Datenarchivierung – Die besten Methoden für Zuhause & das Büro

Im Zuge der Digitalisierung und der Nutzung des Internets haben sich die gewerbliche, aber auch die private Buchhaltung und Datenarchivierung grundlegend geändert. Adressen werden nicht mehr in einem Karteisystem, sondern digital gespeichert. Papiere werden in digitalen Ordnern gesammelt und nicht mehr in einem Standordner aufbewahrt. Die Datenarchivierung geht zunehmend online.

Dies bedeutet auch, dass persönlich und sehr sensible Daten archiviert werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, bei der Datenarchivierung die Bestimmungen des Datenschutzes zu berücksichtigen. Darüber hinaus sollten Sie bereits frühzeitig ein System entwickeln, nach dem Sie die Daten sortieren und abrufen können. Nur dann können Sie von der digitalen Speicherung von Dokumenten wirklich profitieren und sicher gehen, dass die Aufbewahrungspflicht eingehalten wird.

Datenarchivierung – Ein Überblick

Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen sind verpflichtet, bestimmte Dokumente und damit die darin enthaltenen Daten zu archivieren. Dabei sind die Vorgaben der Datenarchivierung für Unternehmen ist deutlich strenger als für Privatpersonen.

Seit einigen Jahren ist es erlaubt, die Unterlagen auch digital zu archivieren und bei Bedarf zu vervielfältigen.

Gesetz zur Datenarchivierung (DSGVO)

Hinter dem Kürzel DSGVO verbirgt sich die Datenschutz-Grundverordnung. Dabei handelt es sich um ein Gesetz, das von der EU auf den Weg gebracht wurde und den Datenschutz, aber auch die Datenarchivierung innerhalb der EU einheitlich regeln soll.

Die daraus ergebenen (Neu-)Regelungen haben enormen Einfluss auf den Umgang mit Daten von Kunden in einem Unternehmen. Die Verordnung wurde im Jahre 2016 von allen Ländern der EU beschlossen. Sie ist seit dem 28. Mai 2018 in allen Staaten der EU gültig und vorgeschrieben.

Das Gesetz schreibt vor, dass Daten nicht mehr ohne die Einwilligung der betroffenen Person gespeichert werden soll. Grundsätzlich muss ein Einverständnis eingeholt werden. Dies gilt für jegliche Daten, die einen persönlichen Bezug zu einer Person oder zu einem Unternehmen haben.

In der Folge müssen Kunden, Patienten, Klienten und alle anderen Personen, die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, bei denen persönliche Daten verarbeitet werden, der Datenarchivierung zustimmen. In der Folge kam es besonders nach der Einführung des Gesetzes zu einer Flut von Unterschriftanforderungen und AGB-Änderungen.

Bei jeder neuen Speicherung der Daten muss die Genehmigung wieder eingeholt werden. Wenn eine Person diese Genehmigung nicht erteilt, kann dies beispielsweise im medizinischen Bereich dazu führen, dass der Patient nicht behandelt werden kann. Die neuen Vorschriften sind streng und sie schränken die Freiheit insbesondere in Unternehmen ein. Dennoch sind sie wichtig und nützlich, um dem Datenmissbrauch vorzubeugen.

Datenarchivierung im Unternehmen

In Unternehmen gibt es strenge Vorschriften, welche Daten gespeichert und auf Verlangen verschiedener Behörden präsentiert werden müssen. Dabei handelt es sich vorrangig um Unterlagen, die steuerlich relevant sind und die Buchhaltung betreffen, die von der Datenarchivierung betroffen sind.

Diese Unterlagen sollten idealerweise für einen Zeitraum von zehn Jahre, im Rahmen der gesetzlichen Datenarchivierung, eingespeichert werden. Aber auch Kundenkontakte gehören zu der verpflichtenden Datenarchivierung. Unternehmen sind daran interessiert, Kunden zu binden. Sie nutzen die Daten, um persönliche Angebote zu unterbreiten oder Probleme und Wünsche des Kunden bearbeiten zu können. Auch in diesem Bereich ist die Datenarchivierung sehr wichtig.

Der Kunde hat das Recht zu wissen, welche Daten von ihm Teil der Datenarchivierung werden. Unternehmen sind verpflichtet, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, dass er der Datenarchivierung widersprechen kann. Dies gilt vor allem für den Versand von Werbung. Kein Kunde muss sich unerwünschte Werbung gefallen lassen, und so kann er der Datenarchivierung widersprechen und seine Adresse aus dem Verteiler entfernen lassen.

Besonderheiten und Schwierigkeiten bei der Datenarchivierung in Unternehmen

Die Datenarchivierung in Unternehmen ist anspruchsvoll, weil es sich um sensible Daten handelt, die speziell gegen Verlust und gegen Diebstahl gesichert werden müssen. Als noch die klassischen Ordnersysteme verwendet wurden, war die Sicherung bei der Datenarchivierung deutlich einfacher. Die Ordner wurden in speziellen Räumen aufbewahrt, und nur bestimmte Mitarbeiter hatten einen Zutritt.

Bei der digitalen Datenarchivierung besteht die Gefahr, dass die Systeme abstürzen oder ein Defekt dazu führt, das die Daten nicht mehr lesbar sind. Eine doppelte Archivierung ist somit notwendig!

Darüber hinaus muss die Datenarchivierung so gestaltet sein, dass sich fremde Personen nicht einen unberechtigten Zugriff schaffen können, etwa indem sie das System hacken oder die Passwörter entschlüsseln. Viele Unternehmen investieren viel Geld in eine sichere Datenarchivierung, um diesen Eventualitäten vorzubeugen.

Methoden der Datenarchivierung

Die Methoden der Datenarchivierung sind sehr vielfältig, und viele Unternehmen entwickeln ein eigenes System, das sie nach und nach ausbauen. Grundsätzlich wird eine lokale Datenarchivierung von der Nutzung einer Cloud unterschieden.

Lokale Datenarchivierung: Bei der lokalen Datenarchivierung werden alle Daten auf einer oder auf mehreren Festplatten abgelegt. Diese befinden sich in der Hand von vertrauenswürdigen Mitarbeitern.

Cloud Datenarchivierung: Alternativ können auch sensible Daten auf sicheren Festplatten im Internet gespeichert werden. Diese werden als Cloud bezeichnet.

Der Vorteil liegt darin, dass sich das Unternehmen nicht selbst um die Datenarchivierung kümmern muss. Vielmehr zahlt es für die Dienstleistung. Außerdem ist der Abruf von jedem Ort der Welt möglich, an dem ein Internetzugang besteht. Insofern können mehrere berechtigte Mitarbeiter Zugang zu den Daten bekommen, ohne dass eine Festplatte an einen bestimmten Ort gebracht werden muss. Dies erleichtert die Datenarchivierung, aber auch die Nutzung der Daten enorm.

Verschiedene Strukturen der Datenarchivierung

Jedes Unternehmen kann selbst festlegen, welche Struktur es für die Datenarchivierung wählen möchte und welches passt:

Datenarchivierung nach Namen

• beliebteste Struktur für die Datenarchivierung
• muss oftmals erweitert werden
  durch z.B. Geburtstag

Sehr gängig ist die Datenarchivierung nach Namen. Diese werden alphabetisch geordnet und können über eine Suchfunktion einfach gefunden werden. Diese Datenarchivierung eignet sich besonders gut für Adressen. Bei vielen gleichen Namen muss aber eine Ergänzung (z.B. Geburtsdatum) hin zugefügt werden. Anderenfalls können Dateien nicht gefunden.

Datenarchivierung nach Datum

• selbsterklärend
• muss oftmals ergänzt werden
• perfekter Überblick für Fristen, Zeiträume etc.

Das Datum als Grundlage der Datenarchivierung ist empfehlenswert, wenn Rechnungen oder Dienstleistungen archiviert werden sollen. Hier ist der Name eher unerheblich, weil der Betrag der Rechnung und die Art der Ware oder Dienstleistung im Mittelpunkt stehen. Besonders gut ist diese Art der Datenarchivierung, wenn Sie Termine übersichtlich sortieren wollen.

 Datenarchivierung nach Barcode

• Schnelles System
• benötigt entsprechende Hardware
• muss ergänzt werden durch weitere Methoden der Datenarchivierung

Im Handel kann auch eine Datenarchivierung nach dem Barcode der jeweiligen Ware erfolgen. Ein Barcode ist mittlerweile auf allen Produkten, die in den Handel gelangen, standardmäßig vorhanden. Er dient der Erfassung durch Scannerkassen, die klassische manuelle Kassensysteme mittlerweile vollständig ersetzt haben. Selbstverständlich müssen zusätzliche Barcode-Lesegeräte angeschafft werden.

Datenarchivierung mit Hilfe einer Software

Viele Unternehmen, aber auch Privatpersonen entscheiden sich, die Datenarchivierung mithilfe einer Software vorzunehmen. Im Handel gibt es verschiedene Programme, die die Datenarchivierung sowohl in Unternehmen als auch in einem privaten Haushalt erleichtern.

Beim Kauf ist darauf zu achten, dass die Software den Sicherheitsanforderungen entspricht. Dies gilt vor allem dann, wenn die Software den PC oder Laptop mit dem Internet verbindet. In diesem Fall sollte die Datenarchivierung ausschließlich verschlüsselt erfolgen.

Vorteile der Datenarchivierung mit einer Software

Die Datenarchivierung mithilfe einer Software birgt verschiedene Vorteile, von denen nicht nur Unternehmen, sondern auch private Haushalte profitieren. Zu diesen Vorteilen gehören:

•  bessere Übersicht über den Datenbestand aufgrund einheitlicher Strukturen
•  schneller Abruf von Daten über die Suchfunktion möglich
•  schnellere Bearbeitung von Dokumenten
•  größtmögliche Sicherheit vor Datenverlust
•  direkter Zugang zum Internet für die einfache elektronische Übermittlung von Dokumenten

Mittlerweile entscheiden sich immer mehr Unternehmen, eine Datenarchivierung über eine Software vorzunehmen. Aber auch in der privaten Buchhaltung haben sich Softwarelösungen durchgesetzt. Sie helfen bei der Kontoführung oder bei der Abgabe der Steuererklärung.

Datenarchivierung in privaten Haushalten

Jeder Bürger hat die Pflicht, bestimmte Dokumente aufzubewahren. Dies gilt auch dann, wenn Sie als Arbeitnehmer beschäftigt sind oder bereits eine Rente beziehen.

Die Aufbewahrungspflicht gilt für steuerliche Dokumente und für Lohn-, Gehalts- und Rentenabrechnungen. Steuerliche Dokumente müssen drei Jahre nach dem Ablauf des Jahres, in dem sie erstellt wurden, aufbewahrt werden. Für Lohnabrechnungen gilt die gleiche Frist.

Viele Arbeitnehmer entscheiden sich jedoch, die Lohnabrechnungen dauerhaft aufzubewahren. Dies ist empfehlenswert, weil Sie auf diese Weise auch nach Jahrzehnten Ihr Arbeitsleben nachvollziehen können. Mitunter ist es notwendig, bei den Behörden entsprechende Angaben zu machen, etwa für die Ansprüche an eine Rente oder eine Versicherungsleistung. Die Lohnabrechnungen sind in diesem Fall sehr hilfreich.

Auch Kontoauszüge sollten Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die Datenarchivierung ist einfacher geworden, seit Kontoauszüge durch die Banken auf elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden. Die Aufbewahrung von Handwerkerrechnungen ist ebenfalls für einen Zeitraum von zwei Jahren empfehlenswert. So lange haben Sie einen Regressanspruch, den Sie oftmals nur anhand der Rechnung nachweisen können.

Gleiches gilt für Kaufbelege und Kassenbons. Archivieren Sie diese ebenfalls für einen Zeitraum von zwei Jahren nach dem Kauf, um im Falle eines Garantieanspruchs nachweisen zu können, zu welchem Datum und bei welchem Händler Sie die Ware erworben haben.
Kreditverträge sollten Sie im Rahmen der Datenarchivierung aufheben, bis die offene Forderung vollständig beglichen ist. Ferner ist es wichtig, dass Sie auch andere Verträge archivieren. Dazu gehören Mietverträge, Kaufverträge über Eigentum, aber auch Verträge, die Sie im privaten Bereich abschließen.

Datenarchivierung privat – von einem aufgeräumten Homeoffice profitieren

Privatpersonen profitieren von einer Datenarchivierung, denn auch hier ist ein schneller Abruf von Daten und ein rasches Auffinden von Dokumenten möglich. Als Privatperson sollten Sie darauf achten, von Anfang an Ordnung in Ihre Daten zu bringen.

Sorgen Sie für eine sichere Ablage, verschlüsseln Sie wichtige Daten und versehen Sie diese mit Schlagworten, um sie später schnell wieder aufzufinden.

Der Vorteil dieser Art der Datenarchivierung liegt in der enormen Zeitersparnis. Wenn Sie ein Dokument suchen, haben Sie dieses mit wenigen Klicks zur Hand.

Datenarchivierung privat – die bestehen Methoden

Für die private Datenarchivierung stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Entscheiden Sie sich für einen Weg, der Ihnen und Ihren Kenntnissen am meisten entspricht und behalten Sie diese Form der Datenarchivierung dann bei.

So bekommen Sie eine Routine bei der Ablage, der Verwaltung und dem Abruf der Daten und brauchen nicht viel Zeit in Ihre Datenpflege zu investieren. Die gängigsten Methoden der Datenarchivierung sind die Speicherung auf einer Festplatte oder im Internet.

Die wichtigsten Tipps für eine übersichtliche Datenarchivierung!

Egal ob Sie eine Datenarchivierung für das Büro planen, Ihr Homeoffice Zuhause updaten wollen oder Ihre aktuelle Datenarchivierung verbessern wollen. Sie sollten unbedingt folgende Dinge beachten:

1. System schaffen und von Anfang an beibehalten
2. sensible Daten verschlüsseln
3. wichtige Daten doppelt sichern (Festplatte & Cloud)
4. Dateien mit Schlagwörtern versehen um besser Dateien zu finden
5. Register erstellen (Nach Name, Datum, Ort, Barcode etc.)
6. nur vertrauten Personen Zugang zu den Daten gewähren