Archivieren – Analoge & digitale Archivierung

Archivieren ist etwas, mit dem sich die wenigsten Unternehmen gerne beschäftigen. Da die Aufbewahrungspflichten für die meisten Schriftstücke jedoch zehn Jahre betragen, sind Sie gut damit beraten, sich um das Archivieren Ihrer geschäftlichen Unterlagen zu kümmern.

Eine platzsparende und auf die Dauer preisgünstige Variante stellt digitales Archivieren dar, doch auch hier gibt es seitens des Gesetzgebers eine Menge zu beachten.

Archivieren: Definition

Archivieren bedeutet, dass Unterlagen zeitlich unbegrenzt aufbewahrt und erhalten werden, damit sie zur Benutzung jederzeit zur Verfügung stehen. Als Unternehmer oder Selbständiger sind Sie vom Gesetzgeber aus verpflichtet, ein Mindestmaß an Archivieren zu betreiben. Im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabeordnung (AO) sind die Aufbewahrungsfristen von relevanten Dokumenten geregelt. Dabei regelt das HGB den Bereich des Handelsrechts und die AO das Steuerrecht. Aufbewahrungsfristen haben eine Dauer von sechs bzw. zehn Jahren.

6 Jahre

  • Abtretungserklärungen
  • Betriebsprüfungsberichte
  • eingegangene Geschäftsbriefe
  • Kopien verschickter Geschäftsbriefe
  • Handelsbriefe
  • Lieferscheine
  • Mahnungen & Mahnbescheide

10 Jahre

  • Abrechnungsunterlagen
  • Bankbelege
  • Buchungsbelege
  • Bilanzen (auch Eröffnungsbilanzen)
  • Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, etc.)
  • Geschäftsberichte
  • Inventare

Aufbewahrungsfristen gelten generell für Dokumente die steuerrelevant sind. Eine Aufbewahrungsfrist für das Archivieren beginnt dabei immer jeweils zum Abschluss des entsprechenden Kalenderjahres. In den Blickpunkt ist in den letzten Jahren auch zunehmend das Archivieren von elektronischen Dokumenten von der E-Mail bis zur elektronischen Rechnung gerückt. Dabei sollte aber auch immer noch die DSGVO berücksichtigt werden.

Auch Privatpersonen müssen in manchen Situationen Aufbewahrungsfristen beachten. Unterschieden werden hierbei, Belege die für die Besteuerung notwendig sind und Urkunden, Zeugnissen etc. Bei ersterem handelt es sich bspw. um Handwerkerrechnungen die aufbewahrt werden müssen, um zu belegen, dass die Leistung versteuert wurde und es sich nicht um Schwarzarbeit gehandelt hat.

Bei zweiterem geht es nicht um gesetzliche Aufbewahrungsfristen die eingehalten werden müssen, sondern einfach um die Ersparnis von Zeit und Geld. Urkunden wie Heirats- oder Geburtsurkunden, aber auch Schul- und Ausbildungszeugnisse werden ein Leben lang immer wieder benötigt, dass einfachste ist deshalb solche Dokumente gut zu verwahren, so erspart man sich den Aufwand die Neubeantragung.

Analoges Archivieren

Sollte die Steuerprüfung anklopfen, muss ein Unternehmen eine korrektes Archivieren sämtlicher relevanter Dokumente vorweisen. Das analoge Archivieren ist die klassische Methode, um Akten aufzubewahren und wird in vielen Kanzleien, Arztpraxen und kleinen Betrieben noch immer praktiziert. Obwohl die Welt der Dokumentenführung in den letzten Jahren zunehmend digitaler wird, geht es an vielen Orten trotzdem nicht ohne Papier.

In Behörden wird noch vom traditionellen Postweg Gebrauch gemacht. Viele Formulare werden zwar am Computer ausgedruckt, müssen jedoch von Hand unterschrieben eingereicht werden.

Hinzu kommt, dass ältere Menschen mit der digitalen Welt wenig vertraut sind und ihr auch misstrauisch gegenüberstehen. Andere haben Sicherheitsbedenken bezüglich der digitalen Archivierung – Papier ist schließlich nicht nur geduldig, sondern kann auch nicht gehackt werden. Über die Jahre sammelt sich natürlich entsprechend viel an. Dokumente müssen thematisch in passenden Ordnern archiviert werden, innerhalb einer Rubrik empfiehlt sich eine chronologische Abheftung.

Wie das Archivieren abläuft, ist auch eine Typfrage. Manche arbeiten nur mit Ordnern, bei anderen kommen Hängemappen oder Aktenboxen zum Einsatz. In diesen Fällen braucht es in jedem Büro einen guten Geist, der einen Überblick über das Archivieren hat. Wer sich hier ein cleveres System ausgedacht hat, kann mit einem Griff das Gewünschte in der Hand halten.

In Bibliotheken oder anderen Institutionen, wo viele ältere Dokumente gelagert werden, erfolgt neben den Originalen oft noch Archivieren auf Mikrofilm – hier besteht zudem eine absolute Fälschungssicherheit. Bei einem sehr hohen Aufkommen an Dokumenten erfolgt oft die Entscheidung, die Bestände auszulagern und das Archivieren mittels einer elektronischen Fundstellenverwaltung durchzuführen. Manche Unternehmen praktizieren auch eine Mischform von analogem und digitalem Archivieren für den Übergang. Ältere Dokumente verbleiben dabei in den Ordnern und alles, was neu hinzukommt, wird eingescannt und digitalisiert.

Vorteile analoge Archivierung Nachteile analoge Archivierung
Zur analogen klassischen Archivierung werden keine elektronischen Hilfsmittel benötigt-Papier steht immer zur VerfügungSie müssen unter Umständen lange nach den entsprechenden Dokumenten suchen
Einige Dokumente sind ausschließlich in Papierform gültig und können nicht digital archiviert werdenZum Archivieren wird Bürofläche benötigt, die anderweitig besser genutzt werden kann. Lagern Sie Ihre Dokumente aus, fallen zusätzliche Mietkosten an
Wenn Sie die analoge Archivierung beibehalten, müssen Sie sich nicht mit einem Umstrukturierungsprozess auseinandersetzenSie haben regelmäßige Ausgaben für Papier, Aktenordner, Unterhaltung des Archivs und damit betrautes Personal
Sie müssen keine Mitarbeiter abstellen, um sich mit der neuen Software und der Digitalisierung der Unterlagen auseinanderzusetzenDer hohe Papierverbrauch ist nicht schonend für die Umwelt und verschwendet wertvolle Ressourcen
Es entstehen unter Umständen Kosten für Transport oder Versand, wenn Ihre Dokumente außerhalb des Unternehmens lagern und angefordert werden

Digitale Archivierung

Bei der digitalen oder elektronischen Archivierung handelt es sich um die dauerhafte, unveränderbare Aufbewahrung von Dokumenten, die unter die Aufbewahrungsfristen fallen. Da in den letzten Jahren die digitale Archivierung von immer mehr Unternehmen praktiziert wird, hat das Bundesministerium für Finanzen unter dem Namen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erarbeitet, die seit dem ersten Januar 2015 für Unternehmen und Selbständige verbindlich sind.

Digitale Programme zum Archivieren gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen. Kostenlose Open-Source-Programme finden sich ebenso wie speziell auf den Mittelstand zurechtgeschnittene Lösungen für die Archivierung und maßgeschneiderte Programme für große Unternehmen, Banken und Versicherungen, die es ermöglichen, über Tausende Transaktionen pro Tag den Überblick zu behalten.

Wer eine Software für die digitale Archivierung auswählt, muss sich fragen, welches System sich am besten in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lässt und welche weiteren Schnittstellen benötigt werden.

Archivieren in Ihrem Unternehmen ist grundsätzlich ein Thema, das Sie einem Fachmann überlassen sollten. Denn nicht nur die Einrichtung des Systems muss nach Ihren Bedürfnissen erfolgen, sondern auch die Regeln für digitales Archivieren sind komplex und umfangreich.

Die Vorteile digitaler Archivierung

Heutzutage werden mehr und deutlich schneller Dokumente erzeugt als noch vor ein paar Jahren. Mit der Geschwindigkeit der Dokumentenerstellung steigen auch die Anforderungen an die Schnelligkeit des Zugriffs.

Digitales Archivieren bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • langfristig platzsparend
  • kostensparend: man benötigt weniger Räumlichkeiten, weniger Papier, etc.
  • Heutzutage werden viele Dokumente elektronisch erstellt: somit vermeidet man einen Medienumbruch
  • höhere Zugriffsgeschwindigkeit
  • komfortable Möglichkeit zum Recherchieren
  • einwandfreier und langer Erhalt von Belegen
  • jederzeit dezentralen Zugriff
  • Sicherungskopien sind leicht möglich
  • umweltfreundlich (papierloses Büro)

Die Nachteile digitaler Archivierung

Die Technisierung hat nicht nur Vorteile. Wenn Sie über digitales Archivieren nachdenken, sollten Sie auch ein paar kleine Nachteile im Blick behalten. Diese fallen allerdings kaum ins Gewicht. Wenn Sie und Ihr Unternehmen auf Zukunftskurs gehen wollen, müssen Sie den Schritt in die digitale Archivierung gehen.

  • begrenzte Lebensdauer von Speichermedien
  • hoher Aufwand um Zugriff von Unbefugten zu verhindern
  • zu Beginn der Digitalisierung entstehen Kosten, die sich aber amortisieren

Archivieren: Scannen

Sie haben sich für eine digitales Archivieren entschieden und denken nun darüber nach, einen Scanner anzuschaffen? Von diesem Projekt sollten Sie besser Abstand nehmen. Denn die Geräte aus dem Büromarkt eignen sich nicht für ein derart umfangreiches Unterfangen und liefern auch nicht die Qualität, die benötigt wird, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

ScanProfi ist auf die professionelle Digitalisierung Ihrer Unterlagen spezialisiert. Gescannt wird Ihr gesamter Mail- und Schriftverkehr, Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Bankunterlagen, Steuerbescheide, Urkunden, Preislisten und noch viel mehr Geschäftsunterlagen, die bei Ihnen in den Ordnern sind oder ausgedruckt werden können. Der Service wird von Unternehmen genauso wie von Krankenhäusern genutzt, die ihre Patientenakten archivieren müssen. Wenn bei Ihnen Platz geschaffen wird, können Sie sich darauf verlassen, dass die Mitarbeiter von ScanProfi exakt nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes vorgehen.

Sie halten sich ferner an die Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU, was absolute Diskretion mit Ihren Dokumenten bei der Archivierung verspricht. Das System von ScanProfi ist gleich durch mehrere Firewalls vor externen Zugriffen gesichert. Die Arbeit wird zudem schnell und effektiv verrichtet. Moderne Hochleistungsscanner verarbeiten auch beidseitig beschriebene Dokumente und bringen sie in die korrekte Reihenfolge. Die Qualität entspricht dabei exakt dem Original. Es wird mit 300 dpi Auflösung gearbeitet, auf Wunsch ist auch 600 dpi möglich. So funktioniert das Scannen bei der digitalen Archivierung:

digitales-archivieren-scannen

Archivieren: Software-Vergleich

Unter den oben gegebenen Bedingungen ist ein sicheres Gesamtverfahren der Archivierung von Dokumenten gewährleistet. Der juristische Fachausdruck hierfür lautet revisionssicheres Archivieren. Die Auswahl der richtigen Software für das Management von Dokumenten ist eine Entscheidung, die jedes Unternehmen individuell gemäß der eigenen Ansprüche an das Archivieren treffen muss.

Vor der Kaufentscheidung sollten Sie daher die infrage kommende Software testen, denn auch die Einstellungen und Administration muss stimmen, wenn Sie auf der rechtlich sicheren Seite beim Archivieren sein wollen. Können Sie die Software nicht richtig bedienen, ist die Investition in den Sand gesetzt.

Wichtig für die Kaufentscheidung einer Software ist:

  • Wie schnell Sie Ihre Unterlagen archivieren können. Je weniger Arbeitsschritte notwendig sind, desto besser
  • Wie Sie bereits vorhandene Systeme in die Software zum Archivieren einbinden können. Das betrifft die Integration ins Office-Management, aber auch das Archivieren von E-Mails
  • Wie es um das Backup bestellt ist. Damit ist die Speicherung aller Daten, die auf dem Server liegen, gemeint
  • Ob eine Zugriffskontrolle vorhanden ist, damit Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet sind
  • Ob gemeinsam an Dokumenten beim Archivieren gearbeitet werden kann
  • Wie schnell und effektiv der Support reagiert
  • Ob Mehrwert durch Anwenderschulungen oder Tutorials geboten wird
  • Wie es um die Möglichkeit eines kostenlosen Programmtests bestellt ist. Üblich ist ein Zeitraum von 30 Tagen
  • Der Preis. Wobei der nicht ausschlaggebend sein sollte. Softwarelösungen zum Archivieren starten bei 50 Euro und können bis zu 1000 Euro und mehr kosten. Wichtig bei der Investition ist, ob das digitale Datenmanagement zum Unternehmen passt

Ablagesystem im Büro und Privat – Schnell und einfach mehr Ordnung!

Ein Ablagesystem im Büro oder im Homeoffice erhöht die Effizienz Ihres Unternehmens. Das gilt sowohl für Papierdokumente wie auch digitale Dokumente. Verschwenden Sie keine wertvolle Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, indem diese unsortiert in Ablagefächern, Ordnern, Schränken oder auf dem Desktop verschwinden. Ein einheitliches Ablagesystem für Ihr Büro oder Ihr Homeoffice, das zur Größe Ihres Unternehmens und zum Datenumfang passt, vereinfacht den Umgang mit der Sortierung, Bearbeitung und Archivierung von Schriftstücken.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Umgang mit eintreffenden Schriftstücken und legen Sie Zeiten fest, in denen aktuelle Dokumente sortiert, bearbeitet und archiviert werden. Das kann je nach Größe Ihres Unternehmens täglich oder wöchentlich sein. So verhindern Sie, dass sich Dokumente stapeln.

Ein digitales Ablagesystem für das Büro ist enorm wichtig, damit Sie den Überblick über Emails und digitale Daten behalten. Ein effizientes Ablagesystem erleichtert im Büro das Einsortieren und Finden von Dokumenten für alle Mitarbeiter. Nutzen Sie die Möglichkeiten einer genauen Zuordnung mit dem numerischen, alphabetischen oder einem anderen Ablagesystem für das Büro.
Überlegen Sie sich eine Ordnerstruktur, die die wichtigsten Tätigkeitsbereiche Ihres Unternehmens umfasst und legen Sie diese als Stammordner im Ablagesystem für das Büro an. Fächern Sie die Stammordner weiter auf. Nehmen Sie sich Zeit, eine sinnvolle Struktur für ein Ablagesystem im Büro zu finden. Orientieren Sie sich an bestehenden Dokumenten und suchen Sie Überbegriffe, unter denen Sie Dokumente zusammenfassen können.
Wenn Sie Ihr Büro papierarm gestalten und mehr Platz für Mitarbeiter schaffen wollen, können Sie viele Dokumente digitalisieren, archivieren und in Papierform vernichten. Einige Dokumente müssen Sie dennoch im Original behalten. Durch ein digitales Ablagesystem im Büro bekommen Sie die Möglichkeit, Querverbindungen zu schaffen und Dokumente bequem und einfach zu finden. Mit einer entsprechenden Scan-Software oder den Diensten von ScanService stellen Sie ihr Ablagesystem im Büro in wenigen Schritten von analog auf digital um.

Revisionssicherheit – Was bedeutet revisionssicher Archivieren?

Revisionssicherheit als Thema der Datenverarbeitung und Archivierung ist aus den Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Während die Ablage von sensiblen Kunden- und Finanzdaten schon immer Expertensache war, bringt die Digitalisierung neue Gefahren der Datenmanipulation mit sich. Beim Thema revisionssicher archivieren geht es daher darum, Datensätze so sicher wie möglich zu gestalten, um den gesetzlichen Rahmenbedingungen und dem eigenen Sicherheitsempfinden gerecht zu werden.

Datensätze für welche Aufbewahrungsfristen gelten, müssen, um revisionssicher zu sein, nicht nur im Original vorliegen, sondern auch ständig verfügbar und einsehbar sein. Zugriffsbegrenzungen helfen dabei, dieses Ziel sicher zu erreichen. Allerdings ist die Definition, wann etwas revisionssicher und gleichzeitig zugänglich ist, nirgends so konkret definiert, dass das Thema laiensicher umsetzbar wäre.

Dokumentenmanagement – Erklärung | Software | Vorteile 

Ein digitales Dokumentenmanagement System sorgt für die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten in einer digitalen Datenbank. Die elektronisch bereits vorhandenen Dokumente werden automatisch von der Dokumentenmanagement Software erfasst, während die Dokumente in Papierform manuell vom Nutzer erfasst werden müssen. Grundsätzlich verfügt das Gros der Dokumentenmanagement Lösungen über vier Funktionen:

die Erfassung von Dokumenten, die einfache Verteilung der Dokumente, die komfortable Bearbeitung und letztendlich die Archivierung der Dokumente. Digitales Dokumentenmanagement kommt sowohl im privaten Sektor als auch dem gewerblichen Bereich zum Einsatz.

Im Unternehmen führt digitales Dokumentenmanagement zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsweise und einem Mehr an Mitarbeiterzufriedenheit, da das zeitaufwändige Suchen der Dokumente nicht mehr nötig ist. Zudem sind Umweltfreundlichkeit und eine nachhaltige Schonung der Ressourcen Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement im Unternehmen. Und auch im privaten Bereich bietet die Umstellung auf digitales Dokumentenmanagement einige Vorteile.

Fortan gehört das zeitaufwändige Suchen nach Rechnungen oder anderen Dokumenten der Vergangenheit an. Vielmehr sind alle wichtigen Unterlagen übersichtlich sortiert. Während das analoge Dokumentenmanagement viel Platz und hohe Lagerkosten erfordert, hat digitales Dokumentenmanagement diverse Vorteile. Datensicherheit, Umweltschutz und geringere Kosten sind nur einige Vorteile einer digitalen Lösung.

Im Bereich digitales Dokumentenmanagement gibt es diverse Softwarelösungen, die verschiedene Vor- und Nachteile bieten und sich für verschiedene Arten von Anwendern eignen. Insbesondere die Software AMAGNO kann mit einer automatischen Dokumentenklassifikation und einer automatischen E-Mail- und Anhang-Erfassung punkten.

Auf dem Softwaremarkt gibt es eine Reihe an Open Source Lösungen, bei denen der Quellcode frei verfügbar ist. Aus diesem Grund profitieren die Anwender von mehr Flexibilität und Individiualiät bei der Nutzung des digitalen Dokumentenmanagements.

Dokumentenverwaltung – Welche Software ist die beste?

Eine digitale Form der Dokumentverwaltung bietet sowohl für Unternehmen als auch im privaten Bereich viele Vorteile. Der zentrale Vorzug ist dabei der direkte Zugriff auf wichtige Informationen ohne langes Suchen in verschiedenen Ordnern.

Moderne Software zur Dokumentenverwaltung bietet die Möglichkeit, Unterlagen schnell und einfach per Scan oder durch automatisierte Archivierung von E-Mails und Office Dokumenten zu speichern. Dank zentraler Erfassung können verschiedene Anwender direkt Zugriff nehmen.

Im Rahmen einer Cloud Lösung ist dies von außerhalb der Firma bzw. des Hauses möglich. Parallel wird das Thema Datensicherheit deutlich vereinfacht, da der Zugriff auf den Datenbestand individuell für jeden einzelnen Nutzer eingestellt werden kann.

Dokumentverwaltung-SoftwareVorteil Nachteile
Alfresco● mobile Nutzung● Probleme bei der Kompatibilität möglich
ecoDMS● gutes Preis-Leistungs-Verhältnis● durch Support können Zusatzkosten entstehen
Amagno● gutes Angebot an Funktionen
● bietet Cloud
● mobile Nutzung
d.3ecm● Revisionssicherheit ● Einarbeitungszeit ins Programm
DocuWare● gute Integration in vorhandene IT● Preise nur auf Anfrage
Doxis4● Sicherheit der Daten● schwierige übergreifende Bearbeitung von Dokumenten

Bei der Software lohnt sich ein intensiver Vergleich, da die verschiedenen Lösungen meist ein bestimmtes Segment des Marktes im Auge haben. Lösungen für Konzerne unterscheiden sich von der Komplexität stark von Programmen für kleinere und mittlere Unternehmen. Außerdem gibt es für private Anwender eine Reihe besonders günstiger Programme, die auf die für den privaten Rahmen notwendigen Funktionen beschränkt sind, in dem Fragen des Datenschutzes und Archivierungsfristen eine wesentlich geringere Rolle spielen.

Archivieren – Richtlinien bei der Archivierung

 Die gesetzlichen Richtlinien, um Dokumente zu archivieren, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Ein Dokument muss immer entsprechend seiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und den Anforderungen des Betriebes gemäß aufbewahrt werden
  • Dokumente dürfen weder bei der Beförderung ins Archiv noch beim Archivieren selbst verloren gehen
  • Ein unverändertes Archivieren eines jeden Dokuments ist unabdingbar
  • Werden beim Archivieren Änderungen vorgenommen, müssen diese fachgerecht und nachvollziehbar protokolliert werden
  • Dokumente müssen eindeutig identifizierbar und reproduzierbar sein
  • Das Auffinden von Dokumenten nach dem Archivieren muss zeitnah möglich sein
  • Nur Berechtigte haben Zugang zu den Dokumenten
  • Eine Vernichtung erfolgt erst dann, wenn die jeweiligen Aufbewahrungsfristen enden
  • Bei technischer Anpassung oder Migration des Archivs müssen die Anforderungen an die Richtlinien zum Archivieren sichergestellt sein
  • Die Richtlinien zum Archivieren müssen klar gegenüber Verantwortlichen und mit den mit dem Archivieren Beauftragten kommuniziert werden

Archivieren: Fazit

Thema: Archivieren Definition:Analoge Archivierung: Digitale Archivierung: Archivieren Richtlinien:
Fakten: Ist die zeitlich unbegrenzte oder gemäß der vom Gesetzgeber vorgegebenen Fristen Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzung von Archivgut wie steuerrelevanten Schriftstücken und wichtigen DokumentenMeint die langfristige Aufbewahrung von relevanten Dokumenten mittels Aktenordnern, Boxen, Schränken und Lagerräumen. Eine Analoge Archivierung ist auch auf Mikrofilmen möglichElektronische Archivierung von Scans und digitalen Dokumenten mithilfe einer entsprechenden SoftwareFestgeschrieben in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) mit Rückgriff auf Vorgaben aus Handelsgesetzbuch(HGB) und Abgabenordnung(AO)