Aufbewahrungsfrist von Kontoauszügen – Was ist zu beachten?
Kontoauszüge sind wichtige Dokumente: Sie ermöglichen, Zahlungsvorgänge nachzuvollziehen. Um Unregelmäßigkeiten sofort zu entdecken und gegebenenfalls Zahlungen zurückzufordern, sollte man die Kontoauszüge regelmäßig kontrollieren. Aber noch wichtiger ist, sie auch aufzubewahren. Denn für die Steuererklärung und andere bürokratische Vorgänge müssen Zahlungen später eventuell noch einmal nachgewiesen werden. Aber wer bewahrt die Kontoauszüge wie lange auf, und warum genau ist das so?
Aufbewahrungsfrist Kontoauszüge - Die wichtigsten Fragen & Antworten
Das ist unterschiedlich. Privatpersonen sollten Kontoauszüge für wenigstens drei Jahre aufbewahren. Danach können die Auszüge zumindest aus Sicht der Banken und des Steuerrechts entsorgt werden. Für Selbständige gilt eine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von zehn Jahren. Steuerberater und -beraterinnen empfehlen darüber hinaus, auch für privat geführte Konten aus verschiedenen Gründen die Kontoauszüge lieber für fünf Jahre aufzubewahren.
Eigentlich sollte das nicht passieren, aber bisweilen fehlt eben doch einmal ein Kontoauszug. Verloren, verlegt, wer weiß das schon so genau? Kontoauszüge kann man Nachordern. Das ist über Online-Banking möglich, wird aber von den meisten Menschen lieber am Schalter erledigt. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Banken wissen, wie genau das funktioniert. Der Service ist allerdings kostenpflichtig und wird normalerweise mit einem Euro bis drei Euro Gebühren berechnet.
Die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge läuft irgendwann aus, und dann müssen die Auszüge entsorgt werden. Und das sollte auf möglichst sicherem Weg erledigt werden, denn die Papiere enthalten sensible Daten. Es gibt mehrere Möglichkeiten:
- Kontoauszüge in kleine Schnipsel zerreißen oder zerschneiden.
- Kontoauszüge durch den Aktenvernichter jagen.
- Kontoauszüge im Ofen verbrennen.
Wer die Papiere verbrennen will, aber keinen Feuerofen oder Kamin besitzt, kann das auch in der Feuerschale im Garten oder im Grill tun. Bitte kein Steak auflegen, wenn die Kontoauszüge brennen! Außerdem sollte man darauf achten, dass keine Papierschnipsel und glühende Fetzen wegfliegen. Mit dem Papiermüll dürfen Kontoauszüge in ganzer Form auf keinen Fall entsorgt werden! Wer seine Kontoauszüge über einen Service wie ScanProfi behandeln lässt, bekommt noch einen besonderen Service geboten: Die Ordner, Akten und Dokumente werden nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vernichtet. Für alle, die das papierfreie Büro erstrebenswert finden, ist dieser Service natürlich ideal.
Am Serviceterminal der Banken können grundsätzlich Kontoauszüge der letzten vier Wochen ausgedruckt werden. Die Banken haben jedoch ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge und andere Daten: Zehn Jahre lang verwahren die Banken die Zahlungsnachweise. Allerdings entbindet das keinen Kunden und keine Kundin von der für den Konteninhaber geltende Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge.
Aufbewahrungsfrist Kontoauszüge: Erklärung
Warum gibt es überhaupt eine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge, und warum unterscheidet die sich je nach Fall? Kontoauszüge sind wichtige Dokumente, die Zahlungsvorgänge dokumentieren. Von gesetzlicher Seite her gibt es für Privatpersonen keine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge. Es spielt für die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge keine Rolle, ob die Kontoauszüge auf Papier ausgedruckt wurden oder nur in elektronischer Form vorliegen.
Enthalten Kontoauszüge Daten, die für die Steuererklärung relevant sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist für die Kontoauszüge von fünf Jahren. Denn fünf Jahre beträgt die Festsetzungsverjährung in Steuerangelegenheiten. Allerdings sollte man bedenken, dass die meisten Steuerbescheide heute unter dem Vorbehalt der Nachprüfung oder sogar nur vorläufig ergehen. Die Festsetzungsverjährung liegt auch in diesen Fällen bei fünf Jahren.
Für Unternehmen und Selbständige liegt diese Festsetzungsverjährung und damit die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszügebei zehn Jahren anstelle von fünf Jahren. An-, Ab- und Ummeldungen, Sozialversicherungsunterlagen, Außendienstabrechnungen, Bewirtungsbelege und Buchungsunterlagen sowie Entgeltlisten, Fahrtenbücher, Provisionsabrechnungen und viele weitere Unterlagen müssen Unternehmen und Selbständige ebenfalls für zehn Jahre aufbewahren – die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge ist logischerweise gleich lang.
Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge im Überblick
Wie lange muss wer nun welche Kontoauszüge genau aufbewahren?
| Privatpersonen | Selbständige und Unternehmen | Bei Grundstücksgeschäften & hierzu gehörenden Bauleistungen | Beim Kauf von technischen Geräten und anderen mit Gewährleistungen verbunden Produkten/Dienstleistungen |
| keine Pflicht | zehn Jahre | drei Jahre ratsam | keine Pflicht |
| allgemein angeraten drei Jahre | bei laufenden Verfahren auch länger | besser fünf Jahre | allgemein ratsam wenigstens so lange, wie wie die Gewährleistung besteht |
| besser fünf Jahre |
Aufbewahrungsfrist Kontoauszüge: Bei Unternehmen
Das für Unternehmen eine andere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge gilt, wurde bereits erwähnt. Die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge unterliegt nach §§ 257, 261 HGB Kaufleuten. Damit gemeint sind:
- Inhaber von Einzelunternehmen
- Personenhandelsgesellschaften
- Kapitalgesellschaften
Nach § 147 i V. m. §§ 140 ff AO legt fest, dass diese zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge auch für andere Unternehmen/Selbständige gilt:
- für land- und forstwirtschaftliche Betriebe
- für sonstige Gewerbetreibende
- für Selbständige
Selbständige sind nicht im Handelsregister eingetragen, sie haben ihre eigenen Richtlinien. Allerdings sind Selbständige und Freiberufler auch zur Buchführung (als Kleinunternehmen EÜR, ansonsten die normale Variante) verpflichtet. Dementsprechend gilt für sie die gleiche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge wie für Unternehmen.
Aufbewahrungsfrist Kontoauszüge: Bei Privatpersonen
Bei Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge. Im Prinzip obliegt das jedem und jeder Privatperson selbst, wie die Kontoauszüge gehandhabt werden. Allerdings können Garantieleistungen nur in Anspruch genommen werden, wenn es einen Zahlungsbelegt gibt – ist beispielsweise der Kassenbeleg vom Kauf der neuen Heimkinoanlage nicht mehr auffindbar, kann das defekt gelieferte Gerät auch über den Kontoauszug zurückgegeben werden. Der Kontoauszug dient als Zahlungsbeleg, wenn nicht bar gezahlt wurde. Das bedeutet für Konsumenten zweierlei:
- Erstens sollte man sich bei technischen Geräten und dergleichen eher für Kartenzahlung entscheiden, weil mit dem Kontoauszug ein weiterer Zahlungsbelegt vorhanden ist.
- Zweitens sollten die Kontoauszüge so lange aufbewahrt werden, bis die Gewährleistung erlischt. Das sind bei manchen Geräten nur ein oder zwei Jahre, bei anderen aber auch zehn, zwanzig oder mehr Jahre. In seltenen Fällen geben Hersteller sogar eine lebenslange Garantie.
Eine weitere Ausnahme bilden Bauarbeiten und die damit verbunden Dienstleistungen und Materialkosten. Hier gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Kontoauszüge von drei Jahren.
So bewahren Sie Ihre Kontoauszüge sicher auf
Natürlich kann man der Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge Genüge tun und die kleinen Papierausdrucke in einem Ordner aufbewahren. Wer seine Unterlagen immer sicher verwahrt und als Ordnungsfanatiker genau weiß, was in welchem Ordner abgeheftet ist, fährt mit diesem Konzept gut. Die Tendenz geht aber immer mehr dahin, sich das Papier zu sparen. Unter dem Stichwort „papierfreies Büro“ bieten Kreditinstitute den digitalen Kontoauszug kostenlos an. Der wird auch in einem Ordner abgelegt und aufbewahrt, allerdings sollte das im Rahmen des Online-Banking am eigenen PC erfolgen.
Wer seine Kontoauszüge oder andere Akten digitalisieren möchte, findet das Service-Angebot von ScanProfi passend. Der Dienstleister digitalisiert eingesandte Kontoauszüge und ermöglicht so das Einhalten der Aufbewahrungsfrist für die Kontoauszüge, ohne dass die ganze Wohnung voller Aktenordner steht. Die Papierdrucke werden nach der Digitalisierung auf sichere und datenschutzrechtlich konforme Art und Weise vernichtet.
Zusammenfassung
Es gibt für Privatpersonen keine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge, bis auf eine Ausnahme: Wenn es um Bauleistungen, Dienstleistungen im Umfeld von Bau und Sanierung oder Materialkosten für den Bau geht, müssen auch Privatpersonen Kontoauszüge für wenigstens drei Jahre aufbewahren.
Trotzdem wird auch Privatpersonen eine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von drei, besser fünf Jahren nahegelegt. Dabei geht es um die Steuererklärung und die damit verbundenen Fristen, aber auch um Gewährleistungen für technische Geräte und/oder Dienstleistungen. Im Zweifelsfall sollte der Kontoauszug so lange aufbewahrt werden, wie die Gewährleistung gilt.
Unternehmen und Selbständige dagegen sind gesetzlich erfasst: Die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge liegt hier bei zehn Jahren. Das deckt sich mit den meisten anderen Dokumenten, die in einem Unternehmen anfallen und die ebenfalls mit einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist belegt sind.
Ist die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge verstrichen, müssen sie nicht sofort entsorgt werden. Es besteht keine Pflicht, die Dokumente nach zehn Jahren zu vernichten. In den Papiermüll gehören die Kontoauszüge auf keinen Fall. Sie sollten sicher vernichtet werden, also entweder durch den Schredder gehen oder verbrannt werden. Denn immerhin handelt es sich hierbei um sensibel Daten. Fehlt einmal ein Kontoauszug, kann der innerhalb von zehn Jahren beim betreffenden Kreditinstitut nachgeordert werden. Denn die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt auch für Banken.