Aufbewahrungsfrist von Dokumenten – wann darf was vernichtet werden?
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente ist für Unternehmer vom Gesetzgeber im Detail geregelt worden. Für Privatpersonen gelten dagegen nur wenige gesetzliche Vorgaben. Welche Aufbewahrungsfrist für Dokumente Sie als Unternehmer oder Selbstständiger einhalten müssen und worauf Privatpersonen achten sollten, zeigt der folgende Ratgeber.
Aufbewahrungsfrist von Dokumenten - Die wichtigsten Fragen
10 Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Rechnungen.
Privatpersonen müssen Dokumente wie eine Handwerkerrechnung für 2 Jahre aufbewahren. Ein Leben lang aufbewahrt werden sollten Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Taufschein, Geburtsurkunde oder Heiratsurkunde.
Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und verschiedenen Zolldokumenten können Sie Dokumente in digitaler Form aufbewahren. Wichtig bei der digitalen Aufbewahrung ist, dass diese den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ entspricht.
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem zum Beispiel die Bilanz erstellt wurde.
Aufbewahrungsfrist Dokumente: Erklärung
Die Ausführungsfrist für Dokumente definiert die Zeiträume für die bestimmte Unterlagen von Unternehmen und Privatpersonen aufbewahrt werden müssen. Diese Aufbewahrungsfrist für Dokumenten betrifft insbesondere geschäftliche Dokumente, die für die Steuerermittlung relevant sind. Die handelsrechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist Ihrer Dokumente finden Sie in § 257 Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch). Die nach Steuerrecht zu berücksichtigende Aufbewahrungsfrist für Dokumente ist in § 147 AO (Abgabenordnung) bestimmt.
Sowohl nach Handelsrecht wie auch nach Steuerrecht müssen Unternehmen unter anderem alle Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Inventare und Eröffnungsbilanzen sowie Buchungsbelege, Arbeitsanweisungen und sonstige die Unternehmensorganisation betreffende Dokumente 10 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Geschäfts- und Handelsbriefe beträgt 6 Jahre.
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem beispielsweise eine Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder ein Lagebericht erstellt wurde. Für eine am 31. Januar 2020 erstellte Eröffnungsbilanz beginnt demnach die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2021.
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Miet- und Pachtverträge oder Versicherungsverträge beginnt erst, wenn diese Verträge ausgelaufen sind. Das bedeutet, die Aufbewahrungsfrist für einen Mietvertrag, der am 30.06.2020 endet, beginnt am 1. Januar 2021, auch wenn der Vertrag 15 Jahre zuvor abgeschlossen wurde.
Für Privatpersonen ist die Aufbewahrungsfrist für Dokumente nur in wenigen Fällen gesetzlich geregelt. Handwerkerrechnung müssen nach§ 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) von Privatpersonen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Kaufbelege und Quittungen sollten ebenfalls mindestens 2 Jahre bis zum Ende der Garantiezeit aufbewahrt werden. Für private Bankunterlagen gibt es nur eine allgemeine Empfehlung der Banken, Dokumente diese Art für 3 Jahre aufzuheben. Andere wichtige Dokumente wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden, Rentenbescheide oder ärztliche Gutachten sollten ein Leben lang aufbewahrt werden.
Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?
Welche Dokumente von einem Unternehmen, Selbstständigen oder Freiberuflern aufbewahrt werden müssen, hat der Gesetzgeber genau festgelegt. Für Privatpersonen sind nur wenige gesetzliche Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist ihrer Dokumente zu beachten.
Privatpersonen
| Art der Dokumente | Aufbewahrungsfrist der Dokumente |
| Handwerkerrechnungen | 2 Jahre |
| Kontoauszüge | 3 Jahre (empfohlen) |
| Rechnungen für Immobilen-Geschäfte | 5 Jahre (empfohlen) |
| Rechnungen für Bauleistungen | 5 Jahre (empfohlen) |
| Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde | lebenslang |
| Ausbildungszeugnisse | lebenslang |
Unternehmen
| Art der Dokumente | Aufbewahrungsfrist der Dokumente |
| Geschäftsbücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 Jahre |
| Inventare und Lageberichte | 10 Jahre |
| Buchungsbelege und Rechnungen | 10 Jahre |
| Angebote und Auftragsbestätigungen | 6 Jahre |
| Ausfuhrgenehmigungen | 6 Jahre |
| Bestellungen und empfangene Lieferscheine | 6 Jahre |
| sonstige, für die Besteuerung wichtige Unterlagen | 6 Jahre |
| Mahnbescheide, Prozessakten, Urteile | 30 Jahre |
Seit dem Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) am 1. Januar 2017 gilt, dass Sie empfangene Lieferscheine nicht mehr aufbewahren müssen und sofort entsorgen können. Vorausgesetzt, die zugehörige Rechnung enthält die gleichen Angaben und Informationen wie der Lieferschein.
Aufbewahrungsfrist Dokumente: Kontoauszüge
Für die Aufbewahrungsfrist privater Kontoauszüge gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Banken empfehlen jedoch, Kontoauszüge mindestens 3 Jahre aufbewahren. Sie können dann gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt Mietzahlungen oder die Überweisung von Versicherungsbeiträgen und Geldeingänge nachweisen. Nur für Besserverdiener gilt eine eigene gesetzliche Regelung. Wenn Sie aus nicht selbstständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen und sonstigen Einkünften gemäß des § 22 EStG (Einkommensteuergesetz) ein jährliches Einkommen von mehr als 500.000 Euro erzielen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahren vor. Kontoauszüge im Zusammenhang mit einem Immobilienkauf oder Bauleistungen sollten Sie 5 Jahre, das heißt bis zum Ende der Gewährleistungspflicht, aufbewahren.
Zur Buchhaltung verpflichtete Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler müssen Kontoauszüge immer für mindestens 10 Jahre aufbewahren. Ausnahmen von dieser Vorgabe zur Aufbewahrungsfrist Dokumente wie Kontoauszügen sieht der Gesetzgeber nur für nicht zur Buchführung verpflichtete Freiberufler und Selbstständige sowie für Kleine und Kleinstunternehmen vor.
So bewahren Sie Ihre Dokumente sicher auf
Die Pflicht zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente kann und sollte kein Unternehmer umgehen. Geldstrafen und gegebenenfalls strafrechtlich Konsequenzen drohen, wenn die Aufbewahrungsfrist für Dokumente nicht eingehalten wird. Wichtige Dokumente können in Papierform und digital aufbewahrt werden. Nur Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und verschiedenen Zolldokumente müssen zwingend im Original aufbewahrt werden. Alle übrigen Dokumente können digital archiviert werden. Der Vorteil einer digitalen Archivierung ist, dass Sie wesentlich weniger Platz benötigten. Wichtig ist nur, dass die Dokumente auch nach Jahren noch lesbar sind.
Auf der sicheren Seite bei der Digitalisierung Ihrer geschäftlichen Dokumente sind Sie, wenn Sie einen Dienstleister wie Profi-Scan mit dieser Aufgabe beauftragen. Profi-Scan digitalisiert Ihre Dokumente vom Geschäftsbrief bis zum Kontoauszug schnell und zuverlässig. Die gescannten Unterlagen können als Bild oder im PDF-Format archiviert werden. PDF-Dokumente können bei Bedarf mithilfe einer OCR-Software in maschinenlesbare Dokumente umgewandelt werden, die Sie wie ein am Computer erstelltes Textdokument durchsuchen können. Belegnummern, Geschäftsvorgänge, Namen und Überweisungen oder Zahlungseingänge finden Sie so mit ein paar Mausklicks. Das mühsame und zeitaufwendige Durchsuchen einzelner Belege gehört bei digitalisierten Dokumenten der Vergangenheit an. Ein erfahrener Dienstleister wie Profis-Scan sorgt zudem dafür, dass Ihre digitalisierten Dokumente vor unbefugten Zugriffen sicher sind.
Zusammenfassung
Die vom Gesetzgeber im Einzelnen vorgegebene Aufbewahrungsfrist für Dokumente ist für Unternehmen verpflichtend. Sie beträgt für Geschäftsbücher in der Regel 10 Jahre und für Geschäftsbriefe 6 Jahre. Wird die Aufbewahrungsfrist für Dokumente von Unternehmen missachtet, kann dies strafrechtliche Konsequenzen oder Geldstrafen nach sich ziehen. Bis auf wenige Ausnahmen können geschäftliche Dokumente heute digital archiviert werden. Die Aufbewahrung im Original ist in den meisten Fällen nicht mehr erforderlich. Wichtig ist, dass die archivierten Dokumente jederzeit und auch nach vielen Jahren noch lesbar sind.
Privatpersonen müssen nur bei Handwerkerrechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren beachten. Im Übrigen gelten für Privatpersonen nur Empfehlungen, aber keine gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist ihrer Dokumente. Ausnahmen wie beispielsweise für Besserverdiener bestätigen auch hier die Regel.