Datenarchivierung – Für Unternehmen & Privatpersonen

Mit der fortschreitenden Digitalisierung haben sich die gewerbliche als auch die private Datenarchivierung grundlegend verändert. Immer häufiger erfolgt sie online, wodurch auch persönliche und sehr sensible Informationen betroffen sind. Umso wichtiger ist es deshalb, bei der digitalen Datenarchivierung die Vorgaben zum Datenschutz einzuhalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine sichere und revisionssichere Datenarchivierung gelingt und welche Konzepte sich dafür bewährt haben.

Definition: Datenarchivierung

Unter Datenarchivierung wird die langfristige und sichere Aufbewahrung von Information verstanden.  Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen sind verpflichtet, bestimmte Dokumente und damit die darin enthaltenen Daten zu archivieren. Dabei gelten für Unternehmen deutlich strengere Vorgaben als für Privatpersonen.

Entscheidend ist, dass die Archivierung ordentlich und revisionssicher erfolgt, also unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar. Nur so kann eine sichere Datenarchivierung gewährleistet werden.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, schon frühzeitig ein System zur Sortierung und Ablage zu entwickeln. Ein durchdachtes Ordnungskonzept sorgt dafür, dass Dokumente schnell auffindbar sind und die Aufbewahrungspflichten eingehalten werden.

Die folgende Übersicht zeigt wichtige Aspekte zur Datenarchivierung für Privatpersonen und Unternehmen:

Gesetzliche Vorgaben

Die gesetzlichen Vorgaben an die Datenarchivierung ergeben sich vor allem aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie aus nationalen Vorschriften wie der GoBD, dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Ziel dieser Regelwerke ist es, die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten einheitlich, nachvollziehbar und datenschutzkonform zu gestalten.

Die Anforderungen betreffen jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, von Kunden- und Patientendaten bis hin zu Geschäftsdokumenten. Auch Privatpersonen sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen wie beispielsweise Steuerbescheide aufzubewahren, allerdings mit weniger strengen Vorgaben.

Revisionssichere Datenarchivierung

Unter revisionssicherer Datenarchivierung versteht man die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Informationen, die jederzeit nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig ist. Revisionssicherheit bedeutet, dass gespeicherte Informationen nicht gelöscht oder nachträglich manipuliert werden können und bei Bedarf schnell auffindbar sind.

Die drei zentralen Anforderungen an Revisionssicherheit sind:

• Unveränderbarkeit: Daten dürfen nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden.
• Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion muss dokumentiert und überprüfbar sein.
• Verfügbarkeit: Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben.

Unternehmen sind verpflichtet, diese Vorgaben einzuhalten, um den gesetzlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO zu entsprechen. Nur eine revisionssichere Datenarchivierung schützt vor Compliance-Risiken, gewährleistet langfristige Datensicherheit und sorgt dafür, dass Informationen im Bedarfsfall schnell bereitstehen.

In Unternehmen

Für Unternehmen gelten besonders strenge Vorgaben, welche Daten archiviert und auf Verlangen von Behörden präsentiert werden müssen. Hauptsächlich betrifft dies steuerlich relevante Unterlagen, sowie Dokumente der Buchhaltung. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.

Darüber hinaus werden auch Kundendaten archiviert, etwa für Rechnungen, Verträge oder die Kundenbetreuung. Diese Daten dürfen allerdings nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben genutzt werden. Kunden haben jederzeit das Recht zu erfahren, welche Daten gespeichert werden, und können der Nutzung für Werbung widersprechen.

Diese Tabelle zeigt typische Unterlagen, die in Unternehmen archiviert werden müssen:

Die Datenarchivierung in Unternehmen ist anspruchsvoll, da es sich häufig um sensible Daten handelt, die vor Verlust, Defekten und Diebstahl geschützt werden müssen.

Als noch die klassischen Ordnersysteme verwendet wurden, war die Sicherung bei der Archivierung deutlich einfacher. Die Ordner wurden in speziellen Räumen aufbewahrt, und nur bestimmte Mitarbeiter hatten einen Zutritt. Die digitale Datenarchivierung bringt neue Risiken mit sich.

Typische Herausforderungen sind:

• Systemausfälle und Defekte: Daten können unlesbar werden, wenn keine redundante Speicherung erfolgt.
• Cyberangriffe: Hacker oder Schadsoftware können unberechtigten Zugriff auf Archive ermöglichen.
• Zugriffsrechte: Nur autorisierte Personen dürfen Zugang haben, Passwörter und Verschlüsselungen sind entscheidend.
• Kosten: Unternehmen müssen in sichere IT-Infrastrukturen und Backup-Lösungen investieren.

Eine sichere Datenarchivierung erfordert daher technische Maßnahmen wie Backups, Verschlüsselung und klare Zugriffsregelungen, um Revisionssicherheit und langfristige Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Privatpersonen

Jede Privatperson ist verpflichtet, bestimmte Dokumente aufzubewahren, unabhängig davon, ob sie Arbeitnehmer, Rentner oder selbstständig ist. Besonders wichtig sind dabei steuerlich relevante Unterlagen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Verträge.

Für die folgenden Dokumente gelten empfohlene Aufbewahrungsfristen:

Auch im privaten Bereich bringt eine strukturierte Datenarchivierung viele Vorteile. Dokumente lassen sich schneller finden, wichtige Daten bleiben geschützt und das Homeoffice wirkt aufgeräumt.

Tipps für eine effiziente private Datenarchivierung:

• Ordnung schaffen: Von Beginn an eine klare Ordner- und Dateistruktur anlegen.
• Sicherheit erhöhen: Wichtige Dateien verschlüsseln und regelmäßig sichern.
• Wiederauffindbarkeit verbessern: Dokumente mit Schlagworten oder Kategorien versehen.

Konzepte

Grundsätzlich lassen sich zwei zentrale Konzepte unterscheiden: lokale Archivierung auf eigenen Speichermedien und Cloud-Archivierung im Internet. Beide Methoden eignen sich sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen, je nach Anforderungen, Budget und technischem Wissen.

Strukturen

Unternehmen und Privatpersonen können die Struktur ihrer Datenarchivierung frei wählen, je nach Art der Dokumente und Anforderungen. Die gängigsten Strukturen sind:

Software

Viele Unternehmen, aber auch Privatpersonen entscheiden sich, die Datenarchivierung mithilfe einer Software vorzunehmen oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzusetzen. Solche Lösungen schaffen Ordnung, erhöhen die Sicherheit und erleichtern den Zugriff auf wichtige Unterlagen.

Beim Einsatz ist entscheidend, dass die Software den aktuellen Sicherheitsanforderungen entspricht. Dies gilt vor allem bei Software mit Internetanbindung, in diesem Fall sollte die Datenarchivierung ausschließlich verschlüsselt erfolgen.

Die Datenarchivierung mithilfe einer Software birgt verschiedene Vorteile, von denen nicht nur Unternehmen, sondern auch private Haushalte profitieren. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Bessere Übersicht: Einheitliche Strukturen sorgen für klare Ablage und schnelle Wiederauffindbarkeit
• Schnelle Suche: Daten können per Suchfunktion in Sekunden gefunden werden
• Effiziente Bearbeitung: Dokumente lassen sich leichter organisieren, sortieren und weiterverarbeiten
• Hohe Sicherheit: Verschlüsselung und Backups schützen vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff
• Direkte Übermittlung: Elektronische Weitergabe von Dokumenten (z. B. Rechnungen, Verträge) möglich

Mittlerweile entscheiden sich immer mehr Unternehmen, eine Datenarchivierung über eine Software vorzunehmen. Aber auch in der privaten Buchhaltung haben sich Softwarelösungen durchgesetzt. Sie helfen bei der Kontoführung oder bei der Abgabe der Steuererklärung.

Die Abkürzung ELO steht für „Elektronischer Leitz-Ordner“. Sie ist eine der bekanntesten DMS-Lösungen zur Datenarchivierung in Deutschland, unter anderem durch die Integration in Office-Anwendungen, den Workflow-Funktionen und der revisionssicheren Archivierung.

ELO eignet sich besonders für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten strukturiert ablegen und schnell wiederfinden müssen.

Viele Unternehmen nutzen SAP als ERP-System. Über SAP ArchiveLink können Daten und Belege ausgelagert und revisionssicher archiviert werden.

SAP-Systeme entlasten das System, halten gesetzliche Aufbewahrungsfristen ein und integrieren ein externes Archivsystem. Es ist ideal für große Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen.

Tipps

Egal ob im Büro, im Homeoffice oder zur Optimierung bestehender Systeme, mit den folgenden Tipps gelingt eine sichere Datenarchivierung:

1. System schaffen und von Anfang an beibehalten.
2. Sensible Daten verschlüsseln.
3. Wichtige Daten doppelt sichern (Festplatte & Cloud).
4. Dateien mit Schlagwörtern versehen, um besser Dateien zu finden.
5. Register erstellen (Nach Name, Datum, Ort, Barcode etc.).
6. Nur vertrauten Personen Zugang zu den Daten gewähren.