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In der digitalen Welt werden für Privatpersonen wie auch für Unternehmen die Datenmengen beim Archivieren immer größer und unübersichtlicher. Deshalb sind Systeme nötig, welche diese Daten strukturieren und verwertbar machen. Eines dieser Systeme ist das Enterprise Content Management, kurz ECM, welches den Content, also die Inhalte, unterstützend zu organisatorischen Prozessen verwaltet. Der folgende Artikel wird näher auf dieses Thema eingehen.
ECM „kurz erklärt“
ECM, kurz für Enterprise Content Management, ist ein unterstützender Prozess im Unternehmen, welcher Daten verwaltet, sortiert und einfach nutzbar macht.
Definition: ECM
Enterprise Content Management beschäftigt sich mit der Aufbereitung und Verwaltung schwach bzw. unstrukturierter Daten, um diese für organisatorische Prozesse nutzbar zu machen. Die Bezeichnung setzt sich aus drei englischen Begriffen zusammen:
- Enterprise (= Unternehmen): vom Unternehmen nutzbare Lösung, unterteilt in Lese- und Bearbeitungsberechtigung.
- Content (= Inhalte): Inhalte und Daten der elektronischen (oder auch analogen) Systeme.
- Management (= Verwaltung): Verarbeitung, Aufbereitung und Kontrolle der Systeme.
Aufbau
Das ECM besteht aus einer Mischung von Komponenten und Anwendungsfeldern, welche den Aufbau des Systems verständlicher machen.
Capture
„Capture“ beschreibt die Erfassung von Daten, also die Aufnahme von Informationen, deren Verarbeitung und Aufbereitung. Es wird deshalb auch als Input-Management bezeichnet. Bei den Informationen kann es sich sowohl um analoge als auch um digitale Daten handeln.
Analoge Dokumente sollten zur Weiterverarbeitung gescannt werden, wenn möglich mit OCR-Texterkennung, damit sie digitalen Datenbanken zur Verfügung stehen. Bei großen Datenmengen, wie sie in Unternehmen oft vorzufinden sind, eignet es sich, einen Scandienstleister wie ScanProfi anzufragen.
Manage
Der Management- bzw. Verwaltungsprozess besteht aus fünf weiteren Anwendungsfeldern und Prozessschritten.
DM steht für Document Management bzw. Dokumentenmanagement, welches jedes Dokument von der Entstehung über die Verwaltung und Verteilung bis zur Langzeitarchivierung oder Entsorgung begleitet.
Unter Kollaboration versteht man das gemeinsame Arbeiten mit der Datenbasis, sowie die Kommunikation mit den Mitarbeitern und anderen Abteilungen. Diese Vernetzung ist wichtig, damit alle auf demselben Informationsstand sind und auf Augenhöhe kommuniziert werden kann.
Das Web-Content-Management, kurz WCM, beschäftigt sich mit Daten, welche sich nach außen richten, beispielsweise über das Internet. Dabei geht es vor allem um die Planung und Veröffentlichung von Informationen, sowie die Trennung von öffentlichen und nicht öffentlichen Daten. Auch die Wirkungsanalyse durch KPIs ist ein Teil dieses Prozesses.
Records-Management (RM) oder auch elektronische Schriftgutverwaltung beschäftigt sich vornehmlich mit Dokumenten mit Aufbewahrungspflicht oder Aufbewahrungsempfehlung. Es geht hierbei um die strukturierte Ablage und den Datenschutz gemäß der Datenschutzgrundverordnung.
BPM bezeichnet schließlich das Business-Process-Management oder auch die Vorgangsbearbeitung. Diese beschäftigt sich mit einer integrierten Anwendung aller Prozesse im Unternehmen, oft mithilfe von Business Intelligence (BI). Ein Teil dessen ist auch der Workflow (WF), also Ablaufstrukturen, Design der Prozesse und auch die Kontrolle der Dokumentenbestände.
Store
„Store“, also die Speicherung von Daten, dient in dieser Funktion eher als Ablage und ist somit von der Preservation zu unterscheiden. Inhaltlich geht es hierbei um die temporäre Speicherung von weniger wichtigen Daten oder um die Bereithaltung oft verwendeter Dokumente.
Preserve
„Preserve“ ist schließlich der Schritt der Langzeitarchivierung. Hier werden Informationen bewahrt, erhalten und archiviert. Neben der Sicherung der Daten sind auch die Bewertung und gegebenenfalls die Entsorgung unwichtiger Daten ein wichtiger Teil dieses Schrittes. In der Kassation werden alle irrelevanten Dokumente professionell und datenschutzkonform entsorgt.
Deliver
Unter „Deliver“ befinden sich die Schritte Bereitstellen, Liefern und Ausgeben. Hier werden die Daten aus den vergangenen Schritten an den Nutzer ausgegeben, weshalb man auch von Output-Management spricht. Außerdem können auch Daten aus dem Store oder Archiv manuell bewertet, entsorgt oder in einen anderen Speicher übertragen werden.
Vorteile
ECM hat viele verschiedene Ziele und Vorteile in einem Unternehmen, von der Strukturierung der Daten bis hin zur Optimierung der Prozesse. Weitere Ziele sind:
- Verbesserung der Effizienz
- Kostenreduktion
- Schnittstellen zwischen Systemen bilden
- Vermeidung von unnötigen Dokumentenmassen
- Einheitlicher Zugriff auf Dokumente
- Breite Bereitstellung von Informationen
- Risikominimierung im Umgang mit Daten
- Wettbewerbsfähigkeit
- Gesetzliche Anforderungen wie E-Rechnungspflicht erfüllen
Häufig gestellte Fragen
Enterprise Content Management, oder auch ECM, ist ein System innerhalb eines Unternehmens, welches Daten und Prozesse effizient verwaltet und vereinfacht nutzbar macht.
ECM besteht aus den Teilschritten Capture, Management, Store, Preserve und Deliver. Hierbei wird das Management zusätzlich aufgegliedert in Dokumentenmanagement, Kollaborationen, Web-Content-Management, Records-Management und Business-Process- bzw. Workflow-Management.
Beispielhafte Vorteile des ECM sind:
- Verbesserung der Effizienz
- Vermeidung von unnötigen Dokumentenmassen
- Einheitlicher Zugriff auf Dokumente
- Breite Bereitstellung von Informationen
- Wettbewerbsfähigkeit