GoBD „kurz erklärt“
Die GoBD beinhalten die Grundsätze und Richtlinien für die Verwaltung und Buchführung in Deutschland, unter anderem über die revisionssichere Aufbewahrung und korrekte Berechnung, sowie Hinweise zum Datenschutz.
Was sind die GoBD?
GoBD steht kurz für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Das Bundesfinanzministerium (BMF) legt hier verbindliche Grundlagen für die Verwaltung und Buchführung fest. Besonders wichtig sind sie für das ordnungsgemäße Archivieren von Dokumenten, aber auch für den Datenschutz und die allgmeine Buchführung.
Auf der offiziellen Seite des Bundesfinanzministeriums lassen sich die GoBD in ihrer Ausführlichkeit nachlesen.
Auf der folgenden Seite befindet sich ein aktuelles Dokument über die Änderungen in den GoBD zum Download.
Was sind die Kernprinzipien der GoBD?
Die Kernprinzipien der GoBD werden in zwei Bereiche eingeteilt:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
Die Nachvollziehbarkeit besagt, dass die Unterlagen einerseits für den jeweiligen, meist steuerlichen Zweck dienen sollen, also die Besteuerung nachvollziehbar machen. Andererseits müssen die Dokumente für Dritte die Möglichkeit zum Nachvollziehen der geschäftlichen Ereignisse und Prozesse bieten.
Die Nachprüfbarkeit hingegen beschreibt den Prozess der Dokumentation der Archivierung von Unterlagen und bestätigt die Aufbewahrung über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung
Die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung sind in sechs kleinere Kategorien eingeteilt.
Der Grundsatz der Vollständigkeit besagt, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos dokumentiert werden müssen, sowohl die monetären als auch andere geschäftliche Vorfälle.
Die Einzelaufzeichnungspflicht besagt, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln dokumentiert werden muss, sodass er nachvollziehbar und auffindbar ist.
Geschäftsvorfälle müssen außerdem nach dem Grundsatz der Richtigkeit die tatsächlichen Ereignisse abbilden und mit den rechtlichen Vorschriften konform sein.
Die zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung besagt, dass Geschäftsvorfälle zeitnah nach ihrer Entstehung verzeichnet werden müssen. Es ist nicht zulässig, Belege und andere Unterlagen zu sammeln und sie erst nach einiger Zeit gemeinsam zu dokumentieren.
Die Buchführung muss außerdem einer gewissen Ordnung unterliegen, sodass Unterlagen und Dokumente jederzeit auffindbar sind und nicht verloren gehen können.
Alle Aufzeichnungen müssen revisionssicher aufbewahrt werden, sodass keine nachträglichen Verfälschungen möglich sind. Vorgenommene Änderungen oder Löschungen müssen in jedem Fall dokumentiert werden.
Wie archiviere ich nach den GoBD?
Die GoBD legen Richtlinien und Voraussetzungen fest, unter welchen die Buchhaltung und Datenspeicherung durchgeführt werden müssen. Dies gilt sowohl für digitale Dokumente, als auch für analoge Papiere.
Analog
Analoge Dokumente unterliegen den GoBD genauso wie digitale. Um sie ordnungsgemäß aufzubewahren, muss zunächst ein geordnetes Ablagesystem integriert werden. Außerdem muss gewährleistet werden, dass die Unterlagen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar erhalten bleiben. Das bedeutet, dass sie vor Verfall, Schäden, Hitze und unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Besonders Thermopapier ist anfällig für altersbedingten Datenverlust, wenn sich das Papier schwarz färbt. Deshalb sollte eine Sicherungskopie an den Beleg angehängt werden.
Das Ursprungsprinzip legt zusätzlich fest, dass ein physischer Beleg im Regelfall immer in seiner originalen Form aufbewahrt werden muss. Eine Kopie ist demnach generell nicht zulässig. Eine Ausnahme bietet hierbei die Digitalisierung in einem geregelten Verfahren.
Digital
Die digitale Archivierung folgt genauen Prinzipien. Eine einfache Speicherung in Windows-Ordnern ist hier nicht zulässig. Die Software muss als GoBD-konform anerkannt sein und Revisionssicherheit garantieren. Dies bedeutet, dass alle Änderungen automatisch protokolliert werden.
Das Ursprungsprinzip bzw. Format-Gebot gilt auch hier, sodass ein Dokument immer in jenem Dateiformat abgespeichert werden muss, in welchem es empfangen wurde. Ist eine E-Mail die Rechnung selbst, so muss die gesamte Mail archiviert werden.
Ersetzendes Scannen
Das ersetzende Scannen bezeichnet den Übergang von analogen Archiven hin zu einem papierlosen Büro. Da im Regelfall das Ursprungsprinzip gilt, muss der Vorgang ausgiebig dokumentiert und professionell durchgeführt werden. Es sollte zudem besonders auf die Lesbarkeit der Dokumente geachtet werden. Erst wenn der Beleg sicher und in guter Qualität im Dokumentenmanagementsystem abgelegt wurde, darf das physische Original nach den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung vernichtet werden.
Insider-Tipp von ScanProfi
Statt alle Unterlagen mühsam selbst einzuscannen und auf die Sicherheitsrichtlinien achten zu müssen, können Sie auch einen Dienstleister beauftragen. Wir bei ScanProfi kennen uns hervorragend auf diesem Gebiet auf und können Ihre Dokumente nach allen Standards scannen und, falls erwünscht, auch vernichten, inklusive Vernichtungszertifikat.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten für alle geschäftlich Tätigen, egal ob großes Unternehmen oder Freiberufler. Es gibt jedoch Erleichterungen für Kleinunternehmen und Einzelunternehmer nach den folgenden Kriterien:
- Kleinstbetriebe mit 1–10 Mitarbeitern, da keine Trennung zwischen Buchhaltung & Geschäftsführung möglich ist
- Gewerbetreibende mit Umsatz von <800.000€ bzw. Gewinn <80.000€ und keiner Eintragung ins Handelsregister
- Freiberufler & Selbstständige, welche die Buchhaltung nur über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) machen
Die wichtigste Trennlinie ist demnach, ob ein Unternehmen die Buchhaltung nach der EÜR führt oder eine Bilanzierung (doppelte Buchführung) betreibt. Für die ersteren, kleineren Unternehmen gelten Erleichterungen wie eine weniger strenge Beurteilung durch das Finanzamt, die Möglichkeit, die Verfahrensdokumentation als einfache, formlose Beschreibung der Software und Abläufe zu führen, sowie der Wegfall einer Kassenführung, falls das Unternehmen keine Barzahlung erlaubt.
Für Privatpersonen gelten die GoBD nicht.
Verfahrendokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil in der GoBD-konformen Buchführung. Um den Prozess übersichtlicher zu gestalten, gibt es vier Teilbereiche: die allgemeine Beschreibung, die Anwenderdokumentation, die technische Systemdokumentation und die Betriebsdokumentation.
- Ziel des Dokuments (Welche Unternehmensbereiche sind betroffen?)
- Darstellung der betrieblichen und organisatorischen Rahmenbedingungen
- Zuständigkeiten für die Einhaltung der GoBD
- Eingesetzte Software und Hardware
- Handhabung von Schnittstellen zwischen Abteilungen oder Systemen
- Organisation der Prozesse (Einzelschrittfolgen, technische Verfahren wie digitale Unterschriften)
- Gespeicherte Protokolle über Revisionssicherheit und alle vorgenommenen Änderungen
- Interne Kontrollverfahren zur Vermeidung von Manipulation und Fehlern
Allgemein folgen daraufhin 5 Schritte zur korrekten Verfahrensdokumentation.
- Erfassung des Ist-Zustandes: Dies beinhaltet vor allem alle Hard- und Softwarekomponenten innerhalb des eigenen Systems.
- Definition des Prozesses: Darlegung des gesamten Weges vom Erhalt des Belegs bis zur Archivierung
- Festlegung der Zuständigkeit: Auswahl der Mitarbeiter, welche die Archivierung durchführen.
- Beschreibung der Schutzmaßnahmen: Welche Verfahren schützen die Daten vor Verlust oder Veränderung?
- Regelmäßige Aktualisierung: Dies gilt sowohl für die Prozesse selbst, als auch für die Dokumentation, welche bei jeder Veränderung angepasst werden muss.
Der Prozess muss natürlich nicht für jeden einzelnen Beleg separat dokumentiert werden. Die Verfahrensdokumentation bezieht sich auf die Beschreibung des Schemas, nach welchem jeder einzelne Beleg bearbeitet wird.
Welche Konsequenzen drohen beim Verstoß?
Ein Verstoß gegen die GoBD hat in jedem Fall Folgen, welche in ihrer Schwere von der Schwere des Verstoßes abhängig sind.
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Verlust der Beweiskraft der Buchführung
Generell gilt die Vermutung der Richtigkeit. Gibt es jedoch Verstöße gegen die GoBD, so kann der Prüfer diese Richtigkeit anzweifeln und eine erneute, genauere Prüfung anordnen. -
Schätzung der Besteuerungsgrundlage
Bei gravierenden Mängeln, beispielsweise einer unsachgemäßen Aufzeichnung, ist es dem Finanzamt erlaubt, Umsätze und Gewinne zu schätzen und diese als Basis für die Besteuerung zu verwenden. Diese Schätzungen fallen in der Regel nicht zugunsten des Unternehmens aus. Diese Sicherheitsaufschläge (von 5–10 %) können bei einer Prüfung über mehrere Jahre schnell zu hohen Nachzahlungen führen, die auch die Existenz bedrohen können. -
Verlust des Vorsteuerabzugs
Bei einer nicht GoBD-konformen Archivierung von digitalen Eingangsrechnungen kann die vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer rückwirkend aus den letzten Jahren zurückverlangt werden. -
Steuernachzahlungen und hohe Zinslasten
Oft entstehen finanzielle Nebenkosten durch eine erhöhte Schätzung oder Vorsteuerabzugsverlust, da Steuerschulden verzinst werden müssen und gegebenenfalls auch Verspätungszuschläge und Zwangsgelder verhängt werdne können. -
Strafrechtliche Konsequenzen und Bußgelder
Bei einer absichtlichen Manipulation oder Verschleierung fallen die Strafen meist noch höher aus, da Steuerhinterziehung, gewerbsmäßiger Betrug oder Insolvenzdelikte sogar in Geldstrafen von 100.000€ oder Freiheitsstrafen von 5 Jahren oder mehr enden können.
Häufig gestellte Fragen
GoBD steht kurz für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und stellt verbindliche Regelungen dar, welche in der Buchhaltung und Verwaltung eingehalten werden müssen.
Die Grundprinzipien sind einerseits die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, aber auch die Gruppe der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, bestehend aus den Kategorien Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Nicht unbedingt. Einerseits kommt es auf die Art der Speicherung an, da eine Rechnung, welche als PDF empfangen wurde, auch als solche abgespeichert werden sollte, jedoch nicht in einem einfachen Ordner, sondern in einer GoBD-konformen Software. Andererseits besteht die E-Rechnungspflicht, welche Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und in naher Zukunft auch verpflichtend zu versenden. Eine PDF als elektonische Rechnung ist hierbei nicht zulässig.
Ja, die GoBD sind für alle Unternehmer, unabhängig davon, ob es sich um einen großen Konzern oder einen einzelnen Selbstständigen handelt, verpflichtend. Ein Nichteinhalten dieser Grundsätze kann von Nachprüfungen über Vorsteuerabzüge bis hin zu hohen Geld- oder auch Freiheitsstrafen führen.