Ordner „kurz erklärt“
Ein Ordner ist ein systematischer Aufbewahrungsort für Dokumente, sowohl analog als auch digital. Ordner dienen dazu, schriftliche Informationen so zu strukturieren, dass ein Zugriff schnell und einfach möglich ist. Sie werden sowohl in Unternehmen als auch in privaten Haushalten verwendet.
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Definition: Ordner
Ein Ordner ist eine systematische Organisationseinheit, oft innerhalb eines Büros, aber auch im privaten Gebrauch. Digitale Ordner enthalten verschiedene Dateiformate, je nach Inhalt. Physische Ordner dagegen beinhalten gelochte Papiere und werden oft zu Scan-Produkten, da die Digitalisierung in allen Bereichen oft elektronische Dokumente bevorzugt.
Ordnersysteme
Es gibt verschiedene Systeme, wie Ordner sortiert werden können, um einen guten Überblick zu behalten. Diese gelten sowohl für analoge Dokumente als auch für digitale Ordnersysteme.
Das 7-Ordner-System besagt, dass, um die Übersichtlichkeit zu wahren, maximal 7 Kategorien mit jeweils maximal 7 Unterkategorien existieren sollten. Zudem sollte ein Ordnersystem maximal 3 Stufen enthalten.
Ordner können auch thematisch geordnet sein. In einem Unternehmen können dies Kategorien wie Abteilungen sein, im privaten Bereich wäre eine Aufteilung nach Haushaltsteilen möglich. Dazu zählen „Haus“, „Auto“, jede Person des Haushalts etc. Andere Aufteilungen sind jedoch in allen Fällen möglich.
Eine chronologische Aufteilung bedeutet eine zeitlich strukturierte Sortierung und eignet sich besonders für Unternehmen in Abteilungen wie dem Wareneingang oder dem Rechnungswesen. Jedoch ist es in jedem Fall hilfreich, zunächst nach anderen Kategorien aufzuteilen und dann innerhalb einer Kategorie chronologisch vorzugehen.
Eine alphabetische Sortierung von A-Z kann ebenfalls helfen, Informationen in Ordnersystemen leichter auffindbar zu machen. Die Benennung muss hierbei jedoch sehr eindeutig sein, sodass Mitarbeitern klar ist, ob ein Beleg unter R für „Rechnungen“, B für „Buchhaltung“, oder dem Namen des Lieferanten abgelegt wird. Ebenso sollte in privaten Haushalten bestimmt werden, ob ein Kundendienstbescheid für ein Auto unter A abgelegt wird oder unter dem Anfangsbuchstaben der Automarke.
In den meisten Fällen kann es auch hier von Vorteil sein, zunächst eine thematische Sortierung einzuführen und die Themen alphabetisch zu untergliedern.
Ein numerisches System eignet sich für Unternehmen, in welchen nach Kunden- oder Auftragsnummern gearbeitet wird.
Ordner in Unternehmen
Ordner und deren Inhalt in einem Unternehmen unterliegen verschiedensten Vorgaben, unter anderem Aufbewahrungsfristen und der revisionssicheren Verwahrung von Dokumenten. Mehr zum Thema Aufbewahrungsfristen finden Sie in den folgenden Artikeln.
Neben den rechtlichen Grundlagen der Ordnerführung spielt auch die interne Organisation eine große Rolle. Ordner müssen gemäß der Datenschutzgrundverordnung gesichert sein und es sollte ein einheitliches Dokumentenmanagement-System verwendet werden. Weiterhin gibt es wichtige Punkte wie IAM, um den Zugriff zu verwalten, und das Ordnersystem sollte allen Mitarbeitern klar sein.
Ordner in privaten Haushalten
Privathaushalte haben weniger rechtliche Vorgaben in der Ordnerführung. Dennoch gelten auch einige Aufbewahrungsfristen privat.
Die systematische Ausrichtung erfolgt jedoch meist auf Basis anderer Kriterien. Zunächst gibt es allgemeine Themen, nach welchen Ordner sortiert werden können:
- Finanzen
- Versicherungen
- Gesundheit
- Steuerrelevante Unterlagen, etc.
Unwichtigere Papiere wie Bedienungsanleitungen, Garantiescheine oder alte Schulunterlagen der Kinder können in separaten Ordnern verstaut werden.
Besonderheit Notfallordner
Ein Notfallordner ist ein Ordner in privaten Haushalten, welcher nur die wichtigsten Dokumente enthält. Er verfolgt den Zweck, in einer Notfallsituation nur einen einzigen Ordner greifen zu müssen, falls das Haus fluchtartig verlassen werden muss. In einen Notfallordner gehörten in der Regel folgende Dokumente:
- Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und ggf. Scheidungsbelege
- Kopien oder, falls möglich, Originale jeglicher Ausweisdokumente
- Zeugnisse und Berufsabschlüsse
- Miet- oder Kaufvertrag der Behausung
- Eröffnungsunterlagen von Konten und Krediten
- Der jährliche Rentenbescheid
- Steuerbescheide vom Finanzamt sowie die letzten 3 Nebenkostenabrechnungen
- Versicherungen (v.a. Haftpflicht, Berufsunfähigkeit, Krankenversicherung, Hausrat, Wohngebäude, KFZ, etc.)
→ Meist reicht der Versicherungsschein und die letzte Abrechnung - Versorgungs- und Medienverträge (Gas, Wasser, Internet, Streaming etc.)
- Arbeitsvertrag und letzte Gehaltsabrechnung (oder Dezember des letzten Jahres)
Eine andere Art des Notfallordners, auch Versorgungsordner genannt, beinhaltet alle medizinischen Daten und Bescheide einer Person, sodass Angehörige oder Behörden im Falle eines Unfalls schnell alle notwendigen Informationen zur Verfügung haben.
Insider-Tipp von ScanProfi
Auch wenn die meisten Dokumente in digitaler Form nicht rechtsgültig sind ist es dennoch empfehlenswert, eine digitale Kopie aller Daten auf einem USB-Stick zu haben. Sollte das analoge Original zerstört werden oder verloren gehen, helfen die digitalen Daten, schneller an neue Exemplare zu gelangen oder sie werden übergangsweise akzeptiert. Die Daten sollten jedoch gut verschlüsselt werden.
Wir digitalisieren Ihren Notfallordner gerne für Sie unter den höchsten Sicherheitsvorkehrungen dank unseres ScanLock Prinzips.
Soll ich Ordner digitalisieren?
Durch die Digitalisierung geraten analoge Daten immer weiter in den Hintergrund und digitale Dokumente werden unverzichtbar. Firmen mit großen Archiven haben oft Probleme in der Handhabung, da neuere Daten bereits digital sind, vergangene Daten aber noch rein analog existieren.
Die Vorteile digitaler Ordner sind jedoch klar:
- Suchfunktion durch OCR-Texterkennung
- Mobilität durch Cloud-basierte Speicherung
- Platzsparende Aufbewahrung der Daten
- Sicherung durch Backups
Dennoch gibt es einige Ausnahmen, da manche Dokumente nur in ihrer analogen Form gültig sind, beispielsweise notariell beglaubigte Verträge oder Urkunden. Hier eignen sich dennoch Sicherheitsscans, welche das Dokument nicht ersetzen, eine Wiedergewinnung jedoch erleichtern.
Insider-Tipp von ScanProfi
Da die Eigendigitalisierung oft sehr kosten- und zeitintensiv ist, empfehlen wir einen Scanservice wie ScanProfi zu kontaktieren. Gerade bei großen Archiven ist dies von erheblichem Vorteil für Unternehmen. Dank der ScanLock Technologie sind Ihre Daten bei uns sicher und datenschutzkonform aufbewahrt.
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Digitale Ordner
Digitale Ordner unterscheiden sich von physischen Ordnern und haben dadurch sowohl Vor- als auch Nachteile, wie die folgende Tabelle zeigt.
Digitale Ordner
Physische Ordner
Platzbedarf
Gering (maximal Cloud-Speicher)
Sehr hoch
Suche
Suchfunktion möglich
Über starre Struktur und Register
Sicherheit
Datenschutz und Backups nötig
Anfällig für Feuer, Wasser, Verlust etc.
Handhabung
Bei Cloud-Lösungen vielen Personen und mobil
Nur eine Person auf einmal; räumlich begrenzt
Die Vorteile digitaler Ordner zeigen sich hier ganz klar in der Mobilität, sofern ein Cloud-Speicher genutzt wird, und in der Platzersparnis sowie der Suchfunktion. Während analoge Ordner lediglich auf einem Register basieren, muss man bei digitalen Ordnern den genauen Aufenthaltsort eines Dokuments nicht kennen, sofern der Dateiname bekannt ist.
Da digitale Ordner jedoch ziemlich simpel anzulegen sind, muss umso mehr auf eine einheitliche Struktur geachtet werden. Zu viele Ebenen oder unterschiedliche Systeme mehrerer Mitarbeiter können schnell zu unübersichtlichen Archiven führen.
Neben der Ordnerstruktur ist auch das Dateiformat wichtig. Hier sollte ein langfristig haltbares Format wie PDF/A verwendet werden, sofern möglich. Optische Zeichenerkennung (kurz OCR) hilft außerdem dabei, auch den Inhalt der Dokumente durchsuchen zu können.
Ein regelmäßiges Backup schützt zudem vor dem Verlust von Daten und regelmäßiges Ausmisten bewahrt das System vor Überlastung.
Wie ist ein Ordner aufgebaut?
Ein Ordner besteht aus einem Einband, meist aus dickem Karton, und einer Ringmechanik für das Abheften von Blättern. Der Einband beinhaltet den vorderen und hinteren Deckel, sowie den Ordnerrücken. Der Rücken enthält meist ein Griffloch und ein Rückenschild. In manchen Fällen ist dieses Schild aufgeklebt, in anderen befindet sich dort eine Einsteckhülle für bedruckbare Karten. Auf der Vorderseite befinden sich ebenfalls Raumsparschlitze direkt über den Halterringen.
Die Standardmaße für Ordner werden in der folgenden Tabelle aufgelistet:
| Format | Höhe | Tiefe | Typische Rückenbreiten |
| DIN A4 | ~318 – 320 mm | ~280 – 285 mm | 50 mm, 75 mm, 80 mm |
| DIN A5 (hoch) | ~230 mm | ~190 – 210 mm | 50 mm, 75 mm, 80 mm |
| DIN A5 (quer) | ~160 mm | ~245 mm | 50 mm, 80 mm |
| DIN A3 (quer) | ~318 mm | ~480 mm | 80 mm |
Im Inneren des Ordners befindet sich die Mechanik zum Abheften. Diese besteht aus zwei Halterringen, welche gemeinsam mit einer hebelbetätigten Exzentermechanik am hinteren Ordnerrücken verschraubt sind. Bei einer vier- oder achtfachen Lochung wird oft eine Federmechanik verwendet. Der Abstand der Lochung ist jeweils genormt, sodass jeder beliebige Locher die richtigen Abstände produziert.
Arten von Ordnern
Der Aufbau eines standardisierten Ordners ist vielen Menschen klar. Es gibt jedoch auch Unterarten, welche besonders im Bürobedarf wichtig zu unterscheiden sind.
- Hebelordner/Aktenordner: Gängiger Ordner mit Hebelmechanik und großem Fassungsvermögen.
- Ringordner/Ringbücher: Oft schmaler und mit 2–6 Ringen, ideal für häufiges Umblättern.
- Präsentationsordner: Meist Ringordner mit Einstecklaschen außen und innen für Individualisierung.
- Pultordner: Aufklappbare Aneinanderreihung von Einsteckhüllen, oft mit alphabetischer Sortierung und ohne Lochung.
- Hängeordner/Hängemappen: Verwendet in Hängeregistern für schnellen Zugriff oder platzsparende Aufbewahrung.
- Doppelordner: Gebräuchlich für z. B. Kontoauszüge. Ordner mit zwei Hebelschließen untereinander.
Weitere Heftungsmöglichkeiten
Neben den geläufigen Ordner-Arten gibt es auch andere Möglichkeiten, Dokumente und Papiere aufzubewahren. Hierzu zählen:
- Schnellhefter/Spiralhefter
- Mappen
- Klemmbretter
- Klemmhefter
- Archivboxen
- Verschiedene Heftungen (Amtsheftung, Behördenheftung, etc.)
Historie
Der Ordner, wie er heute in vielen Büros steht, wurde 1886 von Friedrich Soennecken gemeinsam mit dem Locher entwickelt. Diese erste Version wurde dann von verschiedenen Unternehmern weiterentwickelt, darunter Louis Leitz, Emil Mehle, Erich Kraut und die Schweizer Firma Biella.
Ab den 1980er Jahren wuchs der Markt für Ordner stark an und weitere Konkurrenten wie Herlitz stiegen in das Business ein. Allein 2007 wurden von ihnen 90 Millionen Ordner produziert. Während dieser Zeit wurden auch unterschiedliche Mechanismen für den Hebel und andere Teile entwickelt.
Heute bestehen Ordner meist aus einem Icon auf dem Bildschirm, da viele Ordner digitalisiert werden, um die Entwicklung hin zum papierlosen Büro voranzutreiben. Dies spart Platz und vereinfacht die Handhabung der Daten.
Häufig gestellte Fragen
Ein Ordner ist ein systematisch angelegter Ablageort für Dokumente. Diesen gibt es sowohl analog in Form von Aktenordnern und weiteren Arten als auch digital auf PCs oder in mobilen Cloud-Lösungen.
Neben der Unterscheidung von analogen und digitalen Ordnern gibt es für die physische Form verschiedene Unterarten. Dazu zählen der Hebelordner, der Ringordner, der Präsentationsordner, der Pultordner, der Hängeordner und der Doppelordner.
Ordner sollten digitalisiert werden, da aktuelle Daten meist nur noch in digitaler Form entstehen und es die Handhabung erleichtert, wenn auch die Archive digital sind. Außerdem hilft die Suchfunktion dabei, bestimmte Dokumente schnell zu finden. Zudem sind die Daten über cloudbasierte Systeme von überall erreichbar, was besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Remote-Mitarbeitern von Vorteil ist.