Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge im Überblick

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge?

Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge sind für Privatpersonen und Unternehmen unterschiedlich. Für Privatpersonen gibt es keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge, für Unternehmen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Kontoauszügen gilt für Privatpersonen nur in bestimmten Fällen.

Obwohl für Privatpersonen keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge gilt, ist es empfohlen, Kontoauszüge für 3 Jahre aufgrund der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB aufzubewahren.

Die folgende Übersicht zeigt die Aufbewahrungsfristen und Kontoauszüge im privaten und unternehmerischen Bereich. Zudem werden private Kontoauszüge mit besonderer Relevanz und empfohlener Aufbewahrungsdauer dargestellt. Wichtig zu beachten ist, dass alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen immer am Ende des Kalenderjahres beginnen.

Obwohl im privaten Bereich nur selten gesetzliche Fristen zur Aufbewahrung von Kontoauszügen verpflichten, wird empfohlen, Kontoauszüge mit relevanten Zahlungen mitunter lebenslang aufzubewahren.

Private Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge

Für Privatpersonen gilt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge, jedoch wird empfohlen, Kontoauszüge für 3 Jahre aufzubewahren. Die empfohlene Dauer von 3 Jahren entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Nach Ablauf dieser Zeit können die meisten Alltagsansprüche (z. B. aus Kaufverträgen) nicht mehr gerichtlich durchgesetzt werden.

Obwohl keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge gilt, kann in Ausnahmefällen eine Frist gelten oder bei relevanten Inhalten der Kontoauszüge kann zudem eine Aufbewahrung empfohlen sein.

Kontoauszüge werden als Zahlungsbelege für Handwerker- und Bauleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder Gebäude (z. B. Renovierungen) angesehen und müssen in diesem Fall für mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.

Rechtliche Grundlage der geltenden Aufbewahrungsfrist ist § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen). Der Kontoauszug dient als beweiskräftiger Nachweis, dass die Rechnung offiziell beglichen wurde.

Bei hohen jährlichen Einkünften von Privatpersonen (z. B. Vermietung, Kapitalerträge, Gehalt etc.) fordert das Finanzamt die Nachvollziehbarkeit der Zahlungsflüsse über die normale Verjährung hinaus. Privatpersonen müssen ab positiven Einkünften von mehr als 500.000 € im Jahr alle steuerrelevanten Unterlagen für 6 Jahre aufbewahren. Diese Frist umfasst auch Kontoauszüge, die die Einnahmen belegen.

Rechtliche Grundlage der 6‑jährigen Aufbewahrungsfrist ist § 147a AO (Vorschriften für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen bestimmter Steuerpflichtiger).

Haushaltsnahe Dienstleistungen bezeichnen alle Tätigkeiten, bei denen alltägliche Haushaltsaufgaben von Dritten als Dienstleistung durchgeführt werden (z. B. Reinigungskraft, Gärtner oder privater Koch). Eine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge im Zusammenhang mit haushaltsnahen Dienstleistungen besteht nur, wenn die Kosten von der Steuer abgesetzt werden sollen (§ 35a EStG (Steuerermäßigung bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen)).

Die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge entsteht hierbei durch die steuerliche Notwendigkeit, da die Kontoauszüge als einzig gültiger Beweis vom Finanzamt für die Absetzung von der Steuer anerkannt werden. Kontoauszüge müssen daher bis zum Ende der Einspruchsfrist und der damit einhergehenden Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahrt werden.

Kontoauszüge im Zusammenhang mit Krediten, Darlehen, Immobilienkauf oder Rentenzahlungen sollten langfristig oder sogar lebenslang aufbewahrt werden, jedoch existiert keine Aufbewahrungsfrist. Dennoch können Kontoauszüge in diesen Fällen als Sekundärbeweise extrem wertvoll sein:

• Kredite: Titulierte Ansprüche über eine Restschuld verfügen über eine Verjährungsfrist von 30 Jahren (§ 197 BGB (Dreißigjährige Verjährungsfrist)). Kontoauszüge, die die vollständige Tilgung belegen, dienen als Beweis, um den gerichtlich oder notariell festgestellten Forderungen zu widersprechen. Es empfiehlt sich daher, Kontoauszüge über die vollständige Tilgung und die Bestätigung der Bank über die Kontoauflösung für mindestens 30 Jahre aufzubewahren.
• Immobilienkauf: Wird eine nicht selbst bewohnte Immobilie innerhalb von 10 Jahren nach Erwerb wieder verkauft, fällt die Spekulationssteuer auf den Gewinn an. Durch die Vorlage von Kontoauszügen, die Anschaffungskosten und Renovierungskosten belegen, können sie den zu versteuernden Gewinn mindern. Auch bei längerem Besitz ist es empfohlen, wesentliche Zahlungsnachweise für die gesamte Dauer des Besitzes plus 10 weitere Jahre aufzubewahren.
• Rente: Kontoauszüge dienen als Belege, um vermeintlich fehlende Beitragszeiten (z. B. durch Systemfehler) auch Jahre später wieder geltend zu machen oder freiwillige Rentenbeiträge nachzuweisen. Gehaltsabrechnungen und dazugehörige Kontoauszüge sollten daher mindestens bis zur endgültigen Klärung des Rentenbescheids aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge für Unternehmen

Anders als bei Privatpersonen gelten für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge. Seit dem 01.01.2025 gilt für Unternehmen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren für Kontoauszüge, die als Buchungsbelege gelten.

Die zuvor geltende Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Kontoauszüge wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) zum 01.01.2025 auf 8 Jahre reduziert. Die achtjährige Aufbewahrungsfrist gilt nun für alle Kontoauszüge, deren Aufbewahrungsfrist zum 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war.

Wichtig ist, dass die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren nur für Kontoauszüge gilt, die als Buchungsbelege gelten. Für Strukturunterlagen (z. B. Bilanzen oder Gewinn-und-Verlust-Rechnungen) gilt weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Problematisch wird es, wenn die unterschiedlichen Fristen bei einer Betriebsprüfung zu einer unvollständigen Beweiskette führen, da für die Prüfung der Buchungen in der Bilanz die Belege (Kontoauszüge) notwendig sind. Daher ist es empfohlen, Kontoauszüge weiterhin 10 Jahre aufzubewahren.

Fristberechnung

Die Berechnung der Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge ist nur für gesetzlich vorgeschriebene Fristen relevant. Hierbei beginnt die Frist immer am Ende des Kalenderjahres, in dem der Kontoauszug entstanden ist. Ebenso endet die Aufbewahrungsfrist am Ende des Kalenderjahres:

• Kontoauszug vom 01.07.2022
• Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre
• Ende der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2030
• Frühestmögliche Vernichtung: 01.01.2031

Digitale oder Papieraufbewahrung

Die Vorgaben zur Aufbewahrung von Kontoauszügen unterscheiden sich zwischen Privatpersonen und Unternehmen stark. Während es für Privatpersonen fast keine Formvorschriften gibt, unterliegen Unternehmen den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Aufbewahrung bei Privatpersonen

Privatpersonen können Kontoauszüge sowohl in Papierform als auch digital aufbewahren, da die aufbewahrten Kontoauszüge primär der eigenen Absicherung dienen. Einzig die Lesbarkeit der Kontoauszüge muss auch nach mehreren Jahren gewährleistet sein.

Für Privatpersonen ist es meist sinnvoll, Kopien (Papier oder digital) von wichtigen Kontoauszügen anzulegen, um vor dem Verlust des einzigen Kontoauszugs zu schützen. Bei Kontoauszügen auf Thermopapier, die häufig aus Druckern in der Bankfiliale stammen, sind Kopien dringend empfohlen, da Thermopapier sehr anfällig für das Verblassen der Tinte ist.

Aufbewahrung bei Unternehmen

Die Aufbewahrung von Kontoauszügen bei Unternehmen unterliegt strikten Vorgaben und muss über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung den Vorgaben der GoBD folgen:

• Aufbewahrung im originalen Format
  Kontoauszüge müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie eingegangen sind: Digitale Kontoauszüge müssen digital aufbewahrt werden und gedruckte Kontoauszüge müssen in Papierform aufbewahrt werden, außer es wird ein zertifiziertes Verfahren zum ersetzenden Scannen durchgeführt.
• Unveränderbarkeit
  Kontoauszüge müssen unveränderbar und revisionssicher aufbewahrt werden.
• Lesbarkeit und Auswertbarkeit
  Kontoauszüge müssen so aufbewahrt werden, dass sie auch nach 8 Jahren lesbar sind und das Speicherformat weiterhin unterstützt und geöffnet werden kann.
• Vollständigkeit und Ordnung
  Die Kontoauszüge müssen lückenlos vorhanden sein, da ein Fehlbestand zu einer Beanstandung führt.
• Maschinelle Auswertbarkeit
  Bei einer digitalen Aufbewahrung muss gewährleistet werden, dass die Kontoauszüge les- und filterbar sind.

Um den Vorgaben bei der Aufbewahrung von Kontoauszügen gerecht zu werden, empfiehlt sich die Digitalisierung von Belegen und Kontoauszügen. Dabei können Unternehmen ihre Kontoauszüge auf unterschiedlichen Wegen digitalisieren:

• In-house: Wenn Unternehmen lediglich ein Backup ihrer gedruckten Kontoauszüge benötigen, können die Belege intern gescannt und digitalisiert werden. Jedoch handelt es sich hierbei meist nicht um Dateien, die den GoBD-Vorgaben gerecht werden, sondern um solche, die als internes Backup dienen.
• Scandienstleister: Scandienstleister bieten Unternehmen Lösungen, um die Digitalisierung von Kontoauszügen nach den Vorgaben der GoBD umzusetzen. Professionelle Dienstleister sind darauf spezialisiert, Belege in revisionssichere, maschinenlesbare und GoDB-konforme Dateien umzuwandeln, die in das digitale Dokumentenmanagement von Unternehmen integriert werden können.