ECM – Enterprise Content Management

In der digitalen Welt werden für Privatpersonen wie auch für Unternehmen die Datenmengen beim Archivieren immer größer und unübersichtlicher. Deshalb sind Systeme nötig, welche diese Daten strukturieren und verwertbar machen. Eines dieser Systeme ist das Enterprise Content Management, kurz ECM, welches den Content, also die Inhalte, unterstützend zu organisatorischen Prozessen verwaltet. Der folgende Artikel wird näher auf dieses Thema eingehen.

Definition: ECM

Enterprise Content Management beschäftigt sich mit der Aufbereitung und Verwaltung schwach bzw. unstrukturierter Daten, um diese für organisatorische Prozesse nutzbar zu machen. Die Bezeichnung setzt sich aus drei englischen Begriffen zusammen:

• Enterprise (= Unternehmen): vom Unternehmen nutzbare Lösung, unterteilt in Lese- und Bearbeitungsberechtigung.
• Content (= Inhalte): Inhalte und Daten der elektronischen (oder auch analogen) Systeme.
• Management (= Verwaltung): Verarbeitung, Aufbereitung und Kontrolle der Systeme.

ECM zeichnet sich hauptsächlich durch eine zentrale Speicherung und Verwaltung unternehmensinterner Informationen aus. Workflows können hierdurch optimiert werden und die Verpflichtung zu Sicherheitsmaßnahmen versichert, dass die Systeme den Datenschutzanforderungen entsprechen.

DMS, kurz für Dokumentenmanagementsystem, ist oft nur ein Bestandteil eines ECM. Das DMS beschäftigt sich primär mit Dokumenten, wie der Name bereits verrät, und verwaltet diese möglichst nutzerfreundlich. Das ECM geht darüber hinaus und beschäftigt sich mit allen Formen des Contents innerhalb eines Unternehmens, also zusätzlich auch mit den Inhalten der Webseite, Social Media, E-Mails, Werbemaßnahmen etc.

CSP steht für Content Services Platform und stellt eine Weiterentwicklung des ECM dar. Es fokussiert sich vorrangig auf eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Verwaltung von Daten von mehreren Endgeräten aus. Auch andere Anwendungen wie SAP- oder IAM-Systeme können hier integriert werden.

Aufbau

Das ECM besteht aus einer Mischung von Komponenten und Anwendungsfeldern, welche den Aufbau des Systems verständlicher machen.

„Capture“ beschreibt die Erfassung von Daten, also die Aufnahme von Informationen, deren Verarbeitung und Aufbereitung. Es wird deshalb auch als Input-Management bezeichnet. Bei den Informationen kann es sich sowohl um analoge als auch um digitale Daten handeln.

Analoge Dokumente sollten zur Weiterverarbeitung gescannt werden, wenn möglich mit OCR-Texterkennung, damit sie digitalen Datenbanken zur Verfügung stehen. Bei großen Datenmengen, wie sie in Unternehmen oft vorzufinden sind, eignet es sich, einen Scandienstleister wie ScanProfi anzufragen.

Der Management- bzw. Verwaltungsprozess besteht aus fünf weiteren Anwendungsfeldern und Prozessschritten.

„Store“, also die Speicherung von Daten, dient in dieser Funktion eher als Ablage und ist somit von der Preservation zu unterscheiden. Inhaltlich geht es hierbei um die temporäre Speicherung von weniger wichtigen Daten oder um die Bereithaltung oft verwendeter Dokumente.

„Preserve“ ist schließlich der Schritt der Langzeitarchivierung. Hier werden Informationen bewahrt, erhalten und archiviert. Neben der Sicherung der Daten sind auch die Bewertung und gegebenenfalls die Entsorgung unwichtiger Daten ein wichtiger Teil dieses Schrittes. In der Kassation werden alle irrelevanten Dokumente professionell und datenschutzkonform entsorgt.

Unter „Deliver“ befinden sich die Schritte Bereitstellen, Liefern und Ausgeben. Hier werden die Daten aus den vergangenen Schritten an den Nutzer ausgegeben, weshalb man auch von Output-Management spricht. Außerdem können auch Daten aus dem Store oder Archiv manuell bewertet, entsorgt oder in einen anderen Speicher übertragen werden.

Einsatzbereiche

Für das Enterprise Content Management gibt es verschiedenste Einsatzbereiche innerhalb eines Unternehmens.

• Rechnungswesen (anfallende Rechnungen müssen sachgerecht aufbewahrt und verarbeitet werden)
• Vertrieb (Erstellung von Angeboten & Zugriffsberechtigung für erforderliche Unterlagen)
• Mobile/Homeoffice-Mitarbeiter (flexibler Zugriff auf Dokumente)
• Einkauf und Rechtsabteilung (Verwaltung von Verträgen, Erinnerungen an Zahlungsfristen, Zugriffsrechte)
• Personalwesen (elektronische Bewerbermappe → schnellerer Recruiting Prozess, Gehaltsabrechnungen, digitale Personalakte)

Vorteile & Relevanz

ECM hat viele verschiedene Ziele und Vorteile in einem Unternehmen, von der Strukturierung der Daten bis hin zur Optimierung der Prozesse, welche es für Organisationen äußerst relevant macht. Weitere Ziele sind:

• Verbesserung der Effizienz
• Kostenreduktion
• Schnittstellen zwischen Systemen bilden
• Vermeidung von unnötigen Dokumentenmassen
• Einheitlicher Zugriff auf Dokumente
• Breite Bereitstellung von Informationen
• Risikominimierung im Umgang mit Daten
• Wettbewerbsfähigkeit
• Gesetzliche Anforderungen wie E-Rechnungspflicht erfüllen
• Rechtssicherheit durch revisionssichere Verträge
• Schnelleres Recruiting durch digitale Dokumente
• Flexibilität und Mobilität der Daten
• Zufriedenere Kunden durch Nachhaltigkeit

Tipps zur Umsetzung

Für die endgültige Umsetzung von ECM gibt es einige Tipps, die den Umstieg erleichtern.

• Ist-Analyse als Basis
  ⇨ Aktuelle Standards, Interessensgruppen, vorhandene Systeme
  ⇨ Startpunkt festlegen
• Beginne in der am meisten profitierenden Abteilung
  ⇨ Schnelle Erfolge
  ⇨ Anerkennung des Nutzens auch in anderen Abteilungen
• Ziele und Vorteile definieren
  ⇨ Faktenbasierte, detailliert und präzise formulierte Ziele
  ⇨ Vorteile an Mitarbeiter kommunizieren
  
• Passende Software finden
  ⇨ Mitte zwischen Innovation und langfristiger Erfahrung finden
  ⇨ Basierend auf Erfahrungsberichten und Zertifikaten (z. B. DIN-ISO-9001)
• Konfiguration des ECM-Systems
  ⇨ Schrittweise Einführung, um Überforderung zu vermeiden
  ⇨ Installation auf mobilen Geräten für einfachen Zugriff