Buchhaltung digitalisieren – Definition & Ablauf

Was bedeutet es, die Buchhaltung zu digitalisieren?

Buchhaltung digitalisieren bezeichnet die Umstellung der traditionellen, papierbasierten Buchführung auf rein digitale und automatisierte Prozesse mithilfe moderner Software-Lösungen. Hierbei werden physische Belege durch elektronische Dokumente ersetzt, automatisch per Texterkennung (OCR) erfasst und revisionssicher in der Cloud archiviert. Diese digitale Transformation ermöglicht Unternehmen eine ortsunabhängige Zusammenarbeit, fehlerfreie Datenübermittlungen an das Finanzamt und Echtzeit-Einblicke in die gesamte Unternehmenssituation.

Wie ist der Ablauf beim Buchhaltung digitalisieren?

Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung kann in acht Schritte unterteilt werden, welche im Folgenden ausgeführt werden.

Die Buchhaltung zu digitalisieren, ist generell als ein firmeninternes Projekt zu betrachten. Demzufolge ist der erste Schritt, ein Projektteam zu bilden, welches vorwiegend aus Mitarbeitern der Finanzabteilung, aber auch aus Mitarbeitern anderer Abteilungen besteht. Zusätzlich sollte der Steuerberater des Unternehmens frühestmöglich einbezogen werden, um bei der Auswahl der Software und der Einhaltung der Vorschriften unterstützen zu können.

Bei kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden genügt auch ein verantwortlicher Mitarbeitender oder eine Implementierung in den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden. Wenn finanzielle Mittel vorhanden sind, kann die Digitalisierung auch an externe Dienstleister ausgelagert werden.

Im nächsten Schritt sollten die rechtlichen Vorgaben und Pflichten geprüft werden, da diese die Grundlage für die Auswahl der richtigen Software sind. Besonders wichtig sind hierbei die GoBD und die Datenschutzgrundverordnung. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und benennt damit die Basis für die Buchhaltung. Mehr über die Verfahrensdokumentation und Sicherheitskonzepte finden Sie in den verlinkten Artikeln.

Wichtig bei der Digitalisierung der Buchhaltung ist außerdem, die Aufbewahrungsfristen zu beachten. Es muss sichergestellt werden, dass keine Dokumente vernichtet werden, welche noch einer Frist unterliegen, und die entsprechende Software muss den bereits abgelaufenen Teil der Frist anerkennen, um Unterlagen nicht unnötig lange zu speichern. Welche Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung gelten, können Sie im folgenden Artikel nachlesen.

Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung

Die Auswahl der richtigen Software sollte in einem sehr ausgiebigen Prozess stattfinden. Viele Anbieter bieten kostenfreie Testzeiträume an, welche auch genutzt werden sollten. Dabei ist auf die verschiedenen Features, aber auch die Kosten zu achten. Anhand der Vorschriften, aber auch der individuellen Bedürfnisse des Unternehmens sollte eine Liste mit Bedingungen erarbeitet werden. Einige Softwares bieten ein höherpreisiges Gesamtpaket an, mit vielen Tools, die gar nicht benötigt werden, während andere eine günstige Starterversion offerieren, welche durch kostenpflichtige Features erweitert werden muss.

Ist eine engere Auswahl erstellt, sollte diese mit dem Steuerberater, aber auch mit dem Anbieter besprochen werden. Rechtliche Konformität ist selbstverständlich ein Muss, doch es gibt auch andere Punkte wie Wechselkosten, Schulungen, Wartung oder Service, deren Details abgeklärt werden sollten. Nur so kann die optimale Lösung gefunden werden.

Ebenfalls zu beachten ist die gegebenenfalls notwendige Hardware. Erweiterte Server oder schlichtweg neue Computer oder Laptops können notwendig sein, um die Buchhaltung zu digitalisieren.

Nachdem die Entscheidung gefallen ist, beginnt die Planung der Umsetzung. Es müssen Ziele definiert werden, Ablaufpläne erstellt und die Schnittstellen zu anderen Tools und Systemen des Unternehmens geklärt werden. Diese Systemübergänge sollten möglichst gut geplant werden, damit der laufende Betrieb reibungslos verläuft.

Auch die Kommunikation zu den anderen Abteilungen und betroffenen Personen muss gut geplant sein, damit das Unterfangen akzeptiert und angenommen wird.

Für die Umstellung auf die digitale Buchhaltung bzw. ein papierloses Büro allgemein ist die Digitalisierung ein entscheidender Schritt. Alle bestehenden, analogen Dokumente müssen eingescannt und archiviert werden. Dies bedeutet für das Unternehmen enormen Aufwand und wird deshalb oft bevorzugt an einen Scandienstleister, beispielsweise ScanProfi, ausgelagert. Es sollte außerdem eine Priorisierung vorgenommen werden, da nicht alle Dokumente dieselbe Wichtigkeit für das Unternehmen haben. Zuletzt sollte vor der Digitalisierung geprüft werden, welche Dokumente als analoge Originale erhalten bleiben müssen, da beispielsweise notariell beglaubigte Unterlagen als digitales Äquivalent nicht gültig sind.

Compliance-Prüfungen sollten in der Regel mit der Steuerberatung, IT, Buchhaltung und ggf. dem Archivierungsdienstleister erfolgen. Dies sichert die Konformität nach rechtlichen Vorschriften. Dieser Schritt wird gerne übergangen, da alles augenscheinlich bereits geprüft wurde, doch es kann vorkommen, dass während der Einführung Fehler unterlaufen, welche schnellstmöglich beseitigt werden sollten.

Ist das Programm als rechtskonform bestätigt, kann das Testing beginnen. Hier führt das Projektteam eine partielle Simulation der Nutzung, einen Proof of Concept, durch. So soll festgestellt werden, ob es in den Abläufen noch Unklarheiten gibt oder ob alle Prozesse ordnungsgemäß und rechtskonform ablaufen. Erst wenn die Experten keine Probleme mehr finden, kann das Projekt in Betrieb genommen werden.

Als letzten Schritt wird das Buchhaltungsprogramm nun eingeführt. In einer Präsentation wird es den Mitarbeitern vorgestellt und etwaige Fragen können beantwortet werden. Darüber hinaus sollten auch Schulungen angesetzt werden, um den betroffenen Personen den Arbeitsalltag zu erleichtern und sie dem Programm näherzubringen.

Was sind die Vor- und Nachteile vom Buchhaltung digitalisieren?

Auch wenn die Digitalisierung der Buchhaltung Schritt für Schritt zur gesetzlichen Verpflichtung wird, ist es dennoch wichtig, die Vor- und Nachteile zu kennen, um sie zu nutzen oder den Risiken entgegenzuwirken.

Was sind die rechtliche Grundlagen?

Die digitale Buchhaltung folgt verschiedenen Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften.

Welche Funktionen der Software sind notwendig?

Eine Buchhaltungssoftware muss verschiedene Funktionen beinhalten und unterschiedlichsten Regeln gehorchen.

• Automatisierung der Datenverarbeitung: Die automatische Buchung und Verarbeitung von Belegen spart Zeit bei routinemäßigen Aufgaben.
• Gesetzliche Konformität: Eine Arbeitsweise entsprechend der GoBD und anderen rechtlichen Vorgaben ist verpflichtend.
• Intuitive Handhabung: Das Tool sollte großteils ohne umfangreiche Schulungen zu bedienen sein, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern und Kosten gering zu halten.
• Schnittstellen mit weiteren Programmen: Eine Integration mit DATEV oder CRM-Systemen sollte auf ihre Möglichkeiten geprüft werden.
• Flexible Nutzung: Die Software sollte von unterschiedlichen Standorten und von unterschiedlichen Endgeräten aus nutzbar sein.

Was sind wichtige Aspekte für Selbstständige?

Neben den allgemeinen Richtlinien gibt es auch einige Aspekte und Vorteile für Einzelunternehmer und Freiberufler.

• Trennung von privat und geschäftlich: Gerade im finanziellen Bereich sind diese Grenzen für Selbstständige oft fließend. Die Buchhaltung zu digitalisieren, hilft, diese Grenzen klar zu setzen.
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): Für Selbstständige reicht oft eine EÜR, welche sich über diverse Softwareprogramme unkompliziert erstellen lässt.
• Vorteil durch Mobilität: Da die Buchhaltung unterwegs auch per App gepflegt werden kann, können Zwischenzeiten effektiv genutzt werden, beispielsweise indem Belege im Zug eingescannt werden.
• Kosten beachten: Viele Programme kommen mit hohen Kosten oder speziellen Funktionen für Konzerne. Hier ist es wichtig, die Software genau auf ihren Nutzen zu prüfen.

Welche Unterlagen eignen sich für die Digitalisierung?

Beim Buchhaltung digitalisieren sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass nur jene Unterlagen digitalisiert und danach vernichtet werden, welche dafür auch zugelassen sind. Das sogenannte ersetzende Scannen ist nicht für alle Dokumente zugelassen. Kurz gesagt: Alle Unterlagen dürfen digitalisiert werden, aber nicht alle dürfen nach der Digitalisierung vernichtet werden.

Tipps für das Digitalisieren der Buchhaltung

Zuletzt gibt es noch ein paar hilfreiche Tipps für das Digitalisieren der Buchhaltung.

• Ein zentraler Rechnungseingang per Mail vereinfacht vieles für die Buchhaltung. Rechnungen müssen nicht mehr aus den verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden und können als digitale Versionen direkt ins System eingespeist werden. Hierfür bietet sich eine designierte E-Mail-Adresse wie rechnungen@unternehmen.de an.
• Auch ein generell zentrales Datensystem, beispielsweise in einem Cloud-Speicher, ist hilfreich für eine digitale Buchhaltung, da Mitarbeiter aus allen Abteilungen mit den entsprechenden Zugriffsrechten dort Daten ablegen und abrufen können.
• Automatische Erinnerungen sind ebenfalls hilfreich, unter anderem für Deadlines und Zahlungsfristen, aber auch für Skonti.
• Ein weiterer Tipp ist es, den Steuerberater enger in das Unternehmen einzubinden, damit dieser ggf. Prozesse optimieren und schneller auf Problemfälle reagieren kann.
• Beim Einscannen der Dokumente sollte außerdem auf eine optische Zeichenerkennung geachtet werden, damit die Daten auch vom Computer ausgewertet werden können.
• Ebenfalls vorteilhaft sind digitale Unterschriften, welche den Online-Schriftverkehr deutlich erleichtern.