Aufbewahrungsfrist für Dokumente „kurz erklärt“
Aufbewahrungsfristen legen gesetzlich fest, wie lange bestimmte Dokumente, insbesondere von Unternehmen und Selbstständigen, aufbewahrt werden müssen. Für Privatpersonen beträgt diese Frist zwischen 2 und 5 Jahren, in bestimmten Fällen wie bei der Geburtsurkunde auch lebenslang. Unternehmer haben generell längere Fristen zwischen 6 und 10 Jahren, bei manchen Dokumenten auch bis zu 30 Jahren.
Aufbewahrungspflichtige Dokumente im Überblick
Welche Dokumente von einem Unternehmen, Selbstständigen oder Freiberuflern aufbewahrt werden müssen, hat der Gesetzgeber genau festgelegt. Für Privatpersonen sind nur wenige gesetzliche Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist ihrer Dokumente zu beachten.
Unternehmen
Für Unternehmen gilt es, die folgenden Aufbewahrungsfristen für Dokumente einzuhalten:
| Art der Dokumente | Aufbewahrungsfrist |
| Angebote und Auftragsbestätigungen | 6 Jahre |
| Ausfuhrgenehmigungen | 6 Jahre |
| Bestellungen und empfangene Lieferscheine | 6 Jahre |
| Sonstige, für die Besteuerung wichtige Unterlagen | 6 Jahre |
| Buchungsbelege und Rechnungen | 8 Jahre |
| Geschäftsbücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 Jahre |
| Inventare und Lageberichte | 10 Jahre |
| Mahnbescheide, Prozessakten, Urteile | 30 Jahre |
Seit dem Inkrafttreten des zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG II) am 1. Januar 2017 gilt, dass Sie empfangene Lieferscheine nicht mehr aufbewahren müssen, wenn die zugehörige Rechnung die gleichen Angaben und Informationen wie der Lieferschein enthält.
Bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten gibt es eine Sonderregelung zur Verlängerung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf 10 Jahre, da diese besonders für die Beweisführung bei Steuerhinterziehungsprozessen verwendet werden.
Für Rechnungen gilt außerdem seit Beginn 2025 die E-Rechnungspflicht. Genauere Details finden sich im entsprechenden Artikel:
Privatpersonen
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über aufbewahrungspflichtige Dokumente für Privatpersonen.
| Art der Dokumente | Aufbewahrungsfrist |
| Handwerkerrechnungen | 2 Jahre |
| Kontoauszüge | 3 Jahre (empfohlen) |
| Rechnungen für Immobilen-Geschäfte | 5 Jahre (empfohlen) |
| Rechnungen für Bauleistungen | 5 Jahre (empfohlen) |
| Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde | lebenslang |
| Ausbildungszeugnisse | lebenslang |
Aufbewahrungsfrist: Kontoauszüge
Für die Aufbewahrungsfrist privater Kontoauszüge gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Banken empfehlen jedoch, Kontoauszüge mindestens 3 Jahre aufzubewahren. Sie können dann gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt Mietzahlungen oder die Überweisung von Versicherungsbeiträgen und Geldeingänge nachweisen.
Nur für Besserverdiener gilt eine eigene gesetzliche Regelung. Wenn Sie aus nicht selbstständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen und sonstigen Einkünften gemäß § 22 EStG (Einkommensteuergesetz) ein jährliches Einkommen von mehr als 500.000 EUR erzielen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre. Kontoauszüge im Zusammenhang mit einem Immobilienkauf oder Bauleistungen sollten Sie 5 Jahre, das heißt bis zum Ende der Gewährleistungspflicht, aufbewahren.
Zur Buchhaltung verpflichtete Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler müssen Kontoauszüge immer für mindestens 10 Jahre aufbewahren. Ausnahmen von dieser Vorgabe zur Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Kontoauszüge sieht der Gesetzgeber nur für nicht zur Buchführung verpflichtete Freiberufler und Selbstständige sowie für kleine und Kleinstunternehmen vor.
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Dokumente?
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente definiert die Zeiträume, für die bestimmte Unterlagen von Unternehmen und Privatpersonen revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Diese Aufbewahrungsfrist betrifft vorwiegend geschäftliche Dokumente, die für die Steuerermittlung relevant sind. Die handelsrechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist Ihrer Dokumente finden Sie in § 257 Abs. 4 HGB (Handelsgesetzbuch). Die Aufbewahrungsfristen nach Steuerrecht für Dokumente sind in § 147 AO (Abgabenordnung) bestimmt.
Sowohl nach Handelsrecht als auch nach deutschem Steuerrecht müssen Unternehmen unter anderem alle Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Inventare und Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen und sonstige die Unternehmensorganisation betreffende Dokumente bis zu 10 Jahre, sowie Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Geschäfts- und Handelsbriefe beträgt 6 Jahre.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem beispielsweise eine Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder ein Lagebericht erstellt wurde. Für eine am 31. Januar 2020 erstellte Eröffnungsbilanz beginnt demnach die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2021.
Die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Miet- und Pachtverträge oder Versicherungsverträge beginnt erst, wenn diese Verträge ausgelaufen sind. Das bedeutet, die Aufbewahrungsfrist für einen Mietvertrag, der am 30.06.2020 endet, beginnt am 1. Januar 2021, auch wenn der Vertrag 15 Jahre zuvor abgeschlossen wurde.
Beispiel: Aufbewahrungsfrist für einen Lagebericht eines Unternehmens
Der Lagebericht zum Geschäftsjahr 2024
- Erstellt am 30.06.2025 (nach Bilanzaufstellung)
- Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31.12.2025
- Gesetzliche Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre nach § 257 HGB i. V. m. § 147 AO
- Fristende: 31.12.2035
Die Aufbewahrungsfrist beruht auf 10 Jahren, da der Lagebericht zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach Handels- und Steuerrecht zählt.
Für Privatpersonen ist die Aufbewahrungsfrist für Dokumente nur in wenigen Fällen gesetzlich geregelt. Handwerkerrechnung muss nach § 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) von Privatpersonen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Kaufbelege und Quittungen sollten ebenfalls mindestens 2 Jahre bis zum Ende der Garantiezeit aufbewahrt werden.
Für private Bankunterlagen gibt es nur eine allgemeine Empfehlung der Banken, Dokumente dieser Art für 3 Jahre aufzuheben. Andere wichtige Dokumente wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden, Rentenbescheide oder ärztliche Gutachten sollten ein Leben lang aufbewahrt werden.
Beispiel: Aufbewahrungsfrist für einen Mixer (Privatperson)
- Kaufdatum: 15.03.2025
- Beginn der Aufbewahrungsfrist: 15.03.2025
- Empfohlene Aufbewahrungsdauer: 2 Jahre (gesetzliche Gewährleistung)
- bei Garantie: 3 Jahre (entsprechend der Garantiezeit)
Auch wenn keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Rechnungen für Privatpersonen besteht, ist es sinnvoll, diese mindestens 2 Jahre oder mit längerer Herstellergarantie entsprechend länger aufzubewahren.
Wie archiviert man Dokumente digital?
Um Dokumente für die Dauer ihrer Aufbewahrungsfrist angemessen zu archivieren, sollte ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM) verwendet werden. Hierfür eignet sich am besten das Format PDF/A, welches für die Langzeitarchivierung gemacht ist, kombiniert mit der OCR-Texterkennung, welche die Inhalte durchsuchbar macht.
Weiterhin müssen für die Archivierung die Datenschutzgrundverordnung und die GoBD beachtet werden, welche folgende Kriterien beinhalten:
- Revisionssicherheit
- Vollständigkeit & Unverlierbarkeit
- Nachvollziehbarkeit: Protokolle über Änderungen oder Erfassungen
- Fristenmanagement: automatische Überwachung der Fristen
Abschließend sollte immer mindestens ein weiteres Backup gespeichert werden, besser jedoch 3 nach der 3-2-1-Regel. Diese besagt, dass für eine hervorragende Sicherung 3 Backups auf mindestens 2 Medien, davon 1 außer Haus, getätigt werden sollten.
Tipps zur Archivierung von Dokumenten
Die Pflicht zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente kann und sollte kein Unternehmer umgehen. Denn sollten die Aufbewahrungsfristen für Dokumente nicht eingehalten werden, können Geldstrafen und gegebenenfalls strafrechtliche Konsequenzen drohen. Daher ist eine strukturierte und sichere Archivierung von Dokumenten in Papierform oder digital unerlässlich.
Im Folgenden werden einige Tipps zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten genannt:
- Originalpflicht: Bestimmte Dokumente wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Zolldokumente müssen im Original aufbewahrt werden.
- Digitale Aufbewahrung: Alle anderen Dokumente können ersatzweise digital archiviert werden, sofern die Lesbarkeit dauerhaft gewährleistet ist.
- Platzersparnis: Digitale Dokumente benötigen deutlich weniger physischen Stauraum und ermöglichen eine effizientere Verwaltung.
- Optische Zeichenerkennung: Kann genutzt werden, um digitalisierte Unterlagen durchsuchbar zu machen.
- Archivstruktur: Die Archivstruktur sollte so angelegt sein, dass relevante Informationen wie Belegnummern, Transaktionen oder Namen leicht auffindbar sind.
- Sicherheitsaspekt: Der Zugriff auf archivierte Daten sollte durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt sein.
Die wichtigsten Fragen
10 Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente wie Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, während Rechnungen nur 8 und Lieferscheine und Auftragsbestätigungen nur 6 Jahre aufbewahrt werden müssen. Mahnbescheide, Prozessakten und Urteile müssen dagegen 30 Jahre lang aufbewahrt werden.
Privatpersonen müssen Dokumente wie eine Handwerkerrechnung für 2 Jahre aufbewahren. Ein Leben lang aufbewahrt werden sollten Abschlusszeugnisse, Ausbildungsurkunden, Taufschein und standesamtliche Dokumente wie Geburtsurkunde oder Heiratsurkunde.
Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und verschiedenen Zolldokumenten können Sie Dokumente in digitaler Form aufbewahren.
Dokumente wie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventare sowie Handels- und Geschäftsbriefe, die für die Besteuerung relevant sind, müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden.
Eine Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem 1. Januar des Jahres, nachdem das entsprechende Dokument erstellt wurde, oder bei Verträgen nach dem Jahr, in dem die Vertragslaufzeit endet. Die Frist für eine Rechnung vom 22. April 2025 und für eine vom 4. September 2023 läuft in beiden Fällen also ab dem 1. Januar 2024.