Dokumente zu digitalisieren ist in der heutigen Zeit Standard. Wichtige Informationen und Dateien werden über digitale Kommunikation versandt, und was an analogen Medien bleibt, wird in der Regel zwangsläufig eingescannt. So ergeht es auch den Akten, beispielsweise der elektronischen Patientenakte, aber auch anderen Formen der Datenarchivierung. Dieser Artikel fasst alles Wissenswerte zur elektronischen Akte zusammen und verschafft einen guten Überblick über das Thema.
E-Akte „kurz erklärt“
Die E-Akte, kurz für elektronische Akte, ist das digitale Pendant zur analogen Papierakte.
Definition: E-Akte
Die E-Akte ist eine virtuelle Sammlung digitaler Daten in einem elektronischen Medium wie einem Dateiordner. Sie kann verschiedenste Dateiformate beinhalten und soll Unternehmen die Arbeit mit internen und externen Informationen erleichtern. Durch die digitale Lagerung haben Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort Zugriff, was die Arbeitsweise erheblich effizienter macht.
Eingesetzt werden E‑Akten vor allem im Personalmanagement mit der digitalen Personalakte, aber auch in der Buchhaltung, im Vertragswesen, im Gesundheitswesen mit der ePa und im Projektmanagement.
Technologische Aspekte
Um E-Akten zu verwalten und richtig nutzen zu können, sind gewisse Systeme nötig, beispielsweise das Enterprise-Content-Management (ECM) oder das Datenmanagement (DMS). Diese helfen beim Archivieren und Distribuieren der Daten innerhalb des Unternehmens und an alle Stakeholder.
Weitere, nutzbringende Technologien sind Signaturen wie die digitale Unterschrift oder auch ein digitaler Stempel. Diese identifizieren eindeutig den Absender der Nachricht, sodass die Integrität und Authentizität der Informationen bestätigt ist.
Lebenszyklus
Die elektronische Akte durchläuft verschiedene Stufen von der Erstellung bis zur Vernichtung, welche im Folgenden kurz erläutert werden sollen.
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Anlage
Beinhaltet die Erstellung eines Dokuments/einer Akte, deren Erfassung, falls es sich vorher um ein Papierdokument gehandelt hat, und die Indizierung durch Metadaten, sodass das Dokument eindeutig zugeordnet werden kann. -
Nutzung
Die Nutzung beschreibt den aktiven Teil des Zyklus, in welchem die Akte bearbeitet, betrachtet und verwaltet wird. Hierbei ist der Datenschutz besonders wichtig. IAM-Systeme können die Zugriffsberechtigungen angemessen überwachen. -
Aufbewahrung
Nach Abschluss der Nutzung besteht für Akten in der Regel eine Aufbewahrungsfrist, über deren Dauer hinweg die Akten revisionssicher und zugänglich aufbewahrt werden müssen. -
Archivierung/Löschung
Am Ende des Lebenszyklus steht entweder die Archivierung oder die Löschung der Akten, in einigen Fällen auch beides. Bei der Archivierung werden nur die wichtigsten Dokumente in ein Langzeitarchiv übernommen. Alle unwichtigen Akten können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Dies muss allerdings datenschutzkonform und unter Ausstellung eines Vernichtungszertifikates geschehen.
Im Falle von analogen Akten bietet ScanProfi einen Scanservice an, mit anschließender Vernichtung inklusive Zertifikat, falls dies notwendig oder erwünscht ist.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Zu den rechtlichen Rahmenbedingungen zählen zunächst grundlegende Richtlinien wie:
- die Datenschutzgrundverordnung,
- die GoDB (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff),
- das Handelsgesetzbuch (HGB),
- die Abgabenordnung (AO)
- und ggf. das E-Government-Gesetz (EGovG), welches jedoch nur für öffentliche Verwaltungen von Bund und Ländern gilt.
Weiterhin ist vor allem auch die Revisionssicherheit der E-Akte zu gewährleisten, um die Integrität der Daten zu garantieren.
Die gesetzlichen Hintergründe der elektronischen Patientenakte finden sich im entsprechenden Artikel.
Vorteile und Herausforderungen
Die E-Akte hat generell viele Vorteile gegenüber der Papierakte. Es gibt aber dennoch auch Herausforderungen, welche bei der Umsetzung beachtet werden sollten.
Vorteile
✔ Schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf Daten
✔ Verbesserte Zusammenarbeit der Teams
✔ Geschützt durch DSGVO und sind revisionssicher
✔ Suchfunktion anwendbar
✔ Spart Aufwand und Lagerplatz
Herausforderungen
✖ Change Management und Akzeptanz
✖ Fehlende Digitalisierung im Unternehmen
✖ Integration in bestehende IT-Systeme
✖ Sicherstellung von Datenschutz
✖ Aufwand durch Datenmigration
Analog zu digital
Viele Akten liegen in Unternehmen noch als analoge Papierakten vor, welche vor der Verwendung digitalisiert werden sollten. Besonders für digitales Dokumentenmanagement oder die Dokumentenklassifizierung der einzelnen Dateien ist eine E-Akte interessant. Da es für die meisten Unternehmen jedoch ein zu großer zeitlicher und auch finanzieller Aufwand ist, die Digitalisierung selbst zu übernehmen, bieten sich Scandienstleister wie ScanProfi an.
| Kriterium | Analoge Akte | E-Akte (elektronische Akte) |
| Form | Papierdokumente in Ordnern | Digitale Dokumente (PDF, Word, Scans etc.) |
| Zugriff | Nur vor Ort möglich | Orts- und zeitunabhängig (je nach System) |
| Platzbedarf | Hoher physischer Lagerplatz | Geringer physischer Platzbedarf |
| Suchfunktion | Manuelles Durchblättern | Schnelle Volltext- und Metadatensuche |
| Bearbeitung | Handschriftlich oder manuell | Digital, oft gleichzeitig durch mehrere Personen |
| Weitergabe | Kopieren oder Transport notwendig | Elektronische Freigabe oder Versand |
| Sicherheit | Verlust, Brand oder Diebstahl möglich | Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Backups |
| Versionierung | Schwer nachvollziehbar | Versionshistorie meist automatisch |
| Kosten (langfristig) | Druck, Papier, Archivierung | IT-Kosten, dafür geringere laufende Kosten |
| Nachhaltigkeit | Hoher Papierverbrauch | Papierarm bzw. papierlos |
| Rechtssicherheit | Originale erforderlich | Oft mit digitalen Unterschriften und Protokollen |
| Integration | Kaum vernetzbar | Integration in Fachverfahren & Workflows möglich |
Häufig gestellte Fragen
Eine elektronische Akte ist das digitale Pendant zur analogen Papierakte. Sie besteht aus Daten in einem virtuellen Ordner, welcher in einem System gespeichert ist.
Die Vorteile der E-Akte liegen klar im ortsunabhängigen Zugriff, einer verbesserten Zusammenarbeit in und zwischen den Teams, dem besseren Schutz durch DSGVO und Revisionssicherheit, sowie der Einsparung von Aufwand und Lagerplatz.
Wenn von E-Akten die Rede ist, geht es für Privatpersonen meist um die elektronische Patientenakte. Für Unternehmen geht es jedoch auch um Personalakten, Vertriebsakten, Steuerakten und weiteres Schriftgut, welches in Ordnern zusammengefasst wird. Jede Art von Akte kann in der Regel digitalisiert werden.