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In vielen Unternehmen ist das Dokumentenchaos noch Alltag, weshalb Informationen schwer auffindbar sind und Compliance-Vorgaben schnell zur Herausforderung werden. Eine moderne Dokumentenmanagement-Software schafft hier Abhilfe. Sie hilft, Dokumente zentral zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und rechtssicher zu archivieren. Dieser Beitrag erklärt, wie eine solche Software funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie Unternehmen die passende Lösung finden.
Dokumentenmanagement-Software „kurz erklärt“
Dokumentenmanagement-Software vereinfacht die Arbeit mit digitalen Dokumenten erheblich. Alle Dateien lassen sich zentral speichern, intelligent katalogisieren und schnell wiederfinden. Das sorgt für mehr Übersicht, Sicherheit und Effizienz im gesamten Unternehmen.
Definition: Dokumentenmanagement-Software
Mithilfe einer Dokumentenmanagement-Software lassen sich Dokumente zentral erstellen, bearbeiten, verteilen, archivieren und gezielt durchsuchen. Über Schnittstellen werden sie nahtlos in bestehende Prozesse integriert, sodass benötigte Informationen jederzeit schnell verfügbar sind und der Suchaufwand deutlich sinkt.
Einige dieser Dokumentenmanagement-Software sind zudem mobil nutzbar und ermöglichen den sicheren Zugriff auf Dokumente auch von unterwegs. Sie bilden die Grundlage für eine effiziente und revisionssichere digitale Archivierung, ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmensorganisation und gesetzlicher Compliance-Anforderungen.
Dokumentenmanagement-System vs. Dokumentenmanagement-Software
Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einen klaren Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einer Dokumentenmanagement-Software.
Ein DMS bezeichnet das Gesamtsystem zur digitalen Verwaltung von Dokumenten, also die Kombination aus Software, Hardware, Prozessen und organisatorischen Richtlinien, die sicherstellt, dass Dokumente im Unternehmen effizient erfasst, gespeichert und bereitgestellt werden.
Die Dokumentenmanagement-Software hingegen ist die Softwarekomponente innerhalb dieses Systems. Sie bildet die Benutzeroberfläche, über die Dokumente hochgeladen, verschlagwortet, freigegeben und archiviert werden.
Funktionsweise
Eine Dokumentenmanagement-Software dient der zentralen Erfassung, Speicherung und Verwaltung digitaler Dokumente. Sie bildet den technischen Kern des Dokumentenmanagements und sorgt dafür, dass Informationen jederzeit auffindbar, nachvollziehbar und revisionssicher archiviert sind.
Die Software verarbeitet unterschiedliche Dateiformate, von Textdokumenten, Tabellen und PDFs bis hin zu E-Mails, Bildern oder gescannten Unterlagen. Jedes Dokument wird mit Metadaten und Schlagworten versehen und so eindeutig identifizierbar.
Je nach System werden die Daten in einer Datenbank oder im Filesystem gespeichert. Über Berechtigungen wird geregelt, wer Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Änderungen werden automatisch versioniert, sodass der gesamte Bearbeitungsverlauf nachvollziehbar bleibt.
Die wichtigsten Schritte im Überblick:
- Erfassen: Dokumente werden digitalisiert oder automatisch importiert.
- Klassifizieren: Schlagworte, Kategorien und Metadaten werden vergeben.
- Speichern: Ablage in Datenbank oder Filesystem.
- Verwalten: Zugriffsrechte steuern, Versionen verwalten.
- Archivieren: Abgeschlossene Dokumente werden revisionssicher gespeichert.
Moderne Dokumentenmanagement-Softwarelösungen unterstützen zudem OCR-Texterkennung, automatische Verschlagwortung und digitale Workflows, um wiederkehrende Prozesse zu automatisieren und den Verwaltungsaufwand zu minimieren.
Ziele
Die Einführung einer Dokumentenmanagement-Software verfolgt ein zentrales Ziel: Informationen im Unternehmen effizienter, sicherer und nachhaltiger zu verwalten. Sie ersetzt papierbasierte oder unstrukturierte Ablagesysteme durch eine zentrale digitale Lösung, die Prozesse beschleunigt und Transparenz schafft.
Wesentliche Ziele im Überblick:
| Ziel | Beschreibung |
| Alle Dokumente sind zentral gespeichert, schnell auffindbar und können parallel bearbeitet werden. | |
| Sicherheit | Zugriffskontrollen und Verschlüsselung schützen sensible Unternehmensdaten. |
| Compliance | Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, GoBD). |
| Reduzierung von Papierverbrauch und physischen Archivräumen. |
Darüber hinaus trägt eine moderne Dokumentenmanagement-Software dazu bei, Wissenssilos aufzubrechen und die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu verbessern. Alle relevanten Informationen stehen standortübergreifend zur Verfügung, unabhängig davon, ob im Büro oder im Homeoffice gearbeitet wird.
Vorteile & Herausforderungen
Die Einführung einer modernen Dokumentenmanagement-Software bietet Unternehmen enorme Chancen, birgt aber auch Herausforderungen. Sie kann Abläufe deutlich effizienter gestalten, die Zusammenarbeit vereinfachen und rechtliche Anforderungen sicherstellen, erfordert jedoch zugleich klare Prozesse, Akzeptanz im Team und technisches Feingefühl.
Vorteile
Mit einer professionellen Lösung lassen sich alle elektronischen Dokumente zentral organisieren, sicher speichern und schnell wiederfinden. Dadurch profitieren Unternehmen von mehr Transparenz und Struktur in ihren Arbeitsabläufen.
Wichtige Vorteile im Überblick:
- Zentrale Dokumentenablage: Alle Dateien sind digital gespeichert, jederzeit zugänglich und leicht auffindbar.
- Effiziente Organisation: Kategorien, Schlagworte und Suchfunktionen erleichtern das Filtern und Sortieren von Dokumenten.
- Sichere Archivierung: Revisionssichere Speicherung nach GoBD-Richtlinien schützt vor Datenverlust und Audit-Risiken.
- Transparente Zusammenarbeit: Änderungen und Versionen bleiben nachvollziehbar, ideal für Teamarbeit und Freigabeprozesse.
- Zeit- & Kosteneinsparung: Reduzierter Papierverbrauch, weniger Suchzeiten und automatisierte Workflows steigern die Produktivität.
- Compliance & Datenschutz: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und GoBD.
Herausforderungen
Trotz der klaren Vorteile kann die Einführung einer Dokumentenmanagement-Software komplex sein. Ohne klare Planung, Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden werden Potenziale oft nicht vollständig ausgeschöpft.
| Beschreibung | Lösung | |
| Mitarbeitenden- akzeptanz |
Neue Arbeitsweisen stoßen oft auf Skepsis oder Unsicherheit. |
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| Datenmigration | Bestehende Dateien und Verzeichnisse müssen strukturiert übernommen werden. |
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| Prozessanpassung | Workflows müssen an digitale Abläufe angepasst werden. |
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| Technische Integration | Die Software muss reibungslos mit bestehenden Systemen kommunizieren. |
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| Schulungsaufwand | Ohne fundierte Einführung wird die Software ineffizient genutzt. |
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Kernfunktionen
Eine Dokumentenmanagement-Software bündelt alle wichtigen Funktionen, um digitale Dokumente effizient zu verwalten. Sie ermöglicht das Erfassen, Speichern, Bearbeiten und Wiederfinden von Dateien innerhalb eines zentralen Systems.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Dokumentenerfassung: Dateien aus E-Mails, Scans oder anderen Quellen lassen sich direkt importieren.
- Verschlagwortung und Suche: Durch automatische Indexierung und Volltextsuche sind Dokumente in Sekunden auffindbar.
- Versionierung: Änderungen werden nachvollziehbar gespeichert, ältere Versionen bleiben erhalten.
- Rechteverwaltung: Zugriff und Bearbeitung können gezielt nach Rollen oder Abteilungen gesteuert werden.
- Workflows: Freigaben, Prüfungen und Benachrichtigungen laufen digital und automatisiert ab.
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden unveränderbar gespeichert und entsprechen rechtlichen Vorgaben.
Damit bildet die Software die Grundlage für strukturierte, transparente und rechtssichere Dokumentenprozesse im Unternehmen.
Arten
Auf dem Markt gibt es heute zahlreiche Arten von Dokumentenmanagement-Software, die sich in ihrer Bereitstellung und Funktionsweise unterscheiden. Grundsätzlich lassen sich drei Hauptmodelle unterscheiden: Cloud, On-Premises und Hybrid-Lösungen.
Die folgende Übersicht vergleicht die drei Software-Modelle miteinander:
| Art | Beschreibung | Vorteile | Nachteile |
| Cloud-Software | Wird über das Internet bereitgestellt; Zugriff von überall. |
✔ Automatische Updates ✔ Skalierbar |
✖ Abhängigkeit vom Anbieter ✖ Datenschutzfragen |
| On-Premises Software | Installation auf den eigenen Servern im Unternehmen. | ✔ Hohe Datensicherheit ✔ Volle Kontrolle ✔ Individuell anpassbar |
✖ Höhere Anfangsinvestition |
| Hybrid-Lösungen | Kombination aus Cloud- und lokaler Speicherung. | ✔ Flexibel Umstieg auf Cloud |
✖ Etwas komplexere Administration |
Beliebte Dokumentenmanagement-Software
DocuWare
✔ Gesetzeskonforme Archivierung nach GoBD
✔ Automatisierte E-Mail-Erfassung und Workflows
DocuWare steht für eine sichere, revisionskonforme Archivierung. Die Dokumentenmanagement-Software lässt sich leicht in bestehende Office-Umgebungen integrieren und reduziert Verwaltungsaufwand und Suchzeiten deutlich.
Amagno
✔ Automatische E-Mail- und Dokumentenerfassung
✔ Flexibles Preismodell
✖ Eingeschränkte mobile Nutzung
Amagno digitalisiert Geschäftsprozesse und unterstützt die automatische Dokumentenklassifizierung. Besonders attraktiv für KMU, die eine skalierbare Lösung mit klarer Benutzeroberfläche suchen.
ELOoffice / ELOprofessional / ELOenterprise
✔ Einfache Bedienung und mobile Nutzung
✔ Skalierbare Produktfamilie für jede Unternehmensgröße
✖ Premiumfunktionen nur in höheren Versionen
ELO bietet modulare Lösungen, von der Einsteiger-Software ELOoffice bis zu ELOenterprise für große Organisationen. Alle Varianten ermöglichen eine rechtssichere Archivierung und strukturierte Ablage elektronischer Akten.
Doxis4
✔ Höchste Datensicherheit
✖ Kein gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten
Doxis4 ist eine Enterprise-Lösung mit Fokus auf Sicherheit und Integration. Sie bietet mehrsprachige Benutzeroberflächen, komplexe Workflow-Steuerung und revisionssichere Dokumentenablage.
Alfresco
✔ Kostenlose Open-Source-Version verfügbar
✔ Mobile Apps für iOS & Android
✖ Kein Support in der Gratisversion
Alfresco ist eine hybride Dokumentenmanagement-Software, die sich sowohl lokal als auch in der Cloud betreiben lässt. Sie eignet sich für Unternehmen, die ihre IT-Struktur individuell anpassen, aber gleichzeitig volle Kontrolle über sensible Dokumente behalten möchten.
ecoDMS
✔ Für Unternehmen und Privatanwendende geeignet
✔ Lizenzkosten nur bei Supportbedarf
ecoDMS ist eine kostengünstige, plattformübergreifende Lösung mit automatischer E-Mail-Erfassung. Besonders beliebt bei Selbstständigen und kleinen Betrieben, die ein einfaches, aber rechtssicheres Archivsystem benötigen.
Open Source-Lösungen
Neben kommerzieller Dokumentenmanagement-Software, die häufig Lizenz- und Servicegebühren umfasst, stehen auch Open-Source-Lösungen zur Verfügung. Diese Software-Modelle sind in der Regel kostenlos oder kostengünstig und werden von einer Community aus Entwicklern und Unternehmen weiterentwickelt.
Open-Source-Software ist besonders interessant für Organisationen, die individuelle Anpassungen wünschen oder ihre IT-Struktur eigenständig betreiben möchten. Gleichzeitig erfordert sie jedoch ein gewisses Maß an technischem Know-how und interner IT-Ressourcen, da kein klassischer Herstellersupport vorhanden ist.
Vor- und Nachteile
Vorteile und Nachteile von Open-Source-Dokumentenmanagement-Software sind:
| Vorteile | Nachteile |
| ✔ Keine Lizenzkosten | ✖ Kein direkter Herstellersupport |
| ✔ Anpassbar an individuelle Anforderungen | ✖ Einrichtung und Wartung erfordern IT-Fachkenntnisse |
| ✔ Transparenter Quellcode | ✖ Schnittstellen funktionieren nicht immer „out of the box“ |
| ✔ Aktive Community-Unterstützung | ✖ Mögliche Kompatibilitätsprobleme mit Drittsystemen |
Beliebte Open-Source-Dokumentenmanagement-Software
✔ Kostenlos und erweiterbar
✔ Zugriff über Web und Mobile Apps
✖ Kein offizieller Support in der Community-Version
Alfresco zählt zu den bekanntesten Open-Source-DMS-Lösungen.
Die Community Edition bietet Kernfunktionen wie Dokumentenablage, Versionierung und Berechtigungsverwaltung.
Unternehmen können die Software lokal oder in der Cloud betreiben und nach Bedarf erweitern.
✔ Umfangreiche Metadatenverwaltung
✔ API für Integration in ERP- oder CRM-Systeme
✖ Komplexe Einrichtung und Administration
OpenKM richtet sich an Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung flexibel gestalten möchten.
Die Software unterstützt OCR, Versionierung und Workflow-Automatisierung.
Dank offener Schnittstellen lässt sie sich in bestehende IT-Landschaften integrieren.
✔ Benutzerfreundliche Oberfläche
✔ Mehrsprachige Unterstützung
✖ Einige Funktionen nur in Enterprise-Version
LogicalDOC kombiniert einfache Bedienung mit leistungsstarken Funktionen wie Volltextsuche und Zugriffskontrolle.
Ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die eine stabile, wartungsarme Open-Source-Lösung suchen.
✔ Projekt- und Dokumentenmanagement in einer Plattform
✔ Zusammenarbeit mit Teams und externen Partnern möglich
✖ Einige Funktionen kostenpflichtig in der Cloud-Version
Feng Office (ehemals OpenGoo) geht über klassische DMS-Funktionen hinaus und verbindet Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement.
Besonders nützlich für Agenturen oder projektorientierte Unternehmen.
✔ Einfache Bedienung
✔ Mobile Nutzung möglich
✖ Keine aktive Weiterentwicklung mehr
KnowledgeTree war eine der ersten populären Open-Source-DMS-Lösungen.
Obwohl die Entwicklung eingestellt wurde, wird die Software noch in einigen Organisationen weiterverwendet und gilt als Basis für spätere Projekte im Open-Source-Bereich.
Privathaushalte
Auch privaten kann sich der Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software lohnen, insbesondere für Selbstständige, Freiberufler oder Personen, die ihre Unterlagen strukturiert digital verwalten möchten. Im Gegensatz zu komplexen Unternehmenslösungen steht hier eine einfache Bedienung und Übersicht im Vordergrund.
Wann sich Dokumentenmanagement für Privathaushalte lohnt:
- Wenn regelmäßig Rechnungen, Steuerunterlagen oder Versicherungsdokumente digital verwaltet werden.
- Wenn du mehrere Geräte nutzt (z. B. Laptop, Smartphone, Tablet) und überall Zugriff auf deine Unterlagen brauchst.
- Wenn du Zeit sparen willst, statt ständig nach PDF-Rechnungen oder Belegen zu suchen.
Geeignete Dokumentenmanagement-Software für Privatpersonen sind:
- ecoDMS: Günstige, plattformübergreifende Lösung mit automatischer Klassifizierung
- DEVONthink (macOS): KI-gestützte Sortierung, ideal für Apple-Nutzende
- TMS Archiv: Browserbasiert, einfache Verwaltung ohne Installation
Für Privatanwendende zählt vor allem Ordnung statt Automatisierung. Eine leichte Dokumentenmanagement-Software spart Zeit, schafft Überblick und macht Papierordner überflüssig.
Auswahlkriterien
Die Wahl der passenden Dokumentenmanagement-Software hängt von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Auch bei einem rein informativen Vergleich lohnt sich ein Blick auf die wichtigsten Kriterien, die über Effizienz und Sicherheit entscheiden:
Wichtige Auswahlkriterien:
-
Skalierbarkeit
Die Software sollte mit dem Unternehmen wachsen können, in Nutzerzahl, Datenvolumen und Funktionsumfang. -
Sicherheit
Verschlüsselung, Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung sind entscheidend für den Datenschutz. -
Schnittstellen
Gute Lösungen lassen sich problemlos in bestehende Systeme wie ERP, CRM oder E-Mail-Programme integrieren. -
Compliance
Die Software sollte GoBD- und DSGVO-konform arbeiten, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. -
Support & Updates
Regelmäßige Aktualisierungen und ein erreichbarer technischer Support sichern den stabilen Betrieb.
Eine strukturierte Auswahl reduziert langfristig den Aufwand und sorgt dafür, dass die Software optimal zu den internen Prozessen passt.
Trends & Weiterentwicklung
Der Markt für Dokumentenmanagement-Software entwickelt sich stetig weiter. Neue Technologien machen die Verwaltung von Dokumenten nicht nur effizienter, sondern auch sicherer und nachhaltiger.
Aktuelle Entwicklungen:
- Künstliche Intelligenz (KI): Automatische Klassifizierung und Verschlagwortung erleichtern die Organisation großer Datenmengen.
- Automatisierte Workflows: Freigabeprozesse und wiederkehrende Aufgaben laufen zunehmend selbstständig im Hintergrund.
- Cloud-Native Lösungen: Immer mehr Anbieter setzen auf vollständig cloudbasierte Architekturen, um flexible Skalierbarkeit und ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen.
- Nachhaltigkeit: Digitale Archivierung ersetzt papierbasierte Abläufe und trägt zur Ressourcenschonung bei.
- Mobiles Arbeiten: Mobile Apps und Browserzugänge machen Dokumente jederzeit verfügbar, auch außerhalb des Büros.
Diese Trends zeigen, dass Dokumentenmanagement-Software zunehmend zum zentralen Bestandteil moderner digitaler Infrastrukturen wird.
Häufig gestellte Fragen
Eine Dokumentenmanagement-Software ist ein Programm, mit dem digitale Dokumente zentral gespeichert, organisiert, durchsucht und archiviert werden können. Sie sorgt für mehr Übersicht, schnelleren Zugriff und sichere Aufbewahrung aller Dateien.
Eine Dokumentenmanagement-Software spart Zeit und Platz, verbessert die Datensicherheit und sorgt für strukturierte Abläufe. Dokumente lassen sich schnell finden, gemeinsam bearbeiten und revisionssicher archivieren.
Ja. Besonders Cloud-Lösungen und Open-Source-Varianten bieten einen einfachen Einstieg, ohne hohe Anschaffungskosten oder komplexe IT-Strukturen.
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagement-Software, darunter Cloud-Lösungen, On-Premises-Programme und Hybridmodelle. Bekannte Beispiele sind DocuWare, Amagno, ecoDMS, ELOoffice und Alfresco. Die Wahl hängt von den Anforderungen und der Unternehmensgröße ab.
Künstliche Intelligenz, automatisierte Workflows, Cloud-Native-Architekturen und mobile Zugriffe gelten als die wichtigsten Innovationstreiber. Sie machen das Dokumentenmanagement effizienter und flexibler.