Im Zuge der Digitalisierung wurde auch die digitale Personalakte eingeführt, welche das Archivieren von Personaldaten deutlich vereinfacht. Jedoch gibt es auch hier gewisse Anforderungen an die Aufbewahrung. Welche Aufbewahrungsfristen für Personalakten beachtet werden müssen, ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen relevant. Im folgenden Beitrag informieren wir Sie eingehend über die wichtigsten Vorgaben und Regelungen, sowohl für Schriftformen als auch digitale Formate.
Aufbewahrungspflicht Rechnungen „kurz erklärt“
Die Aufbewahrungsfristen der Personalakte sind abhängig vom Inhalt. Personalbezogene Daten haben meist eine Frist von 3 Jahren, während steuerrechtliche Unterlagen oft 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dokumente bezüglich des Rentenanspruchs dagegen sollten bis zum Eintreten der Rente aufbewahrt werden.
Definition: Aufbewahrungspflicht Rechnungen
Die Aufbewahrungsfristen einer Personalakte variieren entsprechend den einzelnen Dokumenten, welche sie beinhaltet. Arbeitsrechtliche Unterlagen haben in der Regel eine Frist von 3 Jahren, steuerrechtliche Dokumente dagegen von bis zu 6 Jahren. Unterlagen bezüglich der Rentenversicherung sollten dagegen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, bzw. bis der Rentenanspruch eintritt. Einzelne Angaben können von diesen generellen Aussagen abweichen, weshalb der Artikel im folgenden detailliertere Auskünfte über die Aufbewahrungsfristen einzelner Bestandteile einer Personalakte gibt.
Arbeitsrechtliche Unterlagen
Arbeitsrechtliche Unterlagen beinhalten alles rund um die Anstellung des Mitarbeiters und dessen Arbeitsverhältnis. Dazu zählen unter anderem Verträge, Arbeitsstundenaufzeichnungen und Bewerbungen.
- Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern können mit Einverständnis 3-6 Monate gespeichert werden. Für eine Überschreitung bis zu 2 Jahre muss eine separate Einwilligung erfolgen.
- Arbeitszeitaufzeichnungen von Werktagen mit über 8 Stunden müssen 2 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Arbeitszeugnis, Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, etc. haben keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Es gibt jedoch Fristen, innerhalb derer ein Arbeitnehmer Anspruch auf diese Dokumente erheben kann, im Normalfall 3 Jahre, für welche das Dokument dementsprechend aufbewahrt werden sollte.
- Allgemeine arbeitsrechtliche Dokumente haben oft eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren, während Gerichtsverfahren, Urteile, Klagen oder Vergleichsvereinbarungen 30 Jahre aufbewahrt werden sollten.
- Arbeitsentgelte und geleistete Arbeitsstunden mit Lohnabrechnung müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Bei einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ohne Entgeltfortzahlung ist eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr empfohlen. Mit Entgeltfortzahlung sollte eine Frist von 5 Jahren nach Erstattungsanspruch eingehalten werden.
- Dokumente über die betriebliche Altersvorsorge sollten 30 Jahre aufbewahrt werden.
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen
Für steuerliche Unterlagen gilt generell eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Jedoch gibt es auch hier einige Ausnahmefälle, wie bei Belegen, Abrechnungen oder Sonderzahlungen.
- Meldungen und Beiträge zur Sozialversicherung müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden.
- Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten, Lohnlisten, Gehaltsabrechnungen, sowie Unterlagen zu Sozialversicherungen, dem Solidaritätszuschlag und der Kirchensteuer können nach 6 Jahren vernichtet werden.
- Jegliche Art von Rechnungen unterliegt der Aufbewahrungsfrist für Belege und hat somit eine Frist von 8 Jahren seit dem 1.1.2025.
- Gehaltslisten und Belege für Sonderzahlungen, sowie Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern und Unterlagen zur Angestelltenversicherung müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Digitale Personalakte
Mit der Einführung der digitalen Personalakte, welche spätestens ab 2026 Pflicht ist, stellt sich nicht nur die Frage allgemeiner Aufbewahrungsfristen, sondern auch welche Dokumente in Schriftform erhalten bleiben sollten. Arbeitsverträge sollten beispielsweise immer auch als gedrucktes Dokument existieren, besonders bei befristeten Verträgen oder solchen mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten, aber auch unbefristete Verträge sollten in physischer Form archiviert werden. Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben sehen auch eine gedruckte Version vor, genauso wie Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung, beispielsweise bei Leihwägen, Schlüsseln oder Mobiltelefonen.
Zusammenfassung
Die Aufbewahrungsfristen einer Personalakte sind individuell für die einzelnen enthaltenen Dokumente festgelegt. So werden Bewerbungsunterlagen in der Regel 3-6 Monate aufbewahrt, Arbeitsaufzeichnungen von über 8 Stunden 2 Jahre und allgemeine arbeitsrechtliche Unterlagen wie Zeugnisse, Verträge, etc. für 3 Jahre. Die meisten Unterlagen zur Lohnsteuer und Sozialversicherung haben eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, während Rechnungen und Belege 8 Jahre aufbewahrt werden müssen. Gehaltslisten für Sonderzahlungen und Beitragsabrechungen sollten 10 Jahre verwahrt werden, Gerichtsverfahren und Dokumente zur Rentenversicherung sogar 30 Jahre.
Häufig gestellte Fragen
Die Aufbewahrungsfrist einer Personalakte hängt von den darin enthaltenen Dokumenten ab. Generell ist eine Aufbewahrung über 10 Jahre ratsam, wenn nicht jedes Dokument einzeln betrachtet wird, wobei Gerichtsverfahren und Unterlagen zur Rentenversicherung 30 Jahre aufbewahrt werden sollten.
Nein, eine Personalakte darf nicht direkt nach der Kündigung vernichtet werden, da alle Dokumente bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden müssen. Denn auch nach der Entlassung hat ein Arbeitnehmer ggf. noch Anspruch auf die Dokumente.
Ein Arbeitszeugnis hat eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren, genauso wie Arbeitsverträge und andere arbeitsrechtliche Unterlagen. Wird das Dokument über diesen Zeitraum hinaus benötigt, beispielsweise bei Arbeitsverträgen, beginnt die Frist erst nach deren Verfall, beispielsweise der Kündigung des Arbeitsverhältnisses.