Digital Workplace – Auf diese Weise setzten Sie es um!
Mit Aufkommen des Arbeitens im Home Office und zunehmender Globalisierung gewinnt auch der Digital Workplace an Bedeutung. Doch was genau ist ein Digital Workplace, wo liegen seine Vorzüge und seine Nachteile? Dieser Beitrag beleuchtet das Thema ausführlich.
Digital Workplace – Die wichtigsten Fragen und Antworten
Ein Digital Workplace ist eine Weiterentwicklung des Intranets. Es handelt sich um eine digitale und zentrale unternehmenseigene Plattform, auf der Daten aber auch Tooles und Services für die Arbeit zur Verfügung stehen.
Der Digital Workplace hat grundlegend drei Vorteile: Er ermöglicht zum einen ortsungebundenes und zum anderen zeitlich flexibles Arbeiten. Zudem dient er als zentrale Plattform der schnellen Informationsbeschaffung und kann Arbeitsabläufe verbessern.
Der Digital Workplace kann in verschiedensten Unternehmen zum Einsatz kommen, am Computer zu erledigende Arbeitsabläufe einfacher und effizienter gestalten. Die bevorzugten Einsatzmöglichkeiten finden sich in Unternehmen, die auch ortsübergreifend Teams zusammenstellen und tätig sind.
Weiterhin kann die Implentierung eines Digital Workplace sinnvoll sein, wenn mehrere Mitarbeiter im Home Office arbeiten möchten oder sich eine größere zeitliche und räumliche Flexibilität wünschen.
Die eventuelle Vermischung von Privat- und Berufsleben stellt einen möglichen Nachteil dar. Zudem kann bei unzureichender Vorbereitung der Mitarbeiter auch ein Einbruch bei der Effizienz zu verzeichnen sein.
Daten, Tools und Services werden von zentrale Stelle zusammengestellt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. In der Regel sind die Daten projektgebunden oder abteilungsgebunden verfügbar. Die Mitarbeiter haben nur auf für sie relevante Daten direkten Zugriff. Der Workflow Arbeitsprozess lässt sich fortwährend erkennen und überprüfen.
Digital Workplace – Definition
Ein Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz) ist eine zentrale Arbeitsplattform, die ortsungebunden Mitarbeitern zur Verfügung steht und relevante Daten sowie Services und Tools zur Bearbeitung von Aufgaben enthält.
Zu vergleichen ist der Digital Workplace mit einem sozialen Netzwerk. Die Plattform bietet zentral Daten an, kann jedoch unabhängig von dem eigenen Standort eingesehen werden. Mithilfe der Daten, Tools und Services können Mitarbeiter einzelne Aufgaben oder Projekte bearbeiten. Ihre Fortschritte sind dabei auch für andere sichtbar. Von der Aufgabenstellung bis zur fertigen Bearbeitung kann alles über den Digital Workplace erfolgen.
Zudem ist meist noch die Möglichkeit der direkten Kommunikation über den Digital Workplace gegeben.
Digital Workplace – Vorteile
Die Vorteile des Digital Workplace liegen auf der Hand. Bei ihnen handelt es sich unter anderem um:
Zentrale Lösung: Anstelle von einzelnen Insellösungen handelt es sich bei dem Digital Workplace um eine zentrale Lösung. Hierdurch wird unter anderem der Wissensaustausch im Unternehmen vereinfacht und begünstigt.
Bessere Verfügbarkeit: Informationen, Prozesse und der aktuelle Stand einzelner Projekte sind einfacher verfüg- und einsehbar. Hierdurch kann beispielsweise das Ausmaß an zeitraubender Kommunikation verringert werden, da Vorgesetzte und Kollegen nicht mehr nach dem aktuellen Stand eines Projektes fragen müssen. Stattdessen ist der aktuelle Stand bequem im Digital Workplac sichtbar und wird fortlaufend aktualisiert.
Vereinfachte Arbeitsprozesse: Workflow Arbeitsprozesse lassen sich mit dem digitalen Arbeitsplatz leichter umsetzen. Dadurch können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden und ablaufen.
Verbesserte Kommunikation: Durch die bessere Verfügbarkeit von Informationen entfallen viele Nachfragen. Das spart Zeit und ermöglicht es, die Kommunikation auf Wichtiges und Wesentliches zu begrenzen. Zudem kann in dem digitalen Arbeitsplatz auch eine vereinfachte Kommunikationsfunktion integriert sein – um beispielsweise via Chat schnell dringende Fragen abklären zu können.
Vereinfachung von zeit- und ortsungebundenem Arbeiten: Die zentrale Plattform erleichtert den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit auch über hunderte und tausende von Kilometern hinweg. Selbst bei kleineren Abständen zum Unternehmensstandort kann ein Digital Workplace jedoch das ortsungebundene Arbeiten erleichtern.
Wer das Arbeiten im Home Office bevorzugt – sei es durch längere Fahrtwege, eine effizientere Arbeitsweise im eigenen Heim oder durch gesundheitliche Einschränkungen, wird von dem Digital Workplace profitieren. Das gilt auch beim zeitlich flexiblen Arbeiten – was beispielsweise für Eltern kleiner Kinder und das Unternehmen zugleich ein entscheidender Vorteil sein kann.
Erhöhtes Engagement und Mitarbeiterzufriedenheit: Durch vereinfachte Abläufe, verbesserte Kommunikation aber auch ein höheres Maß an Flexibilität lassen sich Engagement und Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Mitarbeiter bei der Implementierung des Digital Workplace an passender Stelle ab- und ins Boot geholt werden.
Digital Workplace – Herausforderungen
Bei der Einführung des Digital Workplace sehen sich Unternehmen einigen Herausforderungen gegenüber. Zu diesen gehören:
Planung: Tools und Services müssen passend zum Unternehmen ausgewählt und zusammengestellt werden. Die anfängliche Planung und das fortlaufende Anpassen kann eine erhebliche Herausforderung darstellen und sollte daher mit entsprechender Beratung und Hilfe durchgeführt werden.
Ablehnung durch die Mitarbeiter: Einige Unternehmen konzentrieren sich bei der Umstellung auf den Digital Workplace vorrangig oder sogar ausschließlich auf die technische Seite und vergessen darüber, die Mitarbeiter und die Zusammenarbeit. Dabei ist es entscheidend, dass die Mitarbeiter von Anfang an integriert, informiert und angeleitet werden, damit sie den Digital Workplace gerne und effizient nutzen. Spezielle Schulungen und Anleitungen aber auch die Möglichkeit von Feedback sind wichtige Faktoren hierfür.
Unübersichtlichkeit: Mittlerweile findet sich eine riesige Anzahl verschiedener Apps und Tools für den Digital Workplace. So viele, dass schnell die Übersicht verloren gehen kann. Deutlich sinnvoller ist es, mit einer überschaubaren Anzahl an Tools zu beginnen und diese innerhalb eines kleinen Pilotprojektes zu testen. Was sich bewährt, bleibt. Was Probleme bereitet, wird ausgetauscht. Derartige Pilotprojekte können auch dafür sorgen, dass der Digital Workplace von Mitarbeitern besser aufgenommen wird.
Weniger ist mehr: Die Transformation zum Digital Workplace kann sehr schnell sehr teuer und frustrierend werden, wenn zu viele Apps und Tools implementiert werden. Für die Anwender wird es verwirrend und unübersichtlich, was das effiziente Arbeiten erschwert. Das System an sich wird kompliziert, teuer und wartungsintensiver – was wiederum die Kosten erhöht. Beim Digital Workplace gilt daher: Weniger ist mehr.
Digital Workplace – Software
Für die Transformation zum Digital Workplace bieten sich verschiedene Software-Lösungen an. Darunter:
Xelos
Das „Social Workplace“ kann auf eine Tradition von 10 Jahren zurückblicken und bietet angepasste und sich weiterentwickelnde Lösungen von der Digitalisierung bis zur internen Kommunikation.
Dabei bietet Xelos verschiedene Lösungen für das digital Workplace, für unterschiedliche Branchen an. Denn Unternehmen aus der Industrie oder Verbände, Vereine und Bildungseinrichtungen haben schlussendlich andere Ansprüche an ihr digitales Worplace. Sie bieten Ihnen eine eingehende Beratung an.
Intrexx
Für kleine oder große Unternehmen kann Intrexx die passende und angepasste Lösung darstellen. Inrexx bietet einen sehr vielfältigen Service an, beidem jedes Unternehmen das Richtige für sich finden kann. Wählen Sie zwischen Intranet, Extranet oder Social Collaboration.
Insbesondere wenn Sie eine multilinguale Lösung suchen, sollten Sie sich an das Unternehmen wenden. Sie können sich eingehend vom geschulten Mitarbeitern beraten lassen oder einige ausgewählte Produkte 30 Tage völlig kostenlos testen.
Jostle
Die Bedienung für Produkte von Jostle gestaltet sich vergleichsweise intuitiv und die Implementierung kann schnell durchgeführt werden. Ihre Mitarbeiter können von den Apps für iOS und Android profitieren.
Jostle überzeugt vor allem durch seine sehr transparente Preispolitik. Bereits auf der Seite können Sie die Kosten kalkulieren und so abwägen, ob Sie sich für das Unternehmen entscheiden. Ein Problem könnte jedoch die Sprachbarriere sein, da das Unternehmen bisher nur englischsprachige Lösungen anbietet.
Digital Workplace – Fazit
Die Einführung des digital Worplace könnte die Arbeit für viele Unternehmen erleichtern. Besonders wenn Sie viele Mitarbeiter im Außendienst haben, einige Abteilungen koordinieren müssen oder sogar über Landesgrenzen hinweg kommunizieren müssen, sollten Sie wirklich über die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes Gedanken machen.
Viele Anbieter haben ganz individuelle Lösungen, die Sie zusammen mit den geschulten Mitarbeiter in einem Beratungsgespräch besprechen können. Sie sollten aber auf dem Weg zum Digital Workplace niemals Ihre eigenen Mitarbeiter vergessen und sie von Anfang in den Prozess mit einbinden.