Dokumentenscanner sind eine spezielle Art der elektronischen Scanner und können Papierdokumente in einem Arbeitsgang digitalisieren. Aufgrund der einfachen Bedienung und der vielseitigen Nutzungsmöglichkeiten eignen sie sich ebenso für den privaten wie den beruflichen Bereich. Bei der Auswahl des passenden Modells müssen jedoch einige Faktoren berücksichtigt werden.
Dokumentenscanner „kurz erklärt“
Ein Dokumentenscanner ist ein Gerät, das Papierdokumente in digitale Dateien umwandelt. Dabei werden Texte, Bilder oder Tabellen gescannt und als PDF, JPG oder anderes Format gespeichert.
Es gibt verschiedene Modelle, je nach Bedarf und Volumen. Es können einzelne Seiten, ganze Akten oder beidseitig bedruckte Blätter automatisch verarbeitet werden. Viele Scanner bieten eine OCR-Funktion an, um die gescannten Texte durchsuchbar zu machen.
Definition: Dokumentenscanner
Ein Dokumentenscanner ist ein elektronisches Gerät zur Erfassung von Papierunterlagen. Er wandelt physische Informationen, wie Text, Abbildungen oder Tabellen in digitale Formate um, sodass sie elektronisch weiterarbeitet, gespeichert oder geteilt werden können.
Dokumentenscanner leisten einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen, indem sie analoge Inhalte effizient zugänglich machen. Sie werden sowohl in Unternehmen als auch im privaten Umfeld eingesetzt, um Dokumente langfristig zu archivieren oder papierbasierte Abläufe zu ersetzen.
Funktionsweise eines Dokumentenscanners
Die grundlegende Funktionsweise eines Dokumentenscanners kann in wenigen Schritten erklärt werden:
- Platzierung des Dokuments: Je nach Gerät wird das Papier entweder manuell auf eine Glasplatte gelegt oder automatisch über einen Einzugsscanner eingezogen und ausgerichtet.
- Beleuchtung der Vorlage: Eine integrierte Lichtquelle, meist LED, beleuchtet das Dokument gleichmäßig, damit alle Details deutlich erfasst werden können, auch bei schwach gedruckten Inhalten.
- Erfassung durch optische Sensoren: Sensoren wie CCD oder CIS scannen das Dokument Zeile für Zeile und erkennen dabei Unterschiede in Helligkeit, Farbe und Kontrast.
- Digitale Umwandlung in Bilddaten: Die optischen Informationen werden in digitale Pixelwerte umgerechnet und zu einem vollständigen digitalen Abbild des Originals zusammengesetzt.
- Erstellung der Ausgabedatei: Aus den gesammelten Bilddaten entsteht eine Datei in einem gängigen Format wie PDF, JPG oder TIFF, die anschließend gespeichert oder weiterverarbeitet werden kann.
- Optionale Texterkennung (OCR): Wird eine OCR-Funktion genutzt, kann der Scanner gedruckten Text erkennen und so durchsuchbare sowie bearbeitbare Dateien erzeugen, ideal für digitale Archive.
- Dateispeicherung oder Weitergabe: Die fertige Datei wird lokal gespeichert, in Cloud-Systeme übertragen oder direkt per E-Mail versendet, abhängig vom Einsatzort und Workflow.
Wichtige technische Merkmale
Damit ein Dokumentenscanner den Anforderungen im privaten oder beruflichen Alltag gerecht wird, spielen bestimmte technische Eigenschaften eine zentrale Rolle. Sie beeinflussen nicht nur die Bildqualität, sondern auch Effizienz, Benutzerfreundlichkeit und Nachhaltigkeit. Im Folgenden findest du die wichtigsten technischen Merkmale kompakt zusammengefasst.
Je schneller ein Scanner arbeitet, desto mehr Seiten kann er pro Minute verarbeiten, diese Leistung wird in ppm (pages per minute) angegeben. Für den privaten Gebrauch genügen meist einfache Geräte mit 10 bis 20 ppm. In Büros oder bei größeren Scanmengen kommen hingegen leistungsstärkere Modelle mit 100 ppm oder mehr zum Einsatz.
Scanner erarbeiten Dokumente mithilfe von kleinen Kameras, sogenannten Sensoren. Die Art des Sensors hat großen Einfluss auf die Scanqualität. Modelle mit CCD- oder CMOS-Sensoren liefern besonders scharfe und farbtreue Ergebnisse, ideal für Fotos.
Moderne Scanner sorgen nicht nur ein klares Scanbild, sondern erfüllen oft auch internationale Qualitätsstandards wie ISO 19264-1 oder FADGI. Diese Standards stellen sicher, dass Farben und Details möglichst originalgetreu wiedergegeben werden, ein wichtiger Faktor, wenn es um rechtlich relevante Dokumente oder die langfristige Archivierung geht.
Je nach Scanner kannst du ihn per USB, WLAN oder Netzkabel anschließen. Viele Modelle haben ein Display mit Touchscreen oder können automatisch mehrere Seiten Papier einziehen, was die Nutzung erleichtert.
Hochwertige Scanner sind auf Dauer günstiger, weil sie weniger Strom verbrauchen, leicht zu warten sind und oft aus langlebigen oder recyclebaren Materialien bestehen.
Anwendungsbereiche
Dokumentenscanner werden in folgenden Bereichen angewendet:
- Posteingangsverarbeitung: Briefe, Rechnungen und Unterlagen werden direkt beim Eingang digitalisiert und elektronisch weiterverarbeitet.
- Digitale Archivierung: Wichtige Dokumente wie Verträge, Personalakten oder Steuerunterlagen werden langfristig und rechtssicher gespeichert.
- Verwaltung und Behörden: Einsatz bei der Digitalisierung von Wahlzetteln, Anträgen oder offiziellen Bescheiden.
- Dokumentenforensik: Analyse und Prüfung von Unterschriften, Sicherheitsmerkmalen und potenziellen Manipulationen.
- Gesundheitswesen: Patientenakten, Befunde und Berichte werden digital erfasst und zentral zugänglich gemacht.
- Bildungseinrichtungen: Digitalisierung von Prüfungen, Formularen oder Verwaltungsvorgängen im Schul- und Hochschulbereich.
- Rechts- und Steuerberatung: Effiziente Erfassung und Archivierung von Klientenakten, Belegen und Schriftsätzen.
Arten von Dokumentenscannern
Je nach Einsatzzweck unterscheiden sich Dokumentenscanner in Leistung, Größe und Funktionsumfang. Hier ein Überblick über die gängigsten Scanner Arten und ihre typischen Einsatzbereiche:
| Scanner-Typ | Einsatzbereich | Merkmale |
| Homeoffice, Einzelarbeitsplätze | Kompakt, einfache Bedienung, ideal für gelegentliches Scannen | |
| Workgroup-Scanner | Kleine Teams, Abteilungen | Höhere Geschwindigkeit, Duplexfunktion, netzwerkfähig |
| Produktionsscanner |
|
Sehr hohe Leistung, robust, verarbeitet große Mengen täglich |
| Hybride Scansysteme | Bibliotheken, Kanzleien, Scandienstleister | Kombination aus Flachbett und Einzug, auch für Bücher und gebundene Vorlagen geeignet |
| Klassische Flachbettscanner | Universell (auch gebundene Vorlagen) | Dokumente werden einzeln aufgelegt; ideal für dicke Materialien oder empfindliche Vorlagen |
| Scanner mit Einzug (ADF) | Lose Blätter, größere Mengen | Automatisches Einziehen mehrerer Seiten; ideal für Serienverarbeitung |
| Mini- / Mobile-Scanner | Unterwegs, mobiles Arbeiten | Leicht, kompakt, teils kabellos; bei einfachen Modellen muss das Gerät manuell über das Papier geführt werden |
| Kombi-Scanner (Multifunktionsgeräte) | Kleine Büros, Homeoffice | Scannen, Drucken, Kopieren in einem Gerät; platzsparend, aber anfällig bei Defekten |
Zusatzfunktionen
Die meisten professionellen Dokumentenscanner bieten mehr als nur das reine Erfassen von Seiten. Eine integrierte OCR-Texterkennung ermöglicht das Durchsuchen von PDFs und erleichtert die Weiterverarbeitung digitaler Dokumente. Weitere Funktionen wie automatische Bildverbesserung, Patchcode-Steuerung oder integrierte Qualitätskontrollen sorgen dafür, dass die Scanprozesse auch bei hohem Volumen reibungslos und effizient bleiben.
Zudem lassen sich moderne Geräte nahtlos in Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Archivlösungen oder ECM-Plattformen integrieren, für eine digitale Verwaltung, die strukturiert, durchsuchbar und revisionssicher ist.
Intelligente Funktionen
Zusätzliche bieten viele Scanner automatische Hilfen, die typische Fehler vermeiden und den Aufwand im Alltag deutlich reduzieren:
- Fehlerkorrektur: Entfernt automatisch schwarze Linien oder Schatten, die durch Falten oder Knicke auf dem Original entstehen können.
- Beidseitiges Scannen (Duplex): Erfasst Vorder- und Rückseite in einem Durchgang, ideal für doppelseitige Dokumente, ohne manuelles Wenden.
- Leerseitenerkennung: Überspringt leere Seiten automatisch und verhindert deren unbeabsichtigtes Speichern. Das spart Speicherplatz und reduziert den Aufwand bei der Nachbearbeitung.
Qualitätsmerkmale
Neben technischen Daten wie Geschwindigkeit und optische Auflösung spielen auch qualitative Aspekte eine wichtige Rolle bei der Auswahl eines Dokumentenscanners. Wer langfristig effizient und zuverlässig arbeiten möchte, sollte auf folgende Qualitätsmerkmale achten:
Hochwertige Scanner sind auf eine lange Nutzungsdauer ausgelegt. Geräte mit austauschbaren Verschleißteilen, wie beispielsweise Rollen oder Lampen, lassen sich einfach warten und müssen nicht komplett ersetzt werden.
Ein gutes Gerät liefert konstant saubere Ergebnisse, auch bei größeren Dokumentenmengen. Fehlerhafte Einzüge, Papierstau oder falsche Farbwiedergabe sollten bei professionellen Scannern die Ausnahme sein.
Nicht nur der Anschaffungspreis zählt. Energieverbrauch, Wartungskosten und Zubehörbedarf beeinflussen die tatsächlichen Gesamtkosten über die Nutzungsdauer hinweg, ein oft unterschätzter Faktor bei der Entscheidung.
Immer mehr Hersteller setzen auf recyclebare Materialien, stromsparende Technologien und eine ressourcenschonende Produktion. Auch eine lange Ersatzteilverfügbarkeit spricht für nachhaltige Geräte.
Ein zuverlässiger Kundendienst, regelmäßige Software-Updates und eine gute Ersatzteilversorgung tragen wesentlich zur langfristigen Qualität und Nutzbarkeit eines Scanners bei.
Vor- und Nachteile
Dokumentenscanner bieten viele Vorteile, insbesondere bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen. Dennoch gibt es je nach Gerätetyp und Einsatzbereich auch einige Einschränkungen.
| Vorteile | Nachteile |
| Zeitersparnis | Hohe Anschaffungskosten |
| Platzersparnis | Einrichtungs- und Schulungsaufwand |
| Schneller Zugriff auf Dokumente | Begrenzte Materialkompatibilität |
| Bessere Organisation und Struktur | Fehleranfälligkeit bei großen Mengen |
| Umweltfreundlicher als Papierarchive | Regelmäßige Wartung erforderlich |
Häufig gestellte Fragen
Ein Dokumentenscanner ist für jeden geeignet, der regelmäßig Dokumente digitalisieren und so sichern und organisieren möchte. Ob es sich dabei um Korrespondenz, Fotos, wichtige Belege oder Grafiken handelt, ist unerheblich. Auch, wenn eine Umstellung auf ein möglichst papierloses Büro erfolgen soll, ist das Gerät eine sinnvolle Anschaffung.
Einen aktuellen, eigenständigen Dokumentenscanner-Test der Stiftung Warentest wurde bisher nicht veröffentlicht. Es werden jedoch kombinierte Geräte mit Drucker- und Kopierfunktion getestet. Diese Tests bieten zwar keine direkte Bewertung von reinen Dokumentenscannern, geben aber Hinweise auf relevante Kriterien sowie empfehlenswerte Marken im Bereich der Bürogeräte.
Es lassen sich abhängig von dem gewählten Modell lose und / oder gebundene Dokumente einscannen. Bilder, Grafiken und Texte zu digitalisieren ist in jedem Fall möglich.
Ja, es gibt verschiedene Arten von Dokumentenscannern. Je nach Einsatzzweck unterscheiden sie sich in Größe, Leistung und Funktionsumfang, vom kompakten Arbeitsplatzscanner über mobile Scanner bis hin zu Hochleistungs-Produktionsscannern oder multifunktionalen Kombi-Systemen.
Wenn Dokumente digitalisiert, aber nicht bearbeitet werden sollen, können sie auch über entsprechende Handy-Apps oder eine Kamera abfotografiert werden. Der Aufwand hierfür ist jedoch vor allem bei einer größeren Anzahl an Dokumenten erheblich.
Weitere Alternativen stellen Foto-Scanner, kombinierte Geräte oder spezielle Service-Anbieter wie ScanProfi dar.