Die Digitalisierung bringt viele Neuerungen mit sich, auch rechtlicher Natur. Um einen einheitlichen Informationsaustausch zu ermöglichen, ist es sinnvoll, dass besonders Unternehmen untereinander alle den gleichen Grundstandard haben. Seit 2025 gilt deshalb unter anderem die E-Rechnungspflicht, welche die Ausstellung von Rechnungen über bestimmte digitale Anbieter EU-weit erfordert. Der folgende Artikel soll alle wesentlichen Informationen zum Thema zusammenfassen.
E-Rechnungspflicht „kurz erklärt“
Die E-Rechnungspflicht gilt seit 2025 und verpflichtet Unternehmen, digitale Rechnungen empfangen zu können. Die Ausstellungspflicht folgt in den kommenden Jahren.
Definition: E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht, auch als E-Invoicing bezeichnet, beschreibt die Notwendigkeit eines Unternehmens, digitale Rechnungen empfangen zu können. Elektronische Rechnungen sind Pflicht seit Januar 2025, wobei die Einführung gestaffelt nach Unternehmensumsatz über die folgenden Jahre stattfindet.
➜ Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.
➜ Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 € müssen ab 2028 E-Rechnungen ausstellen.
Kleine Unternehmen sind demnach aktuell nur zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, nicht aber zu deren Ausstellung. Diese Pflicht tritt erst ab 2028 in Kraft.
Die E-Rechnung ist jedoch nicht einfach eine Rechnung als PDF, sondern erfordert ein bestimmtes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, welche über Anbieter bezogen werden können.
Die elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung, kurz auch E-Rechnung, ist das digitale Pendant zur analogen Papierrechnung. Die EU hat für die E-Rechnung besondere Vorgaben aufgestellt, welche das Dokument bzw. der Absender erfüllen müssen.
- Der Empfänger muss zustimmen, eine elektronische Rechnung zu empfangen.
- Sie muss als elektronisches Format, zum Beispiel PDF, erstellt, gesendet und empfangen werden.
- Es muss eine menschliche Lesbarkeit gegeben sein, d. h., sie sollte nicht in Computercode oder für Menschen verschlüsselt sein.
- Die Echtheit der Herkunft, Authentizität und Integrität, sowie Unversehrtheit müssen gegeben sein, beispielsweise durch einen digitalen Stempel und eine digitale Unterschrift.
- Rechnungsmerkmale und Pflichtangaben müssen für den Umsatzsteuerabzug gut lesbar und auffindbar sein.
Auch wenn die E-Rechnungspflicht nur für zukünftige Ausstellungen gilt, ist es dennoch effizient und platzsparend, auch alte Rechnungen digitalisieren zu lassen und auf ein papierloses Büro umzustellen.
Zulässige Formate
Die Verwendung zugelassener Formate für die E-Rechnung ist wichtig, da sie so direkt in der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können. Hierfür werden XML-Dateien verwendet. In Deutschland gibt es folgende gängige Formate:
XRechnung ist die standardisierte Form von E-Rechnungen an öffentliche Stellen. Seit 2020 ist dieses Format für Rechnungen an staatliche und öffentliche Einrichtungen verpflichtend und wird deshalb auch von vielen Unternehmen genutzt. XRechnung ist konform mit der Norm EN 16931 und für den Austausch zwischen Verwaltungsprogrammen erstellt.
ZUGFeRD (kurz für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein hybrides Format, welches sowohl XML-Dateien, als auch PDF-Dateien erstellt. Der Vorteil dieser Anwendung ist die Flexibilität, welche es einem Unternehmen erlaubt, sowohl an Nutzer der E-Rechnung als auch an Nutzer von manuellen Varianten zu senden.
EDI (Electronic Data Interchange Format) ist ein selten genutztes Format für den Austausch elektronischer Rechnungen. Die Anwendung ist etwas aufwendiger, da eine EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern bestehen muss, sodass ein Austausch stattfinden kann.
Im Rahmen der Globalisierung werden auch internationale Formate immer wichtiger, da viele Programme nur für länderspezifische Formate ausgelegt sind. Weltweit agierende Unternehmen sollten somit darauf achten, dass das Programm mit dem Standard des jeweiligen Landes kompatibel ist. Europäischer Standard ist Peppol, wobei einige Staaten auch eigene Formate nutzen, beispielsweise FacturaE (in Spanien), FatturaPA (in Italien) oder Factur-X (in Frankreich).
In den USA und weiteren internationalen Ländern gibt es keine E-Rechnungspflicht, weshalb hier PDF-Dokumente ausreichen.
Aufbewahrung & Archivierung
Für digitale Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Rechnungen im Papierformat. Generell gilt eine Frist von 10 Jahren, ab 2025 8 Jahren.
Grundlegende Vorschriften für die Aufbewahrung und Archivierung von E-Rechnungen sind:
- revisionssichere Aufbewahrung
- Maschinenlesbarkeit bis zum Ende der Frist
- schnelle Abrufbarkeit
Detailliertere Informationen zu Aufbewahrungsfristen von Rechnungen finden Sie im folgenden Artikel.
Umstellung im Unternehmen
Viele Unternehmen sehen die Einführung der E-Rechnungspflicht nicht ausschließlich positiv. Sie bringt viele Neuerungen und Umstellungen mit sich, welche oft zeitaufwendig sind. Die folgenden Schritte fassen deshalb kurz zusammen, welche Maßnahmen bis zur Einführung 2027/28 getroffen werden sollten.
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Informationen einholen:
Um sich richtig vorbereiten zu können und alle Richtlinien zu kennen, sollten sich Unternehmen vor allem mit der diesbezüglichen EU-Norm 16931 beschäftigen. -
Format wählen:
Nicht alle Formate entsprechen der Norm, weshalb die verschiedenen Anbieter auf ihre Validität geprüft werden sollten. -
Personal und Prozesse:
Firmenintern sollte das Personal für das neue System geschult und die Prozesse der Rechnungsverarbeitung an das E-Rechnungswesen angepasst werden. -
Technologie:
Auch die zugrunde liegende Technologie sollte, falls notwendig, aktualisiert werden, um E-Rechnungen fachgerecht verarbeiten zu können. -
Frühzeitiger Beginn:
Je früher mit der Umstellung begonnen wird, desto mehr Zeit haben das Unternehmen und die Mitarbeiter, sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen, Praktiken umzustellen und sich anzupassen. -
System testen:
Vor der verpflichtenden Einführung sollte das System ausreichend getestet werden. Da viele Unternehmen bereits hauptsächlich mit E-Rechnungen arbeiten, ist dies einfach zu gewährleisten.
Drohende Strafen
Bereits jetzt besteht die Pflicht, dass Unternehmen E-Rechnungen empfangen können müssen, und in Zukunft kommt noch die Pflicht zur Ausstellung hinzu. Um die Einhaltung dieser Richtlinien zu gewährleisten, gibt es Sanktionen für diejenigen Organisationen, welche sich nicht daran halten.
Vorsteuerabzug
Bei einer falsch ausgestellten Rechnung kann diese nicht in der Vorsteuer geltend gemacht werden und wird somit nicht von der Umsatzsteuer abgezogen.
Steuerliche Nachteile
Entspricht die E-Rechnung nicht den rechtlichen Vorgaben, so können steuerliche Nachteile entstehen, wenn das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennt.
Rechtliche Ansprüche
Da jeder Empfänger Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung hat, kann er bei einer falschen Ausstellung eine neue, korrekte Rechnung verlangen. Diese Neuausstellung kostet zeitlichen und finanziellen Aufwand.
Bußgelder
Bei Nichteinhaltung der Vorgaben können auch Bußgelder verhängt werden. Die Höhe hängt dabei von der Art des Vergehens und dem jeweiligen Land/Bundesland ab.
Häufig gestellte Fragen
Die E-Rechnung ist das digitale Pendant zur analogen Rechnung und wird ab 2027 bzw. für kleinere Unternehmen ab 2028 Pflicht.
Seit 2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Darauf folgt eine Übergangsfrist von 2–3 Jahren, abhängig vom Umsatz des Unternehmens, bis auch die Ausstellung zur Pflicht wird.
Nein. Eine PDF kann eine Rechnung zwar digital darstellen, für eine valide E-Rechnung ist jedoch ein bestimmtes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD notwendig, welches über bestimmte Anbieter bezogen werden kann.