Beim Archivieren von Unterlagen, ob als Privatperson oder geschäftlich, gibt es einige Faktoren zu beachten. Ein besonders wichtiger Punkt ist hierbei die Aufbewahrungspflicht. Diese besagt, welche Dokumente in welcher Form aufbewahrt werden müssen, um der Nachweispflicht gegenüber Ämtern oder anderen Interessengruppen nachzukommen. Aufbewahrungsfristen definieren hierbei den notwendigen Zeitraum und sollen im folgenden Artikel zusammengefasst werden.
Aufbewahrungsfristen „kurz erklärt“
Aufbewahrungsfristen definieren den Zeitraum, über welchen eine Person oder ein Unternehmen verpflichtet ist, gewisse Unterlagen sicher aufzubewahren. Die Dauer kann hierbei variabel ausfallen, empfohlen sind jedoch meist 10 Jahre.
Definition: Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen betreffen sowohl Organisationen als auch Privatpersonen und sorgen dafür, dass kritische Informationen möglichst immer auffindbar sind, um legale Folgen zu vermeiden. Für die verschiedenen Arten von Unterlagen gibt es hierbei unterschiedlich lange Fristen zu beachten. Bei der Aufbewahrung ist ebenfalls wichtig, dass revisionssichere Standards eingehalten werden, da sonst nicht belegt werden kann, dass es sich um originale Dokumente handelt.
Berechnung der Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments startet immer ab dem 1. Januar des darauffolgenden Jahres, unabhängig davon, wann im Jahr es ausgestellt wurde.
Examples
- Eine Rechnung wird am 5. August 2025 ausgestellt. Die Frist beginnt am 1. Januar 2026 und endet 8 Jahre später am 31. Dezember 2033.
- Ein geschäftliches Dokument wird am 2. Januar 2015 erstellt und hat eine Frist von 10 Jahren. Diese beginnt am 1. Januar 2016 und endet am 31. Dezember 2025.
Übersicht
Die Länge der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen variiert je nach Art der Dokumente zwischen 2 und 30 Jahren. In einigen Fällen besteht sogar eine lebenslange Aufbewahrungsfrist für besonders wichtige Dokumente. Der folgende Abschnitt bietet eine Übersicht über die verschiedenen Fristen mit Weiterleitungen für die spezifizierten Artikel zu den einzelnen Themenbereichen.
Der Begriff „Dokumente“ umfasst eine Vielzahl an Unterlagen, welche unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Generell ist eine Aufbewahrung von 10 Jahren entweder gesetzlich vorgeschrieben oder empfohlen, um negative Konsequenzen zu vermeiden.
Steuerunterlagen unterliegen einer grundlegenden Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für den Fall einer steuerrechtlichen Prüfung. Privatpersonen sollten Unterlagen in jedem Fall bis zur Bestätigung der Steuererklärung behalten. Danach können diese vernichtet werden.
Unterlagen aus der Buchhaltung umfassen verschiedenste Arten von Dokumenten, wie Rechnungen, Geschäftsunterlagen oder auch Steuerunterlagen. Die Aufbewahrungsfristen variieren hier zwischen 6 Jahren für allgemeine, geschäftliche Dokumente und 10 Jahren für steuerliche oder handelsrechtliche Unterlagen.
Lieferscheine dokumentieren den Erhalt bestellter Ware und sollten als Beweis dessen aufbewahrt werden, falls der Absender oder Empfänger Probleme mit dem Transport oder der Ware selbst haben. Privatpersonen haben hierbei eine Frist von 2 Jahren, während Unternehmen Fristen von 6–10 Jahren erfüllen müssen.
Kontoauszüge sind Dokumente finanzieller Transaktionen, welche insbesondere für das Finanzamt von Interesse sein können. Um der Nachweispflicht nachzukommen, sollten Kontoauszüge von Privatpersonen, trotz fehlender gesetzlicher Pflicht, 3–5 Jahre aufbewahrt werden. Unternehmen und Selbstständige sind gesetzlich zu 10 Jahren Aufbewahrung verpflichtet.
Lohnunterlagen beinhalten alle Dokumente zum Thema Vergütung der Arbeitnehmer. Für die meisten Unterlagen dieser Kategorie besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, mit Ausnahme von Krankmeldungen, Änderungen der Krankenkasse, versicherungsbezogenen Informationen ohne monetären Bezug und Geschäftsbriefen.
Für Arbeitnehmer besteht hier grundlegend keine Aufbewahrungspflicht.
Die Aufbewahrungsfrist von Belegen und Rechnungen wurde erst 2025 im Zuge des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes auf nunmehr 8 Jahre verkürzt. Für Privatpersonen gilt generell eine Frist von 2 Jahren, es sei denn, es existiert eine Garantie auf das gekaufte Objekt, welche über diesen Zeitraum hinausreicht.
Eine Personalakte, unabhängig davon, ob digital oder analog, enthält alle wichtigen Daten über einen Mitarbeiter. Die Fristen variieren hier sehr stark, abhängig von der Art der Daten, von wenigen Monaten für Bewerbungsunterlagen, bis zu 30 Jahren für Dokumente zu Gerichtsverfahren oder Rentenbescheinigungen.
Geschäftsunterlagen umfassen alle steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, arbeits- und versicherungsrechtlichen Dokumente, die innerhalb eines Unternehmens anfallen. Die Aufbewahrungsfrist liegt hierbei zwischen 6 und 10 Jahren, abhängig von der Art der Unterlagen.
Auch Privatpersonen unterliegen gewissen Aufbewahrungsfristen, welche gesetzlich mit 2 Jahren festgelegt sind. Empfohlen ist jedoch meist eine längere Aufbewahrung von 2–30 Jahren oder sogar lebenslang für besondere Dokumente wie Geburtsurkunden, den Sozialversicherungsausweis und andere persönliche Unterlagen.
Zusammenfassung
Die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente und Unterlagen variieren sehr stark, abhängig davon, um welche Informationen es sich handelt. Sie reichen von wenigen Monaten bis zu 30 Jahren oder sogar lebenslang. Allgemein sind Aufbewahrungsfristen von Privatpersonen deutlich kürzer oder fallen gesetzlich sogar vollkommen weg, während Unternehmen strenge Auflagen und Nachweispflichten haben.
Häufig gestellte Fragen
Private Kontoauszüge haben gesetzlich keine Aufbewahrungspflicht. Es wird jedoch empfohlen, sie mindestens bis zur Anerkennung der jährlichen Steuererklärung oder sogar 3-5 Jahre aufzubewahren.
Die Fristen für geschäftliche Unterlagen variieren je nach Art. Grundsätzlich ist jedoch eine Aufbewahrung für 10 Jahre immer empfohlen, da alle Belange danach verjährt sind.
Je nach Art des Dokuments fallen unterschiedliche Fristen an. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, vernichtet Dokumente erst nach 10 Jahren, da die meisten Unterlagen ab hier verjährt sind. Es gibt jedoch auch Ausnahmefälle, beispielsweise Dokumente zum Rentenbescheid, welche bis zur Rente aufbewahrt werden sollten.