In Unternehmen gehört das Scannen von Dokumenten zum täglichen Arbeitsablauf, ob für die digitale Archivierung oder das Dokumentenmanagement. Damit dieser Prozess effizient und fehlerfrei abläuft, wird eine passende Scan-Software benötigt. Sie steuert den Scanner, optimiert die Scanqualität und sorgt für eine strukturierte digitale Ablage. Dieser Beitrag zeigt, wie Unternehmen mit Scan-Software scannen und welche Vorteile der gezielte Softwareeinsatz im Arbeitsalltag bietet.
Scan-Software „kurz erklärt“
Scan-Software ist die Schnittstelle zwischen Scanner und Computer. Sie steuert den Scanvorgang, legt Parameter wie Auflösung, Dateiformat oder Farbmodus fest und überträgt die gescannten Daten in digitale Formate wie PDF, TIFF oder JPEG.
Definition: Scan-Software
Damit Scanner oder Multifunktionsgeräte Dokumente scannen und digitalisieren können, benötigen sie eine passende Scan-Software. Diese steuert den gesamten Scanvorgang, ermöglicht Einstellungen wie Auflösung, Farbmodus oder Dateiformat und überträgt die gescannten Daten als digitale Datei auf den Computer oder in ein Archivsystem.
Auch Smartphones können mit einer Scan-App einfache Scans erstellen, etwa von Visitenkarten oder Rechnungen. Solche Apps sind jedoch meist nur eine schnelle Zwischenlösung und bieten weniger Funktionen als professionelle Scan-Software.
Viele moderne Drucker sind sogenannte Multifunktionsgeräte, die neben dem Drucken auch scannen können. Sie werden über eine zugehörige Scan-Software am Computer gesteuert. Allerdings haben diese Geräte häufig Einschränkungen: kein automatischer Dokumenteneinzug, geringere Geschwindigkeit und eingeschränkte Bedienmöglichkeiten.
Ein reiner Dokumentenscanner mit spezialisierter Scan-Software ist zwar teurer, bietet dafür aber höhere Scanqualität, mehr Komfort und professionelle Funktionen.
Darüber hinaus verfügen professionelle Lösungen über Automatisierung, OCR-Texterkennung, Indexierung und Integration in Dokumentenmanagementsysteme (DMS). So wird das Scannen von Dokumenten im Unternehmen schneller, effizienter und revisionssicher.
Richtige Software wählen
Die Auswahl der passenden Scan-Software hängt stark vom Anwendungsfall im Unternehmen ab. Wer nur gelegentlich Belege scannen und digitalisieren möchte, hat andere Anforderungen als eine Behörde, die täglich hunderte Seiten verarbeitet. Wichtig ist dabei nicht nur die Funktionsvielfalt, sondern auch eine benutzerfreundliche Software, die sich intuitiv bedienen lässt, besonders unter modernen Betriebssystemen wie Windows 11.
Grundsätzlich lässt sich zwischen kostenfreier und kostenpflichtiger Software, einfachen und professionellen Lösungen sowie mobilen Scan-Optionen unterscheiden.
Kostenlose Scanprogramme bieten grundlegende Funktionen und reichen oft für gelegentliche Scans einzelner Dokumente. In Unternehmen mit regelmäßigem oder hohem Scanaufkommen stoßen diese Tools jedoch schnell an ihre Grenzen.
Die Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede von kostenloser und kostenpflichtiger Scan-Software.
| Kriterium | Kostenlose Software | Kostenpflichtige Software |
| Kosten | 0 € | Einmalige Lizenz oder Abo |
| Grundfunktionen | ✔ | ✔ |
| OCR-Texterkennung | ✖ / eingeschränkt | ✔ (teilweise mit mehrsprachiger OCR) |
| Integration in DMS/Cloud | ✖ | ✔ (z. B. SharePoint, OneDrive, DATEV) |
| Support & Updates | Eingeschränkt / Community | Professioneller Support und regelmäßige Updates |
| Beispiele | NAPS2, WinScan2PDF | VueScan, ABBYY FineReader, Kofax, PaperScan Pro |
Für Unternehmen mit Datenschutzanforderungen (z. B. Behörden, Kanzleien) empfiehlt sich eine kostenpflichtige Lösung mit Datenschutzgrundverordnung-konformer Verarbeitung und Support.
Die Unterscheidung vor einfachen und professioneller Scan-Software liegt nicht nur im Preis, sondern in der Funktionstiefe, Geschwindigkeit und Automatisierbarkeit:
Einfache Scanprogramme:
- Manuelle Dokumentenzuweisung
- Eingeschränkte Dateiformate (z. B. nur JPEG/PDF)
- Kein Mehrseitenscan oder Duplex-Funktion
- Für Einzelplatz- oder Homeoffice-Einsatz gedacht
Professionelle Scanlösungen:
- Automatische Dokumententrennung und Stapelverarbeitung
- OCR mit Volltextsuche
- Barcode-Erkennung und Indexierung
- Schnittstellen zu DMS, ERP oder Archivsystemen
- Benutzer- und Rechteverwaltung (Mehrplatzfähigkeit)
- Hohe Scanqualität und Farboptimierung
Wer demnach Scans in strukturierte Unternehmensprozesse integrieren will, kommt um professionelle Software kaum herum.
Auch mobile Geräte spielen im Unternehmensalltag eine Rolle, etwa im Außendienst oder bei der Belegerfassung unterwegs. Moderne Apps bieten mittlerweile solide Scanqualität.
Typische Einsatzszenarien:
- Reisekostenbelege direkt von unterwegs scannen
- Vertragsunterlagen mobil erfassen und hochladen
- QR-Code-basierte Dokumentenerkennung im Lager oder Außendienst
Beispiele: mobile Scan-Apps
- Microsoft Lens (Windows, Android, iOS)
- Adobe Scan (Android, iOS)
- Scanbot SDK (für individuelle App-Integration)
- CamScanner
Mobile Scanlösungen eignen sich für den ergänzenden Einsatz, ersetzen jedoch keine professionelle Infrastruktur mit Dokumentenscanner und Desktop-Software.
Hardware
Damit Dokumente digitalisiert werden können, braucht es neben der passenden Software auch die richtige Scanner-Hardware. Die Anforderungen an die Hardware hängen stark vom Einsatzbereich und dem Scanvolumen im Unternehmen ab. Dabei kommen heute überwiegend moderne Dokumentenscanner oder Multifunktionsgeräte (MFPs) zum Einsatz.
Scanner-Typen
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über verschiedene Scanner-Typen.
| Scanner-Typ | Beschreibung | Typische Anwendung |
| Flachbettscanner | Scannt einzelne Seiten oder Fotos auf Glasfläche | Einzelblatt, Foto-Scan, gelegentliche Nutzung |
| Dokumentenscanner | Mit automatischem Einzug (ADF), meist Duplex | Mehrseitige Akten, Belege, Archive |
| Kombiniert Drucken, Scannen und Kopieren | Büroarbeitsplätze, geringes Volumen | |
| Produktionsscanner | Hohe Geschwindigkeit, robust, stapelweise Scan | Archive, Behörden, Rechenzentren |
Wichtige technische Eigenschaften
Diese Eigenschaften sollte eine Hardware besitzen:
- Scan-Geschwindigkeit: Anzahl gescannter Seiten pro Minute (DIN A4); wichtig bei hohem Volumen
- Duplex-Funktion: Gleichzeitiges Scannen beider Dokumentseiten
- Papierformate und -stärken: Entscheidend für das Scannen von z. B. Belegen, Karten oder Verträgen
- Farbtiefe / Auflösung: Wichtig für Bilder, Zeichnungen oder farbkritische Dokumente
- Schnittstellen / Treiberkompatibilität: TWAIN, WIA oder ISIS für nahtlose Softwareintegration
Gerätewahl nach Einsatzgebiet
Die Gerätewahl fällt je nach Einsatzgebiet unterschiedlich aus.
- Gelegentliches Scannen: Einfache MFPs oder kompakte Einzugsscanner
- Regelmäßiger Scanbedarf: Duplex fähige Dokumentenscanner mit ADF
- Massenscans: Produktionsscanner + professionelle Softwarelösung
Prozess
Das Scannen von Dokumenten ist ein Zusammenspiel aus optischer Erfassung durch die Hardware und digitaler Verarbeitung durch die Scan-Software. Der Prozess lässt sich in vier Phasen unterteilen:
-
Dokumenteinzug & Positionierung
Das Papier wird manuell eingelegt oder über einen automatischen Einzug (ADF) eingezogen.
Die Scan-Software erkennt das Format, Ausrichtung und Vorlagenart.
Eine Vorschau erlaubt Kontrolle und Korrekturen vor dem eigentlichen Scan. -
Optisches Scannen
Eine Lichtquelle beleuchtet das Dokument Zeile für Zeile.
Das reflektierte Licht wird von CCD- oder CIS-Sensoren aufgenommen.
Farbinformationen werden über RGB-Kanäle getrennt erfasst. -
Digitale Umwandlung & Bildverarbeitung
Ein A/D-Wandler konvertiert die analogen Signale in digitale Bilddaten.
Scan-Software optimiert Kontrast, Auflösung, Farbtiefe etc. automatisch.
Je nach Einstellung erfolgt die Ausgabe z. B. als Bild oder PDF. -
Nachbearbeitung & Weiterverarbeitung
OCR erkennt Texte, Barcodes oder Strukturen im Dokument.
Die Datei wird benannt, gespeichert oder an ein DMS/ERP weitergeleitet.
Optionen wie Cloud-Sync, E-Mail-Versand oder Workflow-Auslösung sind möglich.
Vor- und Nachteile
Die Digitalisierung von Dokumenten mithilfe von Scanner und Scan-Software bringt zahlreiche Vorteile, besonders für Unternehmen, die Effizienz, Struktur und schnelle Datenverfügbarkeit benötigen. Dennoch gibt es auch Aspekte, die bedacht werden sollten.
✔ Vorteile
- Schneller Zugriff & Verfügbarkeit: Gescannte Dokumente sind sofort digital abrufbar und versendbar.
- Effizientes Dokumentenmanagement: Mit sinnvoller Ordnerstruktur und OCR sind Dokumente leicht auffindbar.
- Einfache Bearbeitung: Texte lassen sich nach dem Scannen per OCR direkt digital weiterverarbeiten.
- Zeitersparnis & Automatisierung: Vor allem bei hohem Scanvolumen steigert professioneller Workflow die Effizienz.
- Skalierbarkeit & Flexibilität: Unterschiedliche Scanner- und Softwarelösungen passen sich dem Einsatzzweck an.
- Platzersparnis: Physische Archive lassen sich stark reduzieren.
✖ Nachteile
- Anschaffungskosten: Leistungsfähige Scanner und Software sind mit Investitionen verbunden.
- Initialer Aufwand: Vorbereitung (Entheften, Sortieren) und Strukturierung erfordern Zeit.
- Datensicherheit: Gescanntes Material muss datenschutzkonform verarbeitet und archiviert werden.
- Qualitätsabhängigkeit: Schlechte Vorlagen oder unpassende Einstellungen führen zu unbrauchbaren Scans.
Dienstleister vs. Inhouse
Beim Scannen größerer Datenmengen (z. B. Belege, Akten oder Buchungsunterlagen) stellt sich die Frage: Selbst scannen oder extern vergeben? Beide Optionen haben Vor- und Nachteile:
| Kriterium | Inhouse | Externer Dienstleister |
| Zeitaufwand | Hoch: Vorbereitung, Scan, Nachbearbeitung | Gering: Übergabe der Unterlagen, Ergebnis wird geliefert |
| Personalkosten | Internes Personal muss gebunden werden | Fixe Dienstleistungskosten pro Projekt / Monat |
| Ausstattung | Scanner, Software und Know-how erforderlich | Professionelle Technik und spezialisierte Scan-Software |
| Flexibilität | Volle Kontrolle über Daten & Prozesse | Schnelle Umsetzung bei planbaren Mengen |
| Qualität & Geschwindigkeit | Abhängig von Technik & Erfahrung | Hohe Qualität, große Volumenleistung, fristgerechte Lieferung |
| Datenschutz | Intern vollständig steuerbar | Muss vertraglich abgesichert werden |
Für Unternehmen mit regelmäßigem Scanbedarf, aber begrenzten Ressourcen, ist ein professioneller Dienstleister oft effizienter.
Häufig gestellte Fragen
Scan-Software ist ein Programm, das Scanner steuert, eingescannte Dokumente digital verarbeitet und sie z. B. als PDF, Bild oder durchsuchbare Datei speichert. Sie ermöglicht Einstellungen wie Auflösung, Farbmodus und kann Texte per OCR erkennen.
Die richtige Scan-Software hängt vom Scanvolumen, gewünschten Funktionen und der Systemkompatibilität ab. Wichtig sind Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit und Support.
Scans werden durch die Scan-Software automatisch in digitale Bilddaten umgewandelt. Je nach Einstellung erfolgt die Ausgabe direkt als PDF, oft inklusive Texterkennung (OCR) für durchsuchbare Dokumente.
Es ist sinnvoll einen externen Scan-Dienstleister zu beauftragen, wenn regelmäßig große Dokumentenmengen gescannt werden müssen und intern Zeit, Personal oder passende Technik fehlen.
Der Einsatz von Scanner Software erfordert Investitionen in Technik, Zeit für Einrichtung und Dokumentenvorbereitung sowie Know-how für Datenschutz, Dateistruktur und Qualitätskontrolle.