Scan-Infos

Der Ablauf Ihrer Bestellung

Wir begleiten Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Digitalisierungsprozess. Damit Sie jederzeit den Überblick über den Ablauf behalten, haben wir alle wichtigen Informationen übersichtlich für Sie zusammengestellt. So wissen Sie genau, was Sie erwartet.

Der Ablauf auf einen Blick:

• Anfrage & Angebot – Sie stellen eine Anfrage, wir beraten Sie individuell und erstellen ein unverbindliches Angebot
• Scan- & Digitalisierungsprozess – Ihre Medien werden professionell vorbereitet, gescannt und digitalisiert
• Datenübergabe & Rücktransport – Sie erhalten Ihre Dateien sicher per verschlüsseltem Download oder Datenträger

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Allgemeine Scan-Einstellungen

Mit ScanProfi erhalten Sie maßgeschneiderte Scan-Einstellungen, die höchste Qualität und maximale Datensicherheit gewährleisten. Von der Digitalisierung kleiner Belege bis hin zu großformatigen Zeichnungen – wir bieten Ihnen die passende Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen.

Unsere Scan-Optionen im Überblick:

• Vielseitige Scanformate – Von Kleinformaten (Polaroid, Kassenbelege) bis DIN A3, max. Breite 1 Meter
• Flexible Dateiformate & Farboptionen – PDF-A, JPEG, TIFF in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß
• Individuelle Auflösungen – Standard 200-300 dpi, Upgrade auf 600 dpi für höchste Detailgenauigkeit

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Verfügbare Technologien

Wir setzen auf modernste Technologien, um Ihre Dokumente nicht nur zu digitalisieren, sondern auch intelligent nutzbar zu machen. Dank optischer und intelligenter Texterkennung lassen sich Ihre digitalen Dokumente sekundenschnell durchsuchen.

Unsere Schlüsseltechnologien im Überblick:

• OCR-Technologie (Optical Character Recognition) – Optische Zeichenerkennung für maschinengeschriebene Texte, ideal für die Verarbeitung großer Datenmengen
• ICR-Technologie (Intelligent Character Recognition) – Weiterentwicklung der OCR mit KI-gestützter Handschrifterkennung sowie Barcode- und QR-Code-Auslesung
• Flexible Anwendungsmöglichkeiten – OCR für strukturierte, gedruckte Dokumente und ICR für komplexe, unstrukturierte Datenformate

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Datenschutz & Sicherheit durch ScanLOCK©

Bei ScanProfi setzen wir auf höchste Sicherheitsstandards, um Ihre sensiblen Dokumente bestmöglich zu schützen. Unser ScanLOCK©-Prozess garantiert absolute Vertraulichkeit, eine sichere Archivierung, eine abgeschirmte Datenverarbeitung und die professionelle Vernichtung Ihrer Dokumente – vollständig konform mit den höchsten Datenschutzstandards.

Die 3 Kernpunkte unseres Datenschutzkonzepts:

• Vertraulichkeitserklärung (NDA) – Absolute Diskretion durch Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung
• ISO-9001-konforme Archivierung – Speicherung von Dokumenten nach höchsten Qualitäts- und Datenschutzstandards
• Lokale Datenumgebung – Digitalisierungsprozess ohne Netzwerk- oder Internetanbindung für maximalen Schutz

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Archivierung für Unternehmen

Eine digitale Archivierung bietet Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente sicher zu speichern, leicht zugänglich zu machen und langfristig zu verwalten. Zusätzlich entfallen durch digitale Archivierung Lagerkosten. Ob für gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder eine verbesserte Dokumentenverwaltung – ScanProfi unterstützt Sie mit passenden Lösungen. Gründe dafür und zusätzliche Informationen finden Sie hier:

Wichtige Aspekte der digitalen Archivierung:

• Speicherlösungen & Infrastruktur – Wahl zwischen Intranet (höherer Schutz) oder externem Server (bessere Mobilität)
• Struktur & Dokumentenmanagement – Digitale Ordnerstruktur oder DMS-Software für effiziente Verwaltung
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – Sicherstellung der fristgerechten und rechtskonformen Archivierung von Dokumenten

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Aktenvernichtung nach BDSG für Unternehmen

Vertrauen Sie bei der Vernichtung Ihrer sensiblen Dokumente auf höchste Sicherheitsstandards. ScanProfi sorgt in Kooperation mit REISSWOLF für eine datenschutzkonforme und professionelle Aktenvernichtung gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). So können Sie sicher sein, dass Ihre Unterlagen endgültig und unwiderruflich entsorgt werden.

Unser Service umfasst:

• Sichere Vernichtung nach BDSG – Datenschutzkonform für Unternehmen & Organisationen
• Verschiedene Schutzklassen & Sicherheitsstufen – Angepasst an den Sensibilitätsgrad Ihrer Daten
• Transparente Prozesse & zertifizierte Entsorgung – Lückenlose Nachverfolgbarkeit für maximale Sicherheit

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OCR-Texterkennung

Mit der OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) verwandeln Sie Ihre eingescannten Dokumente in durchsuchbare und bearbeitbare Dateien. Dadurch sparen Sie Zeit und optimieren Ihre digitale Dokumentenverwaltung. Zusätzlich werden Ihre digitalen Archive zugänglicher als physische, da sich Informationen gezielt suchen lassen.

Die wichtigsten Aspekte der OCR-Texterkennung:

• Sekundenschnelles Durchsuchen von Dokumenten – Finden Sie gezielt und sekundenschnell Wörter oder Nummern in Ihrer PDF-Datei
• Effiziente Archivierung großer Datenmengen – Die Verwaltung tausender Dokumente wird stark vereinfacht
• Barcode- & QR-Code-Erkennung – Gezielte Strukturierung von Dokumenten für eine optimierte Verarbeitung

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Warum ScanProfi?

Profitieren Sie von professioneller Digitalisierung mit höchsten Sicherheitsstandards, modernster Technologie und maximaler Effizienz. ScanProfi bietet Ihnen einen umfassenden Service, der Zeit spart, Kosten reduziert und den Datenschutz gewährleistet.

Ihre Vorteile mit ScanProfi:

• Datenschutz & Sicherheit – Höchster Schutz dank ScanLOCK©-Sicherheitskonzept und datenschutzkonformer Aktenvernichtung
• Effizienz & Zeitersparnis – Hochleistungs-Scanner ermöglichen eine schnelle Digitalisierung großer Mengen, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren
• Flexible Scan-Formate & OCR-Technologie – Digitalisierung von Dokumenten bis DIN A1, durchsuchbare PDFs dank OCR- und ICR-Texterkennung

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