Unabhängig davon, ob privat oder geschäftlich, analog oder digital: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten für alle. Es kann allerdings sehr unübersichtlich sein, welche Art von Dokumenten über welchen Zeitraum zu archivieren ist. Dieser Beitrag erklärt die Grundlagen der Aufbewahrungspflicht und schafft eine Übersicht über alle Artikel zum Thema Aufbewahrungsfristen.
Aufbewahrungspflichten „kurz erklärt“
Aufbewahrungspflichten definieren Dokumente, welche zu rechtlichen und privatrechtlichen Zwecken über eine gewisse Zeitspanne aufbewahrt werden müssen, um der Nachweispflicht nachkommen zu können.
Definition: Aufbewahrungspflichten
Aufbewahrungspflichten definieren die Verpflichtung zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen sowohl im Privaten als auch im Unternehmerischen. Die Aufbewahrung kann sowohl in handelsrechtlichen als auch in steuerrechtlichen Angelegenheiten von Nöten sein, ebenso wie bei Rechtsstreiten oder Versicherungsfällen.
Aufbewahrungspflicht bezeichnet die Notwendigkeit der Aufbewahrung, während die jeweilige Aufbewahrungsfrist den entsprechenden Zeitraum definiert.
Aufbewahrungspflichtige
Eine Aufbewahrungspflicht besteht primär für alle Buchführungspflichtigen, somit für all jene, welche Geschäfte zu verzeichnen haben. Dabei kann es sich um Unternehmen handeln, aber auch um private Immobilien oder nebenberufliche Verdienste. Auch Privatpersonen können einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, beispielsweise beim Kauf von Gegenständen. Die Rechnung sollte, falls eine Garantielaufzeit besteht, bis zu deren Ende aufbewahrt werden, um der Nachweispflicht nachkommen zu können.
Wird ein Unternehmen verkauft, geschlossen oder an einen Nachfolger übergeben, bleibt die Aufbewahrungspflicht für den ursprünglichen Besitzer weiterhin bis zum Ablauf der Frist bestehen. Zwar sollte der neue Eigentümer, falls vorhanden, ebenfalls über diese Dokumente verfügen, jedoch steht im Zweifelsfall der ehemalige Eigentümer in der Beweispflicht.
Gründe zur Aufbewahrung
Es gibt verschiedenste Gründe, warum eine Aufbewahrungspflicht notwendig sein kann.
- Betriebsprüfung
- Gewährleistungspflicht im Rahmen einer Produkthaftung (Leistungsnachweis)
- Durch Dritte gestellte Ansprüche (Garantiefälle, Klagen, etc.)
- Rechtsstreit
- Vermögensauseinandersetzungen
Aufbewahrungsform
Abgesehen von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Konzernabschlüssen und weiteren Unterlagen mit speziellen rechtlichen Regelungen können Dokumente jeder Art online oder als Abbild aufbewahrt werden, insofern sie revisionssicher verwahrt sind. Grundsätzlich müssen die Daten den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und das System der Aufbewahrung muss übersichtlich und verständlich sein. Analoge Dokumente müssen vor Beschädigung durch Licht, Wasser, Feuer und Fälschung geschützt sein. Des Weiteren muss die unverzügliche Ausgabe des Dokuments in lesbarem Zustand möglich sein.
Einige Dokumente besitzen auch keine Aufbewahrungspflicht und sind dennoch ratsam aufzubewahren, beispielsweise notarielle Urkunden, Testamente, Bürgschaften oder Schuldversprechen. Online entstandene Dokumente müssen in jedem Fall als solche aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ist hierbei nicht ausreichend.
Unternehmen
In Unternehmen fallen mitunter sehr viele Dokumente an, analog sowie digital, welche bestimmten Aufbewahrungspflichten unterliegen. Eine allgemeine Empfehlung ist hier 10 Jahre, da dies mit der gesetzlichen Verjährung übereinstimmt und somit alle Risiken ausschließt. Je nach Art der Unterlagen gibt es jedoch eigenständige Regelungen, welche variabel ausfallen können. Die folgende Übersicht zeigt die jeweils angegebene empfohlene Aufbewahrung. Weitere Details finden sich in den dazugehörigen Artikeln.
Variabel
3-6 Jahre
4 Jahre
6 Jahre
Privatpersonen
Für Privatpersonen gibt es in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren. Jedoch kann diese je nach Gegebenheiten anders ausfallen und allgemein wird noch immer zu einem Standard von 10 Jahren geraten, um mögliche Komplikationen mit dem Gesetzgeber zu vermeiden. Genauere Informationen zu den Aufbewahrungspflichten im privaten Bereich finden Sie in den folgenden Artikeln:
Rechtsfolgen
Nicht eingehaltene Aufbewahrungspflichten können schwerwiegende, rechtliche Folgen haben. Wird das Fehlen oder die Veränderung von Unterlagen bemerkt, kann das Steueramt eine Prüfung durchführen. Sollten nicht alle Dokumente lückenlos vorliegen, kann ein Verfahren bezüglich Steuerhinterziehung oder Urkundenunterdrückung eingeleitet werden.
Falls jedoch die Gefahr von Rechtsstreitigkeiten auch nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist besteht, sollten die betroffenen Dokumente länger aufbewahrt werden. Dies ist der Fall, da die Beweisnotwendigkeit immer beim Unternehmen selbst liegt. In den meisten Fällen werden solche Vorkommen jedoch durch die Verjährung geregelt sein. Hat ein Prozess jedoch kurz vor Ende der Aufbewahrungsfrist begonnen, sind Unterlagen in jedem Fall bis zum Abschluss dieses Prozesses aufzubewahren.
Zusammenfassung
Aufbewahrungspflichten legen fest, welche Dokumente als Nachweis für geschäftliche Aktionen verwahrt und abrufbar sein müssen. Der Zeitraum der Aufbewahrung wird durch Aufbewahrungsfristen näher definiert, welche sich gegebenenfalls geschäftlich und privat unterscheiden. In erster Linie beziehen sich Aufbewahrungspflichten jedoch auf Geschäftsinhaber und Selbstständige, um bei Betriebsprüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder anderweitig gestellten Ansprüchen einen Beleg zur rechtskonformen Geschäftsführung zu haben.
Wird der Aufbewahrungspflicht nicht nachgekommen, kann dies schwerwiegende Rechtsfolgen haben. Dazu zählen steueramtliche Prüfungen mit einer Folge von Steuerhinterziehung oder Urkundenunterdrückung. Da die Beweispflicht im Falle eines Rechtsstreits beim Unternehmen selbst liegt, ist eine Aufbewahrung auch für die Verteidigung in solchen Fällen ratsam.
Häufig gestellte Fragen
Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren liegt für Rechnungen und Steuerunterlagen vor, sowie für einzelne Dokumente aus den Bereichen Lohnunterlagen, Buchhaltung und Geschäftsunterlagen.
Kann ein Unternehmen der Nachweispflicht für gewisse Unterlagen nicht nachkommen, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung, so muss angenommen werden, dass die Dokumente absichtlich vernichtet wurden. Dies kann zu einem Prozess bezüglich Steuerhinterziehung oder Urkundenunterdrückung führen.
Die Form der Aufbewahrung spielt eine durchaus tragende Rolle. Einige Dokumente sind verpflichtend als analoge Originale aufzubewahren, während für die meisten Unterlagen eine digitale Speicherung erlaubt ist. In jedem Fall müssen die Daten revisionssicher verwahrt und vor zerstörerischen Einflüssen sowie unbefugter Einsicht geschützt werden.