Contract Lifecycle Management „kurz erklärt“
Das Contract Lifecycle Management beschreibt die Verwaltung von Verträgen von der Verhandlung bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Die Unterstützung durch Systeme unterstützt, Fristen einzuhalten, Verpflichtungen nachzukommen und andere Vereinbarungen zu erfüllen.
Definition: Contract Lifecycle Management
Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein digitales System, welches Unternehmen bei der Verwaltung von Verträgen unterstützt. Es begleitet eine Vereinbarung von der Bedarfsfeststellung bis zum Ende der Laufzeit und erinnert dabei an Fristen, erleichtert die Kommunikation mit Vertragspartnern und verwaltet Anforderungen.
Aufgaben von Contract Lifecycle Management
Die Aufgaben von CLM umfassen:
- Automatisierung von Arbeitsschritten
- Verwaltung von Zugriffsrechten (IAM)
- Überwachung von Fristen
- Beschleunigung von Vertragsbeziehungen
- Datengewinnung für die Optimierung neuer Verträge
- Fehlervermeidung in der Vertragsverwaltung
- Rechtssicherheit schaffen
- Risiken minimieren
Was sind Vorteile und Herausforderungen von CLM?
Contract Lifecycle Management wird vor allem wegen seiner Vorteile geschätzt, jedoch gibt es auch Herausforderungen, deren man sich bewusst sein sollte.
✔ Vorteile
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Effizienz & Transparenz
Eine Effizienzsteigerung findet durch die Identifikation von Prozessverbesserungen statt, welche Arbeitsabläufe verkürzen und für mehr Output sorgen können. -
Vereinfachte Handhabung
CLM organisiert technisch viele Hintergrundprozesse und verknüpft Dokumente in Gruppen, sodass Mitarbeiter sie leichter handhaben können. -
Rechtssicherheit & Risikominimierung
CLM-Systeme selbst sowie deren Einführung fordern hohe Sicherheitsstandards, welche das Risiko für Datenschutzverstöße deutlich reduzieren. Außerdem werden Fehler und Probleme im System allgemein schneller erkannt und können behoben werden. -
Verwaltungsreduktion
Durch die Automatisierung von Prozessen kann in der Verwaltung deutlich an Zeit und ggf. auch an Personal eingespart werden, was auch Kosten reduziert. -
Schnellere Vertragsabwicklung
Durch Tools und Verwaltung in CLM-Systemen können Verträge schneller erstellt und die Leistungen schneller durchgeführt werden. -
Change Management
Veränderungen in Verträgen oder Beziehungen können deutlich schneller angepasst werden, da Änderungen automatisch dokumentiert werden. -
Mobilität
Durch die Digitalisierung von Verträgen auf CLM-Plattformen kann von überall auf die Dokumente zugegriffen werden.
✖ Herausforderungen
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Rechtssprache
Die Rechtssprache muss in allen Verträgen standardisiert und für verschiedene Stakeholder verständlich sein, sodass Missverständnissen vorgebeugt wird. -
Uneinheitliche Prozesse
Alle Stakeholder müssen den gleichen Prozessabläufen folgen und die Verantwortlichkeiten müssen klar geklärt werden. -
Fehlende Organisation
CLM beruht auf einheitlichen Konzepten. Hierzu zählen auch Tagging oder Kategorisierung, welche den Verträgen bestimmte Schlagworte zuordnen, um sie leichter auffindbar zu machen. Diese müssen von allen Beteiligten konsequent verwendet werden. -
Speicherprobleme
Ein CLM-System muss ausreichend Speicherplatz für alle anfallenden Verträge einer Organisation haben, sowie freien Speicher für zukünftige Expansionen. -
Nachverfolgung
Einige CLM-Systeme besitzen keine Nachverfolgungsfunktion, wodurch Fristen und Termine nicht automatisch ausgeschrieben werden. -
Mangelnde Transparenz
Um eine Vertrauensbasis zu schaffen, müssen alle Schritte der Vertragserstellung und -unterhaltung zu jedem Zeitpunkt einsehbar sein. -
Fehlende Abstimmung
Die Einzelheiten und Prioritäten innerhalb von Verträgen und Verhandlungen müssen mit allen Stakeholdern abgesprochen werden, um Misskommunikation zu vermeiden.
Was sind die Phasen des Vertragslebenszyklus?
Der Contract Lifecycle kann in 6 Phasen eingeteilt werden: die Konzipierung von Entwürfen, ihre Prüfung, die Vertragsunterzeichnung, die Erfüllung und das Controlling, sowie die Archivierung. Vorangestellt ist zudem die Phase der Bedarfsfeststellung, auf deren Basis der Prozess erst angestoßen wird.
Bedarfsfeststellung
Bevor ein Vertrag aufgesetzt wird, muss vorerst der Bedarf für das Schriftstück festgestellt werden. Im Einkauf kann dies ein Lieferantenwechsel sein, im Vertrieb eine Kooperation mit einer Marketingagentur, in Dienstleistungsunternehmen kann es Personalmangel und die damit verbundene Einstellung neuer Mitarbeiter sein.
Kurz, es gibt ein Problem, dessen Lösung einer vertraglichen Regelung bedarf.
Entwürfe konzipieren
Um den Entwurf zu konzipieren, muss zunächst geprüft werden, ob es mit dem Vertragspartner bereits Beziehungen gibt oder ob ähnliche Vertragsverhältnisse mit anderen Parteien bestehen, welche als Vorlage dienen können. Aus bestehenden Verträgen und den spezifischen Ergebnissen der Verhandlungen muss dann ein rechtssicherer Vertragsentwurf erstellt werden.
Entwürfe prüfen
Die Überprüfung des Entwurfs wird abteilungsübergreifend und an internen und externen Richtlinien orientiert ausgeführt. Es muss garantiert werden, dass die Verträge rechtlichen Normen unterliegen und keine Fehler enthalten. Deshalb gibt es hier auch oft mehrere Überprüfungszyklen.
Vertragsunterzeichnung
Bei der Vertragsunterzeichnung wird das Dokument rechtlich bindend. Die Unterzeichnung kann entweder persönlich mit Stift und Papier, oder über eine digitale Unterschrift durchgeführt werden. Es sollte vornehmlich darauf geachtet werden, dass die Unterzeichnung für alle Parteien einfach zugänglich ist.
Erfüllung und Controlling
Diese Phase beschreibt die aktive Laufzeit des Vertrags. Dabei müssen Vereinbarungen erfüllt und Fristen eingehalten werden. Es ist deshalb von Vorteil, die Verträge in einem digitalen Repository zu haben, wodurch man zu jeder Zeit auf sie zugreifen kann. Das digitale Contract Lifecycle Management hat hier den Hauptfokus und hilft dabei, dass alle Vertragspartner am Ende zufrieden mit der Beziehung sind.
Hier sollte sich ebenfalls bereits herausstellen, ob der Vertrag verlängert werden soll oder ob er nach der initialen Laufzeit endet.
Insider-Tipp von ScanProfi
Nicht jeder Vertrag kann einfach digitalisiert werden. Bevor Sie also Ihr Archiv an einen Digitalisierungsservice übergeben, bitten Wir Sie, sich zu informieren, welche Verträge nur in schriftlicher Form erlaubt sind. Hierzu zählen Kündigungen und Aufhebungsverträge, sowie notariell beglaubigte Dokumente beispielsweise zum Erwerb einer Immobilie.
Analyse
Zum Ende der Laufzeit hin wird die gesamte Vertragsbeziehung analysiert. Es geht insbesondere um Verbesserungsmöglichkeiten und Effizienzsteigerung bei folgenden Verträgen. Zwar werden laufend Analysen auch im Controlling durchgeführt, jedoch liegt dort der Fokus auf kurzfristigen Verbesserungen während der Vertragslaufzeit, während die nachfolgende Analyse eher zukunftsweisende Charakteristiken hat.
Archivierung
Auch nach Ende der Vertragslaufzeit müssen die Verträge aufbewahrt werden. Hierfür gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrung ist jedoch auch bei Rückfragen der Vertragspartner oder gegebenenfalls für gerichtliche Beweisführung bei Problemen von Vorteil. Verträge zu archivieren, muss jedoch immer revisionssicher und nach den Grundsätzen der Datenschutzgrundverordnung erfolgen.
Tools im Vergleich
Im Internet finden sich unzählige CLM-Tools. Eine Auswahl soll in der folgenden Tabelle verglichen werden.
| System | Zielgruppe | Kernfunktionen | Integrationen | Besonderheiten | Typische Schwächen |
| Icertis Contract Intelligence (ICI) | Großunternehmen / Enterprise | Vertrags-Repository, automatisierte Workflows, Compliance-Tracking, Analytics | SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce, ERP-Systeme | Sehr skalierbar und stark für Governance & Compliance | Hoher Implementierungsaufwand, teuer |
| DocuSign CLM | Mittelstand – Enterprise | Vertragserstellung, Genehmigungsworkflows, Versionierung, E-Sign | Native DocuSign Signatur, Salesforce, SAP | Enge Integration mit E-Signature und Agreement Cloud | Lizenzkosten und Komplexität bei großen Implementierungen |
| Ironclad | Legal & Business Teams in Tech-Unternehmen | Workflow-Automatisierung, Vertragsverhandlung, Analytics | Salesforce, Slack, Google Drive | Sehr benutzerfreundlich, schnelle Implementierung | Weniger tiefgehende Enterprise-Governance |
| Agiloft CLM Suite | Mittelstand – Enterprise | No-Code Workflow-Konfiguration, Repository, Reporting | CRM/ERP Integrationen, APIs | Sehr hohe Anpassbarkeit (No-Code Plattform) | UI teilweise weniger modern |
| Conga CLM | Sales- und Revenue-Teams | Contract Automation, CPQ-Integration, Lifecycle-Tracking | Salesforce (sehr stark), ERP-Systeme | Gute Integration in Revenue-Operations-Stack | Fokus eher auf Sales-Prozesse |
| Juro | Startups – Mittelstand | Vertragseditor, Collaboration, e-Signature, Templates | Slack, Salesforce, HubSpot | Modernes UI und kollaboratives Vertragsediting | Weniger geeignet für komplexe Enterprise-Compliance |
| Sirion CLM | Große Procurement- und Legal-Teams | Contract Intelligence, Performance-Tracking, AI-Analysen | ERP, Procurement-Tools | Starker Fokus auf Lieferanten- und Beschaffungsverträge | Komplexere Einführung |
Was sind Trends im CLM?
Besonders durch technische Fortschritte, die Digitalisierung und die vermehrte Anwendung von KI ergeben sich einige Trends im Bereich des CLM.
KI-Technologien helfen, Verträge zu analysieren. Dazu zählen das Auslesen von Meta-Informationen zu Thema, Terminen, Parteien etc., die Segmentierung einzelner Klauseln und die Überprüfung nach internen Standards, sowie die Verwendung von Natural Language Processing, welches die Suche innerhalb des Systems deutlich erleichtert.
Auch die gesamte Erstellung von Vertragsentwürfen und Verantwortungszuweisungen kann mittlerweile von Künstlicher Intelligenz übernommen werden. Die generative KI entwickelt sich ständig weiter und ermöglicht neue Ansätze auch im CLM.
Smart Contracts, also intelligente Verträge, lösen unterschiedliche Folgen beim Erreichen von Meilensteinen aus. Auf einen Wareneingang folgt eine automatische Zahlung, auf eine unbezahlte Rechnung folgt eine Preissanktion, auf ein geleertes Regal folgt eine standardisierte Warenbestellung. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein von Grund auf technisiertes Unternehmen.
Der Trend der Zukunft geht hin zum vollständig papierlosen Büro. Dazu zählt ein umfängliches Ökosystem aus verschiedenen Abteilungen, unter anderem CRM im Vertrieb, SAP, digitalisierte Buchhaltung und vieles mehr. Alle diese Systeme müssen untereinander verknüpft werden, um einen effektiven Datenfluss zu generieren.
Häufig gestellte Fragen
Contract Lifecycle Management ist ein unterstützendes System in der Vertragsverwaltung. Es hilft, Fristen einzuhalten, Termine wahrzunehmen und gestaltet die Kommunikation und Vertragsausarbeitung mit den Partnern transparent.
CLM steht für Contract Lifecycle Management, während CRM für Customer Relationship Management steht. Ersteres verwaltet also Verträge über ihre Laufzeit und darüber hinaus, während CRM für die Verwaltung von Kundenbeziehungen da ist.
Der Vertragslebenszyklus besteht aus der Bedarfsfeststellung, dem Entwurf eines Vertrages, dessen Unterzeichnung, der laufenden Kontrolle während der Laufzeit und zuletzt einer Verlängerung oder Archivierung des Vertrages.