Aktenordner entsorgen | Wohin damit & was vorher tun?

Wie entsorgt man Aktenordner?

Bei Aktenordnern sind weniger die Materialien als die enthaltenen Unterlagen entscheidend für eine fachgerechte Entsorgung. Der Ordner selbst besteht aus einem beschichteten oder unbeschichteten Korpus aus Graupappe und der Hebelmechanik aus verchromtem Stahl im Rücken. Die Bestandteile können vor der Entsorgung getrennt und entsprechend der Materialien entsorgt oder im Ganzen im Restmüll oder am Wertstoffhof entsorgt werden.

Bei Aktenordnern sind jedoch die enthaltenen Unterlagen entscheidend für die fachgerechte Entsorgung. Ob privat oder geschäftlich: Aktenordner enthalten in der Regel immer vertrauliche oder personenbezogene Informationen, die einen besonderen Schutzbedarf aufweisen.

Entsorgung von privaten Aktenordnern

Private Aktenordner sind befüllt mit Unterlagen mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen: Versicherungsunterlagen, Steuerunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Arztbriefe, Kreditverträge, Rentenbescheide etc.

Solche Unterlagen sollten nicht offen im Altpapier entsorgt werden. Die Entsorgung ohne vorherige Vernichtung kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen.

Die fachgerechte Entsorgung erfordert eine Aktenvernichtung im Partikelschnitt, nicht im Streifenschnitt, da die Streifen wieder zusammengesetzt werden können. Bei großen Mengen oder wenn Sie keinen geeigneten Aktenvernichter besitzen, können die Akten auch von professionellen Dienstleistern oder an manchen Wertstoffhöfen vernichtet werden.

Vor der Entsorgung beachten

Vor der Entsorgung Ihrer Aktenordner müssen verschiedene Aspekte beachtet werden:

• Aufbewahrungsfristen und ‑empfehlungen
• Lebenslang aufzubewahrende Unterlagen
• Digitalisierung zur Sicherung der Unterlagen

Für Privatpersonen gibt es zwei gesetzlich verpflichtende Aufbewahrungsfristen.

• Rechnungen für Dienstleistungen und Handwerksarbeiten am Haus oder Grundstück unterliegen zur Prävention von Schwarzarbeit einer Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren (§ 14b UStG).
• Steuerrelevante Belege unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren für Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 € pro Kalenderjahr (§ 147a AO).

Obwohl nur wenige gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten, gibt es umfassende Empfehlungen zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen:

• Kaufbelege und Kassenbons: Empfehlung zur Aufbewahrung für 2 Jahre
• Kontoauszüge: Empfehlung zur Aufbewahrung für 3 Jahre
• Steuerbescheide: Empfehlung zur Aufbewahrung für 10 Jahre
• Gerichtsurteile und Mahnbescheide: Empfehlung zur Aufbewahrung für 30 Jahre
• Verträge: Empfehlung zur Aufbewahrung für die gesamte Vertragslaufzeit
• Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen: Empfehlung zur Aufbewahrung bis zur Rente

Während die Empfehlungen von einigen Jahren bis hin zu einer lebenslangen Aufbewahrung reichen, unterliegen einige Unterlagen einer lebenslangen Aufbewahrungspflicht. Darüber hinaus wird für einige Unterlagen eine lebenslange Aufbewahrung empfohlen: Geburts- und Heiratsurkunden, Zeugnisse, Testamente, Sozialversicherungsausweise und Grundbuchauszüge sollten nicht entsorgt werden.

Auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und -empfehlungen ist es ratsam, sich vor der Entsorgung der Aktenordner zu überlegen, ob die Unterlagen gesichert werden sollten. Professionelle Scandienstleister bieten die Digitalisierung von Ordnern unter hohen Datenschutzstandards an und übernehmen zudem die Vernichtung Ihrer Aktenordner. Die Unterlagen können so in digitaler Form langfristig aufbewahrt werden.

Entsorgung von geschäftlichen Aktenordnern

Geschäftliche Aktenordner enthalten Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen, Verträge, Personalakten, Adresslisten etc. Bei all diesen Unterlagen gelten sowohl Aufbewahrungsfristen als auch rechtliche Vorgaben durch die ISO/IEC 21964 und die DSGVO.

Die Entsorgung von geschäftlichen Aktenordnern kann somit erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und gemäß der Vorgaben der ISO/IEC 21964 und der DSGVO erfolgen. Um die Vorgaben der ISO/IEC 21964, der zentralen Norm zur sicheren und datenschutzkonformen Vernichtung von Datenträgern, zu erfüllen, muss vor der Entsorgung eine zertifizierte Vernichtung der Akten und Unterlagen erfolgen, die durch ein Vernichtungszertifikat belegt wird.

Vorgaben der ISO/IEC 21964 und der DSGVO

Aktenordner enthalten vertrauliche, unternehmensinterne und personenbezogene Daten, die einem besonderen Schutzbedarf unterliegen.

Akten, Unterlagen und Dokumente werden nach ISO/IEC 21964 der Materialart P zugeordnet, wobei Schutzklasse und Sicherheitsstufe von den entsprechenden Inhalten abhängig sind. Bei unternehmensinternen Informationen gilt mindestens Sicherheitsstufe 3 (P-3), während bei personenbezogenen Informationen meist mindestens Sicherheitsstufe 4 (P-4) gilt. Die Schutzklasse gibt die maximale Partikelgröße nach der Aktenvernichtung vor. Die Schutzklasse, Materialart und Sicherheitsstufe werden auf dem Vernichtungszertifikat vermerkt und gelten als einziger Beleg für die fachgerechte Vernichtung.

Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Aktenordner

Die Aufbewahrungsfristen für in Aktenordnern enthaltene Unterlagen müssen vor der Entsorgung abgelaufen sein, um rechtliche oder steuerliche Konsequenzen zu vermeiden:

• Abschlüsse, Inventare, Bilanzen und Handelsbücher unterliegen nach § 257 Abs. 4 HGB einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
• Buchungsbelege unterliegen nach § 147 Abs. 3 AO einer Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
• Geschäftskorrespondenz sowohl in physischer als auch in digitaler Form unterliegt nach § 257 Abs. 4 HGB einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
• Unterlagen zu Lohnkonten unterliegen nach § 41 EStG einer Aufbewahrungsfrist von mindestens 6 Jahren.
• Sozialversicherungsunterlagen unterliegen nach § 28f SGB IV einer Aufbewahrungsfrist bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen

Digitalisierung von Aktenordnern

Aktenordner können während einer laufenden Aufbewahrungsfrist wie auch nach der Aufbewahrungsfrist digitalisiert werden. In beiden Fällen dient die Digitalisierung der Akten der platzsparenden und langfristigen Sicherung wichtiger Informationen und Unterlagen.

Während einer Aufbewahrungsfrist können Akten digitalisiert werden, sofern die Digitalisierung den Vorgaben des ersetzenden Scannens folgt. Die Grundlagen dafür bilden Vorgaben der GoBD, eine lückenlose Verfahrensdokumentation und die BSI-Richtlinie TR-Resiscan.

Nach der Aufbewahrungsfrist können Aktenordner individuell digitalisiert werden. Sinnvoll ist es, die Akten professionell digitalisieren zu lassen und auf den Scan-Service eines Scandienstleisters zurückzugreifen. Die Vernichtung der Akten kann als Teil des Digitalisierungsprozesses ausgewählt werden, wodurch der Scandienstleister die fachgerechte Vernichtung und Entsorgung nach der Digitalisierung der Aktenordner übernimmt.

Hebelmechanik, Korpus und Bestandteile entsorgen

Die Entsorgung des entleerten Ordners kann entweder im Ganzen oder zerlegt in seine Einzelteile erfolgen. Der Aktenordner im Ganzen kann entweder im Restmüll oder am Wertstoffhof entsorgt werden. Wird der Ordner vor der Entsorgung zerlegt, können die Einzelteile sortenrein entsorgt werden:

Für eine fachgerechte Entsorgung Ihres Aktenordners empfiehlt sich entweder das Zerlegen des Ordners mit der entsprechenden Entsorgung der Einzelteile oder die Entsorgung des ganzen Ordners am Wertstoffhof. Fast alle Teile eines Aktenordners sind recycelbar, sofern die Einzelteile fachgerecht entsorgt oder der Ordner am Wertstoffhof zerlegt werden kann. Bei einer Entsorgung im Restmüll werden die recycelbaren Bestandteile in der Müllverbrennung vernichtet.

Bei einer Vernichtung durch einen Scandienstleister können die Aktenordner ohne vorheriges Auseinandernehmen abgegeben werden.