehmenskultur dauerhaft.

Die Digitalisierung im Unternehmen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Da sich Technologien, Software und Arbeitsweisen stetig weiterentwickeln, entstehen immer neue Möglichkeiten, Abläufe zu digitalisieren oder zu optimieren.

Relevanz

Die Digitalisierung in Unternehmen ist längst keine Option mehr, sondern eine zentrale Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherung. Wer Prozesse digitalisiert, arbeitet schneller sowie effizienter und bleibt in einer zunehmend datengetriebenen Wirtschaft flexibel.

Unternehmen, die digitale Technologien gezielt einsetzen, sichern sich langfristige Marktanteile und erfüllen gleichzeitig die steigenden Erwartungen von Kunden und Mitarbeitenden.

Digitale Technologien verändern die Wirtschaft in allen Branchen. Wer heute analoge Prozesse digitalisiert, kann schneller auf Veränderungen reagieren, datenbasiert entscheiden und Betriebskosten senken.

Laut der DIHK-Digitalisierungsumfrage 2025 sehen rund 65 % der Unternehmen die Digitalisierung als entscheidenden Erfolgsfaktor. Hauptziele sind laut Umfrage:

• Kostensenkung: 65 %
• Qualitätssteigerung: 63 %
• Prozessoptimierung: 66 %

Erfolgreiche Unternehmen betrachten Digitalisierung als Chefsache. Sie wird strategisch von der Unternehmensführung gesteuert, datenbasiert bewertet und kontinuierlich weiterentwickelt.

Die Digitalisierung in Unternehmen verändert das Verhalten von Menschen sowohl intern als auch extern.

Kunden erwarten heute schnelle Reaktionszeiten, transparente Online-Kommunikation und digitale Services, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Mitarbeitende wünschen sich moderne Arbeitsumgebungen, effiziente Tools und flexible Modelle wie Homeoffice oder Remote Work.

Studien zeigen, dass besonders die Kundenbeziehungen als Haupttreiber gelten:

• 76 % in der Kundenakquise,
• 60 % in der Internationalisierung,
• und 80 % der Unternehmen sehen im Kundenservice das größte Potenzial.

Damit ist klar: Digitalisierung in Unternehmen dient nicht nur der Effizienzsteigerung, sie verbessert vor allem die Kommunikation, Kundenzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität.

Digitalisierung in Unternehmen und Nachhaltigkeit gehen heute Hand in Hand. Digitale Workflows senken den Papierverbrauch, sparen Energie und reduzieren Transportwege. Ein besonders praxisnahes Beispiel ist die Digitalisierung von Aktenordnern:

Nachhaltig digitalisieren heißt: Ressourcen schonen, effizient arbeiten und gleichzeitig Kosten senken.

Chancen & Risiken

Die Digitalisierung in Unternehmen bietet enorme Chancen: Sie steigert Effizienz, spart Kosten und eröffnet völlig neue Geschäftsmodelle. Gleichzeitig bringt sie aber auch Herausforderungen mit sich, die strategisch gemeistert werden müssen. Entscheidend ist, beide Seiten zu kennen, um langfristig erfolgreich zu digitalisieren.

Veränderung der Prozesse

Die Prozessdigitalisierung im Unternehmen beschreibt die Umstellung analoger Abläufe auf digitale Systeme. Dadurch werden Daten zentral verwaltet, Routineaufgaben automatisiert und Informationen standortübergreifend verfügbar. Das Ergebnis: mehr Effizienz, Transparenz und Geschwindigkeit in allen Bereichen.

Ein zentraler Schritt ist die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements. Anstelle voller Aktenschränke werden Unterlagen eingescannt, digital archiviert und zentral gespeichert. So lassen sich Dokumente sekundenschnell finden, teilen und revisionssicher ablegen.

Digitale Tools verbinden Abteilungen und automatisieren wiederkehrende Prozesse:

• Bestände, Angebote oder Berichte aktualisieren sich in Echtzeit.
• Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst und freigegeben.
• Kundenanfragen laufen über Ticketsysteme direkt an die richtige Stelle.

So entstehen fehlerarme Abläufe, die Mitarbeitende entlasten und Entscheidungswege verkürzen.

Moderne Unternehmen nutzen vernetzte Systeme, um Informationen effizient zu steuern:

Durch Cloud-Zugriffe können Teams flexibel, sicher und ortsunabhängig arbeiten.

Digitale Plattformen

Einzelne Tools wie DMS, ERP oder Cloudlösungen sind oft der erste Schritt der Digitalisierung in Unternehmen, stoßen aber schnell an Grenzen, wenn neue Prozesse oder Geschäftsmodelle hinzukommen.

Integrierte Plattformen verbinden Systeme, Daten und Workflows zentral und ermöglichen eine durchgängige, skalierbare Unternehmenssteuerung. Sie bieten:

• eine einheitliche Datenbasis,
• offene Schnittstellen zu Dritt- und Cloudsystemen,
• automatisierte Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg.

Durch die Einbindung moderner Technologien wie Internet of Things (IoT), Big Data und Machine Learning entsteht eine vernetzte Infrastruktur, die flexibel wächst und Innovation fördert.

Schritte zur Digitalisierung

Die digitale Transformation im Unternehmen umzusetzen, ist ein langfristiger Prozess, kein Schnellprojekt. Es reicht nicht, alte Dokumente einfach einzuscannen und auf einem Server abzulegen. Erfolgreiche Digitalisierung in Unternehmen bedeutet, gezielt, strukturiert und in Etappen vorzugehen, mit einem klaren Plan und realistischen Zielen.

Am Anfang steht die Frage: Wo bringt Digitalisierung im Unternehmen wirklich einen Mehrwert? Nicht alles, was analog ist, muss sofort ersetzt werden. Einige Prozesse funktionieren auch ohne radikale Veränderungen gut.

Führungskräfte sollten:

• vorhandene Abläufe kritisch prüfen
• Schwachstellen und Engpässe identifizieren
• den tatsächlichen Digitalisierungsbedarf ermitteln

Oft hilft schon ein internes Brainstorming mit verschiedenen Abteilungen, um zu erkennen, wo Prozesse haken oder Potenzial besteht.

Auf Grundlage der Analyse folgt die Digitalstrategie. Sie definiert:

• Ziele: Was soll verbessert oder vereinfacht werden? (z. B. Prozesskosten senken, Kundenerlebnis verbessern)
• Prioritäten: Welche Bereiche werden zuerst digitalisiert?
• Ressourcen: Welche Budgets, Tools und Mitarbeitenden werden benötigt?

Eine klare Strategie stellt sicher, dass die Digitalisierung im Unternehmen nicht planlos, sondern zielgerichtet geschieht. Wichtig ist, sie in der Unternehmensführung zu verankern. Ohne Management-Commitment fehlt oft die nötige Rückendeckung.

Wer alles auf einmal digitalisieren will, scheitert meist an Komplexität. Besser ist es, klein zu starten und schnell Erfolge zu erzielen.

1. Wählen Sie ein überschaubares Projekt (z. B. die Digitalisierung von Aktenordnern)
2. Setzen Sie es vollständig um
3. Kommunizieren Sie die Erfolge im Unternehmen

Diese „Quick Wins“ schaffen Motivation, Erfahrung und Vertrauen in die digitale Transformation und senken die Einstiegshürden für größere Projekte.

Digitalisierung in Unternehmen gelingt nur, wenn alle Beteiligten mitziehen. Transparente Kommunikation und gezielte Schulungen sind entscheidend:

• Erklären Sie Nutzen und Vorteile neuer Tools
• Binden Sie Mitarbeitende frühzeitig in Entscheidungen ein
• Bieten Sie Schulungen an, um digitale Kompetenzen aufzubauen
• Ernennen Sie interne „Digital Champions“, die als Multiplikatoren fungieren

Eine positive digitale Unternehmenskultur entsteht dann, wenn Mitarbeitende nicht betroffen, sondern beteiligt sind.

Nicht jedes Unternehmen verfügt über eigenes Digitalisierung-Know-how. Hier lohnt es sich, externe Expertise einzubinden, z. B. durch:

• Unternehmensberatungen für Digitalisierung
• IT-Dienstleister für Software- oder Infrastrukturprojekte
• Spezialisierte Anbieter wie ScanProfi für Dokumenten- und Ordnerdigitalisierung

Zudem existieren zahlreiche staatliche Förderprogramme, etwa „Digital Jetzt“ vom BMWK oder regionale Initiativen der IHK. Sie unterstützen sowohl Beratungskosten als auch Investitionen in digitale Technologien.

Nach erfolgreichen Pilotprojekten folgt die schrittweise Ausweitung.

1. Erweitern Sie digitale Prozesse auf weitere Abteilungen
2. Passen Sie Strategien regelmäßig an neue Anforderungen an
3. Messen Sie Fortschritte mit Kennzahlen (z. B. Zeit-, Kosten- oder Fehlerraten)

Digitalisierung in Unternehmen ist kein einmaliger Zustand, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Unternehmen, die ihre Lösungen laufend optimieren, bleiben agil und zukunftsfähig.

Digitalisierung im Mittelstand

Der Mittelstand steht im Zentrum der deutschen Wirtschaft und zugleich vor besonderen Herausforderungen bei der Digitalisierung. Begrenzte Budgets, Fachkräftemangel und Zeitdruck bremsen viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aus. Laut DIHK fehlen rund 60 % der Betriebe vor allem die Zeit, Digitalprojekte konsequent umzusetzen.

Typische Schwierigkeiten bei der Digitalisierung im Mittelstand sind:

• Fehlendes IT-Know-how
• Kosten- & Ressourcenmangel
• Komplexe Technologien & Datenschutzfragen

Gleichzeitig bieten kleinere Strukturen auch Vorteile:

• Nähe zum Kunden und direkte Rückmeldung
• Hohe Flexibilität bei der Umsetzung neuer Ideen
• Schnellere Entscheidungen durch flache Hierarchien

Damit kann der Mittelstand Digitalisierungsmaßnahmen oft zielgerichteter und praxisnäher umsetzen, etwa beim Digitalisieren von Dokumenten und Ordnern, wo sich Effizienz sofort zeigt.

Zusätzlich gibt es Programme wie „go-digital“, die KMU finanziell bei Investitionen unterstützen. So lassen sich auch kleinere Digitalprojekte, wie die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, wirtschaftlich umsetzen.

Auswirkungen auf Mitarbeitende

Die Digitalisierung im Unternehmen verändert nicht nur Prozesse, sondern auch den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. Sie schafft neue Chancen, erfordert aber auch Anpassung, Weiterbildung und eine offene Unternehmenskultur. Die wichtigsten Auswirkungen sind im Folgenden zusammengefasst: