Kontoauszüge sind wichtige Dokumente: Sie ermöglichen es, Zahlungsvorgänge nachzuvollziehen. Um Unregelmäßigkeiten sofort zu entdecken und gegebenenfalls Zahlungen zurückzufordern, sollte man die Kontoauszüge regelmäßig kontrollieren. Aber noch wichtiger ist, sie auch aufzubewahren. Doch wie lange gilt die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge und warum genau ist das so?
Aufbewahrungsfrist Kontoauszüge „kurz erklärt“
Privatpersonen sollten alte Kontoauszüge mindestens 4 Jahre aufbewahren, um bei Bedarf Auszüge als Belege für das Finanzamt oder Nachweise für Garantien und Verträge vorlegen zu können.
Selbstständige und Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Kontoauszüge 10 Jahre aufzubewahren, gemäß den Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuchs (HGB). Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Auszug erstellt wurde.
Definition: Aufbewahrungsfrist Kontoauszüge
Kontoauszüge dokumentieren finanzielle Transaktionen und dienen als wichtige Nachweise, etwa gegenüber dem Finanzamt, Vertragspartnern oder Banken. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge unterscheidet sich je nach Verwendungszweck und Personengruppe:
Für Privatpersonen besteht keine gesetzliche Pflicht, Kontoauszüge aufzubewahren. Dennoch empfiehlt es sich, sie mindestens vier Jahre lang aufzubewahren, insbesondere, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthalten oder zur Reklamation von Zahlungen dienen könnten.
Bei steuerrelevanten Inhalten, z. B. bei vermieteten Immobilien oder Selbstanzeigen, beträgt die empfohlene Aufbewahrungsfrist fünf Jahre, da dies der steuerlichen Festsetzungsverjährung entspricht (§ 169 AO). Diese Frist gilt auch, wenn Steuerbescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen.
Für Unternehmen und Selbstständige gelten zehn Jahre Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge (§§ 147 AO, 257 HGB). Sie zählen zu den Buchungsunterlagen und müssen ebenso lange aufbewahrt werden wie Rechnungen, Fahrtenbücher oder Bewirtungsbelege.
Ob die entsprechenden Kontoauszüge in Papierform oder digital gespeichert sind, spielt keine Rolle, wichtig ist die vollständige, unveränderte und prüfbare Archivierung.
Wie lange aufbewahren
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die empfohlenen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge, je nach Anwendungsfall und Personengruppe:
| Situation | geschäften & hierzu gehörenden Bauleistungen |
Beim Kauf von technischen Geräten und anderen Produkten/Dienstleistungen |
||
| Keine Pflicht | Zehn Jahre | Keine Pflicht | Keine Pflicht | |
| Empfohlene Mindestdauer | Allgemein angeraten: drei Jahre | Bei laufenden Verfahren auch länger | Drei Jahre ratsam | Wenigstens so lange, wie die Gewährleistung besteht |
| Empfohlene maximale Dauer | Besser fünf Jahre | Zehn Jahre | Besser fünf Jahre | Abhängig vom Produkt: meist zwei bis fünf Jahre |
Was tun, wenn Kontoauszüge verloren gegangen sind?
Sollten Kontoauszüge nicht mehr auffindbar sein, ist das meist kein Grund zur Sorge. Banken sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Kontoauszüge zehn Jahre lang aufzubewahren (§ 147 AO). Innerhalb dieser Frist können Privatpersonen wie Unternehmen Kontoauszüge bei ihrer Bank nachbestellen, oft kostenpflichtig, aber problemlos. Bei Online-Konten lassen sich viele Auszüge auch im digitalen Postfach erneut abrufen.
Bei Unternehmen
Dass für Unternehmen eine andere gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge gilt, wurde bereits erwähnt. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge unterliegt nach §§ 257, 261 HGB Kaufleuten. Damit gemeint sind:
- Inhaber von Einzelunternehmen
- Personenhandelsgesellschaften
- Kapitalgesellschaften
Nach § 147 i V. m. §§ 140 ff AO legt fest, dass diese zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge auch für andere Unternehmen/Selbstständige gilt:
- für land- und forstwirtschaftliche Betriebe
- für sonstige Gewerbetreibende
- für Selbstständige
Selbstständige sind nicht im Handelsregister eingetragen, sie haben ihre eigenen Richtlinien. Allerdings sind Selbstständige und Freiberufler auch zur Buchführung (als Kleinunternehmen EÜR, ansonsten die normale Variante) verpflichtet. Dementsprechend gilt für sie die gleiche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge wie für Unternehmen.
Bei Privatpersonen
Für Privatpersonen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge. Jeder kann grundsätzlich selbst entscheiden, wie lange er Kontoauszüge aufbewahrt. Dennoch gibt es gute Gründe, sie nicht vorschnell zu entsorgen.
Ein wichtiger Aspekt: Zahlungsnachweise für Garantie- oder Gewährleistungsansprüche. Geht z. B. ein technisches Gerät wie ein Fernseher oder eine Heimkinoanlage ist kaputt und der Kassenbon ist nicht mehr vorhanden, kann ein Kontoauszug als Zahlungsnachweis dienen, vorausgesetzt, die Zahlung erfolgte bargeldlos.
Daraus ergeben sich zwei Empfehlungen zur Aufbewahrungsfrist von Kontoauszügen für Verbraucher:
- Technische Geräte und dergleichen sollte man eher mit Karte zahlen, weil mit dem Kontoauszug ein weiterer Zahlungsbeleg vorhanden ist.
- Kontoauszüge so lange aufbewahren, bis die Gewährleistung erlischt. Das sind bei manchen Geräten nur ein oder zwei Jahre, bei anderen aber auch zehn, zwanzig oder mehr Jahre. In seltenen Fällen geben Hersteller sogar eine lebenslange Garantie.
Eine Ausnahme bilden Bauarbeiten und die damit verbunden Dienstleistungen und Materialkosten. Hier gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von drei Jahren.
Sichere Aufbewahrung
Natürlich lässt sich die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge auch ganz klassisch erfüllen: Wer seine Auszüge in Papierform erhält, kann sie ordentlich in einem beschrifteten Ordner abheften. Ordnungsliebhaber mit einem durchdachten Ablagesystem kommen damit gut zurecht.
Doch der Trend geht klar in Richtung papierfreies Büro. Immer mehr Banken bieten digitale Kontoauszüge an, in der Regel kostenlos. Diese sollten idealerweise auf dem eigenen Rechner gespeichert und in einem strukturierten Ordnersystem archiviert werden. Wichtig ist dabei, dass die Dateien unverändert, vollständig und sicher gespeichert werden, am besten mit Backup.
Wer vorhandene Papierauszüge digitalisieren möchte, kann auf spezialisierte Dienstleister wie ScanProfi zurückgreifen. Der Service digitalisiert eingesandte Unterlagen und sorgt dafür, dass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch ohne überquellende Aktenordner erfüllt werden. Die Originale werden anschließend datenschutzkonform vernichtet – sicher und zuverlässig.
Zusammenfassung
Für Privatpersonen besteht grundsätzlich keine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge, außer bei Bauleistungen und damit verbundenen Kosten. In diesem Fall müssen die analogen oder digitalen Belege gesetzlich drei Jahre lang aufbewahrt werden.
Dennoch empfiehlt sich auch für Privatpersonen eine Aufbewahrung von mindestens drei bis fünf Jahren, etwa für Steuerzwecke oder als Nachweis bei Gewährleistungsansprüchen. Im Zweifel gilt: Kontoauszug so lange behalten, wie die Garantie besteht.
Unternehmen und Selbstständige dagegen sind gesetzlich erfasst: Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge liegt hier bei zehn Jahren. Das deckt sich mit den meisten anderen wichtigen Dokumenten, die in einem Unternehmen anfallen.
Nach Ablauf der Frist müssen Kontoauszüge nicht sofort entsorgt werden. Wer sie vernichtet, sollte jedoch auf datenschutzgerechte Entsorgung achten, also Schredder oder Verbrennung statt Papiermüll. Banken müssen Kontoauszüge ebenfalls zehn Jahre lang vorhalten, ein Nachfordern ist also grundsätzlich möglich.
Häufig gestellte Fragen
Die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge ist unterschiedlich: Privatpersonen sollten Kontoauszüge für wenigstens drei Jahre aufbewahren. Für Selbstständige gilt eine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von zehn Jahren. Steuerberater und -beraterinnen empfehlen darüber hinaus, auch für privat geführte Konten aus verschiedenen Gründen die Kontoauszüge lieber für fünf Jahre aufzubewahren.
Eigentlich sollte das nicht passieren, aber bisweilen fehlt doch einmal ein Kontoauszug. Verloren, verlegt, wer weiß das schon so genau? Kontoauszüge kann man nachordern. Das ist über Online-Banking möglich, wird aber von den meisten Menschen lieber am Schalter erledigt. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Banken wissen, wie genau das funktioniert. Der Service ist allerdings kostenpflichtig und wird normalerweise mit einem bis drei Euro Gebühren berechnet.
Die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge läuft eines Tages aus, und dann müssen die Auszüge entsorgt werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, wie beispielsweise in kleine Schnipsel zerreißen oder zerschneiden, durch den Aktenvernichter jagen oder im Ofen verbrennen.
Wer seine Kontoauszüge über einen Service wie ScanProfi behandeln lässt, bekommt noch einen besonderen Service geboten: Die Ordner, Akten und Dokumente werden nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vernichtet. Für alle, die das papierfreie Büro erstrebenswert finden, ist dieser Service natürlich ideal.
Am Serviceterminal der Banken können grundsätzlich Kontoauszüge der letzten vier Wochen ausgedruckt werden. Die Banken haben jedoch ebenfalls besondere Aufbewahrungspflichten für Kontoauszüge und andere Daten: Zehn Jahre lang verwahren die Banken die Zahlungsnachweise. Allerdings entbindet das keinen Kunden und keine Kundin von der für den Konteninhaber geltenden Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge.