Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente ist für Unternehmer vom Gesetzgeber im Detail geregelt worden. Da unter den Begriff „Dokumente“ einige Unterlagen, wie beispielsweise Jahresabschlüsse oder Buchungsbelege fallen, ist es wichtig diese Aufbewahrungsfristen zu kennen. Für Privatpersonen gelten dagegen nur wenige gesetzliche Vorgaben. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aufbewahrungsfristen für Dokumente Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen einhalten müssen.
Aufbewahrungsfristen Dokumente „kurz erklärt“
Aufbewahrungsfristen legen gesetzlich fest, wie lange bestimmte Dokumente, insbesondere von Unternehmen und Selbstständigen, aufbewahrt werden müssen.
Definition: Aufbewahrungsfrist Dokumente
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente definiert die Zeiträume, für die bestimmte Unterlagen von Unternehmen und Privatpersonen aufbewahrt werden müssen. Diese Aufbewahrungsfrist betrifft vorwiegend geschäftliche Dokumente, die für die Steuerermittlung relevant sind. Die handelsrechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist Ihrer Dokumente finden Sie in § 257 Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch). Die Aufbewahrungsfristen nach Steuerrecht für Dokumente ist in § 147 AO (Abgabenordnung) bestimmt.
Sowohl nach Handelsrecht als auch nach deutschen Steuerrecht müssen Unternehmen unter anderem alle Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Inventare und Eröffnungsbilanzen sowie Buchungsbelege, Arbeitsanweisungen und sonstige die Unternehmensorganisation betreffende Dokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Geschäfts- und Handelsbriefe beträgt 6 Jahre.
Beginn der Aufbewahrungsfrist für Dokumente
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem beispielsweise eine Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder ein Lagebericht erstellt wurde. Für eine am 31. Januar 2020 erstellte Eröffnungsbilanz beginnt demnach die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2021.
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Miet- und Pachtverträge oder Versicherungsverträge beginnt erst, wenn diese Verträge ausgelaufen sind. Das bedeutet, die Aufbewahrungsfrist für einen Mietvertrag, der am 30.06.2020 endet, beginnt am 1. Januar 2021, auch wenn der Vertrag 15 Jahre zuvor abgeschlossen wurde.
Beispiel: Aufbewahrungsfrist für einen Lagebericht eines Unternehmens
Der Lagebericht zum Geschäftsjahr 2024
- Erstellt am 30.06.2025 (nach Bilanzaufstellung)
- Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2025
- Gesetzliche Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre nach § 257 HGB i. V. m. § 147 AO
- Fristende: 31.12.2035
Die Aufbewahrungsfrist beruht auf 10 Jahren, da der Lagebericht zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach Handels- und Steuerrecht zählt.
Für Privatpersonen ist die Aufbewahrungsfrist für Dokumente nur in wenigen Fällen gesetzlich geregelt. Handwerkerrechnung müssen nach§ 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) von Privatpersonen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Kaufbelege und Quittungen sollten ebenfalls mindestens 2 Jahre bis zum Ende der Garantiezeit aufbewahrt werden.
Für private Bankunterlagen gibt es nur eine allgemeine Empfehlung der Banken, Dokumente dieser Art für 3 Jahre aufzuheben. Andere wichtige Dokumente wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden, Rentenbescheide oder ärztliche Gutachten sollten ein Leben lang aufbewahrt werden.
Beispiel: Aufbewahrungsfrist für einen Mixer (Privatperson)
- Kaufdatum: 15.03.2025
- Beginn der Aufbewahrungsfrist: 15.03.2025
- Empfohlene Aufbewahrungsdauer: 2 Jahre (gesetzliche Gewährleistung)
- bei Garantie: 3 Jahre (entsprechend der Garantiezeit)
Auch wenn keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Rechnungen für Privatpersonen besteht, ist es sinnvoll diese mindestens 2 Jahre oder mit längerer Herstellergarantie entsprechend länger aufzubewahren.
Aufbewahrungspflichtige Dokumente im Überblick
Welche Dokumente von einem Unternehmen, Selbstständigen oder Freiberuflern aufbewahrt werden müssen, hat der Gesetzgeber genau festgelegt. Für Privatpersonen sind nur wenige gesetzliche Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist ihrer Dokumente zu beachten.
Unternehmen
Für Unternehmen gilt es, die folgenden Aufbewahrungsfristen für Dokumente einzuhalten:
| Art der Dokumente | Aufbewahrungsfrist |
| Angebote und Auftragsbestätigungen | 6 Jahre |
| Ausfuhrgenehmigungen | 6 Jahre |
| Bestellungen und empfangene Lieferscheine | 6 Jahre |
| sonstige, für die Besteuerung wichtige Unterlagen | 6 Jahre |
| Geschäftsbücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 Jahre |
| Inventare und Lageberichte | 10 Jahre |
| Buchungsbelege und Rechnungen | 10 Jahre |
| Mahnbescheide, Prozessakten, Urteile | 30 Jahre |
Beachte: Seit dem Inkrafttreten des zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) am 1. Januar 2017 gilt, dass Sie empfangene Lieferscheine nicht mehr aufbewahren müssen und sofort entsorgen können. Vorausgesetzt, die zugehörige Rechnung enthält die gleichen Angaben und Informationen wie der Lieferschein.
Privatpersonen
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über aufbewahrungspflichtige Dokumente für Privatpersonen.
| Art der Dokumente | Aufbewahrungsfrist |
| Handwerkerrechnungen | 2 Jahre |
| Kontoauszüge | 3 Jahre (empfohlen) |
| Rechnungen für Immobilen-Geschäfte | 5 Jahre (empfohlen) |
| Rechnungen für Bauleistungen | 5 Jahre (empfohlen) |
| Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde | lebenslang |
| Ausbildungszeugnisse | lebenslang |
Aufbewahrungsfrist: Kontoauszüge
Für die Aufbewahrungsfrist privater Kontoauszüge gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Banken empfehlen jedoch, Kontoauszüge mindestens 3 Jahre aufbewahren. Sie können dann gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt Mietzahlungen oder die Überweisung von Versicherungsbeiträgen und Geldeingänge nachweisen.
Nur für Besserverdiener gilt eine eigene gesetzliche Regelung. Wenn Sie aus nicht selbstständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen und sonstigen Einkünften gemäß dem § 22 EStG (Einkommensteuergesetz) ein jährliches Einkommen von mehr als 500.000 Euro erzielen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre. Kontoauszüge im Zusammenhang mit einem Immobilienkauf oder Bauleistungen sollten Sie 5 Jahre, das heißt bis zum Ende der Gewährleistungspflicht, aufbewahren.
Zur Buchhaltung verpflichtete Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler müssen Kontoauszüge immer für mindestens 10 Jahre aufbewahren. Ausnahmen von dieser Vorgabe zur Aufbewahrungsfrist Dokumente wie Kontoauszügen sieht der Gesetzgeber nur für nicht zur Buchführung verpflichtete Freiberufler und Selbstständige sowie für Kleine und Kleinstunternehmen vor.
Tipps zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten
Die Pflicht zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente kann und sollte kein Unternehmer umgehen. Denn sollten die Aufbewahrungsfristen für Dokumente nicht eingehalten werden, können Geldstrafen und gegebenenfalls strafrechtlich Konsequenzen drohen. Daher ist eine strukturierte und sichere Archivierung von Dokumenten in Papierform oder digital unerlässlich.
Im Folgenden werden einige Tipps zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten genannt:
- Originalpflicht: Bestimmte Dokumente wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Zolldokumente müssen im Original aufbewahrt werden.
- Digitale Aufbewahrung: Alle anderen Dokumente können ersetzend digital archiviert werden, sofern die Lesbarkeit dauerhaft gewährleistet ist.
- Platzersparnis: Digitale Dokumente benötigen deutlich weniger physischen Stauraum und ermöglichen eine effizientere Verwaltung.
- OCR-Texterkennung: Kann genutzt werden, um digitalisierte Unterlagen durchsuchbar zu machen.
- Archivstruktur: Die Archivstruktur sollte so angelegt sein, dass relevante Informationen wie Belegnummern, Transaktionen oder Namen leicht auffindbar sind.
- Sicherheitsaspekt: Der Zugriff auf archivierte Daten sollte durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt sein.
Zusammenfassung
Die vom Gesetzgeber im Einzelnen vorgegebene Aufbewahrungsfrist für Dokumente ist für Unternehmen verpflichtend. Sie beträgt für Geschäftsbücher in der Regel 10 Jahre und für Geschäftsbriefe 6 Jahre. Wird die Aufbewahrungsfrist für Dokumente von Unternehmen missachtet, kann dies strafrechtliche Konsequenzen oder Geldstrafen nach sich ziehen.
Bis auf wenige Ausnahmen können geschäftliche Dokumente heute digital archiviert werden. Die Aufbewahrung im Original ist in den meisten Fällen nicht mehr erforderlich. Wichtig ist, dass die archivierten Dokumente jederzeit und auch nach vielen Jahren noch lesbar sind.
Privatpersonen müssen nur bei Handwerkerrechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren beachten. Im Übrigen gelten für Privatpersonen nur Empfehlungen, aber keine gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist ihrer Dokumente. Ausnahmen wie beispielsweise für Besserverdiener bestätigen auch hier die Regel.
Die wichtigsten Fragen
10 Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Rechnungen.
Privatpersonen müssen Dokumente wie eine Handwerkerrechnung für 2 Jahre aufbewahren. Ein Leben lang aufbewahrt werden sollten Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Taufschein und standesamtliche Dokumente wie Geburtsurkunde oder Heiratsurkunde.
Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und verschiedenen Zolldokumenten können Sie Dokumente in digitaler Form aufbewahren. Wichtig bei der digitalen Aufbewahrung ist, dass diese den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ entspricht.
Dokumente wie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Rechnungen, Inventare sowie Handels- und Geschäftsbriefe, die für die Besteuerung relevant sind, müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden.