Für Unternehmen gibt der Gesetzgeber im Steuerrecht durch die Abgabenordnung (AO) sowie im Handelsrecht durch das Handelsgesetzbuch (HGB) strenge Aufbewahrungsfristen vor. Häufig ist Privatpersonen jedoch nicht bewusst, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen auch privat eine Rolle spielen können. Diese sollen im folgenden Artikel im Kontext der Archivierung näher erläutert werden.
Aufbewahrungsfristen privat „kurz erklärt“
Die generelle Aufbewahrungsfrist im privaten Bereich beträgt 2 Jahre (nach § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG). Jedoch gibt es weitaus detailliertere Regelungen, abhängig von der Art des Dokuments und dessen Gültigkeitszeitraum.
Definition: Aufbewahrungsfristen privat
Private Aufbewahrungsfristen, obgleich sie offiziell nur 2 Jahre betragen, folgen einer breiten Variation an empfohlenen Aufbewahrungsperioden. Denn auch wenn es gesetzlich nicht mehr verpflichtend ist, kann die Speicherung gewisser Dokumente in vielen Fällen Vorteile haben.
Eine Aufbewahrungsfrist beginnt immer ab dem 1. Januar des Jahres nach der Ausstellung. Die Frist für Dokumente, welche im Jahr 2012 beispielsweise ausgestellt wurden, gilt dann ab dem 1.1.2013.
Lebenslang aufzubewahrende Unterlagen
Es gibt einige Unterlagen, welche keine Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen, dafür aber eine Aufbewahrungspflicht haben und über das gesamte Leben aufbewahrt werden sollten. Dazu zählen wichtige Dokumente zur Person oder Finanzen. Die folgende Liste führt all jene Unterlagen auf.
zur Person
- Geburts- oder Adoptionsurkunden
- Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse
- Ausweisdokumente (Personalausweis, Reisepass)
- Namensänderungsurkunden, Erbscheine
- Patientenverfügungen
- Unterlagen zu Aufenthalten in geschlossenen Einrichtungen, etwa Kinderheimen, Kliniken und Gefängnissen
- Zeugnisse (Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, relevante Arbeitszeugnisse, Empfehlungen)
- Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide
- Testamente (vorzugsweise allerdings beim Amtsgericht hinterlegt, nicht zu Hause)
- Ärztliche Unterlagen (da diese in Praxen nur 10 Jahre aufbewahrt werden)
zu Finanzen
- Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge zu Immobilien
- Belege zu größeren Anschaffungen wie Autos oder Uhren (solange sie in Besitz sind)
- Sparbücher, Aktien und Wertpapiere in Papierform
- Belege für Gegenstände aus der Hausratversicherung für Wertermittlung
zu Versicherungen
- Sozialversicherungsausweis
- Lebensversicherungspolicen
- Altersversorgung betreffend (Arbeitsverträge, Meldungen zur Sozialversicherung und Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit, im Falle von Arbeitslosigkeit)
Aufbewahrungsfristen privat
Auch wenn die Liste der lebenslang aufzubewahrenden Dokumente sehr lang erscheint, sind es meist nur Einzelstücke. Die größte Menge an Unterlagen sammelt sich auf andere Weise an und findet sich in der folgenden Aufzählung.
2 Jahre
- Handwerkerrechnungen (für den Fall von Gewährleistungsansprüchen)
- Quittungen, Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und Kassenbons (für Reklamation oder Verkauf; im besten Fall mit Originalverpackung)
3 Jahre
- Kontoauszüge und Überweisungen (als Anschaffungs- oder Mietnachweis)
- Verträge zu Abonnements (3 Jahre nach Kündigung)
- Versicherungspolicen (3 Jahre länger als Versicherungsdauer)
- Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise (3 Monate nach Ende des Mietverhältnisses)
4 Jahre
- Steuerunterlagen und Belege für das Finanzamt (v.a. bei Steuerbescheid mit Vorläufigkeitsvermerk)
6 Jahre
- Belege für das Finanzamt bei jährlich > 500.000 € Einkommen
- Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen als Eigentümer/Vermieter
10 Jahre
- Steuerunterlagen (empfohlen lebenslang)
- Selbstständige und Freiberufler: Steuerunterlagen und Finanzamt
- Röntgenbilder
30 Jahre
- Gerichtsurteile
- Gerichtliche Mahnbescheide
- Prozessakten
- Unterlagen zur Pfändung, Privatinsolvenz oder Kredit
Bei der Aufbewahrung von Dokumenten in ihrer physischen Form muss in jedem Fall die Lesbarkeit über die gesamte Dauer berücksichtigt werden. Vor allem Rechnungen auf Thermopapier können mit der Zeit an Lesbarkeit verlieren, aber auch andere Unterlagen sollten vor direkter Sonne und Feuchtigkeit geschützt werden. Ratsam ist deshalb, diese zu digitalisieren.
Gehaltsabrechnungen
Gehaltsabrechnungen bilden einen Spezialfall. Eigentlich können sie direkt nach der Kontrolle entsorgt oder gelöscht werden. Es gibt jedoch einige Argumente, warum sie länger aufbewahrt werden sollten. Zum einen sollten die letzten drei Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden, falls ein Kredit beantragt wird, als Nachweis für das Einkommen. Für Unterhaltsverfahren oder zur Beantragung von Wohngeld sind meist die letzten 12 Abrechnungen nötig. Zudem sollte der jährliche Lohnsteuerbescheid vollständig anhand der Gehaltsabrechnungen kontrolliert werden. In der Regel ist demnach eine Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen von einem Jahr empfehlenswert. Manche Quellen empfehlen sogar eine lebenslange Aufbewahrung, da sie als Nachweis für Rentenansprüche gelten können.
Zusammenfassung
Zusammenfassend ist zu sagen, dass die Aufbewahrungsfristen auch für Privatpersonen sehr stark variieren. Zudem gibt es Unterschiede zwischen den vorgegebenen 2 Jahren und weiteren Empfehlungen bzw. gesetzlichen Ausnahmen. Die folgende Grafik fasst alle wichtigen Dokumente unter den zugehörigen Aufbewahrungsfristen zusammen.
Häufig gestellte Fragen
Generell gilt eine Aufbewahrungsfrist privat von 2 Jahren, es gibt jedoch einige Ausnahmen oder Empfehlungen, welche die Einhaltung durchaus wert sein können. Eine Liste aller Aufbewahrungsfristen findest du in diesem Artikel.
Gehaltsabrechnungen haben eigentlich keine Aufbewahrungsfrist privat. Empfohlen sind jedoch 12 Monate, da sie für die Beantragung eines Kredits, für Unterhaltsverfahren, die Beantragung von Wohngeld oder schlichtweg für die Überprüfung des Lohnsteuerbescheids.
Rechnungen, Belege und Quittungen sollten mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Dies ist hilfreich für Reklamationen, Verkauf oder Garantie. Wenn eine Garantie besteht, sollte die Rechnung erst nach deren Ablauf entsorgt werden.
Versicherungsdokumente und weitere Unterlagen bezüglich des Lebens der Person gar nicht, wichtige Dokumente (Geburtsurkunde, Sterbeurkunde, …) empfohlen lebenslang, jedoch nicht zwingend nötig.