Digitales Büro – Aufbruch in ein neues Zeitalter!

Um angesichts eines durch zunehmende Globalisierung sowie steigenden Kostendruck verschärften Wettbewerbs bestehen zu können, sind Unternehmen gut beraten, das Potential, welches dem fortschreitenden Digitalisierungsprozess innewohnt, vollinhaltlich auszuschöpfen und diesbezügliche Innovationen zeitnah umzusetzen.

Dies gilt auch für den Bereich der Verwaltung, wo eine Umstellung von konventioneller Bürotätigkeit auf ein digitales Büro nachweislich zu einer massiven Verringerung des finanziellen und arbeitsmäßigen Aufwandes sowie – entsprechende Überzeugungsarbeit gegenüber den Mitarbeitern vorausgesetzt – zu erhöhter Flexibilität im Umgang mit betrieblichen Daten, Fakten und nicht zuletzt Kunden führt. Dieser Artikel beleuchtet das Thema „digitales Büro“ von allen Seiten und analysiert damit zusammenhängende Prozesse und Instrumentarien.

Digitales Büro – Was versteht man darunter?

Ein digitales Büro verzichtet zum Zweck der Zeit- und Kosteneinsparung, der Erhöhung von Produktivität und Platzangebot sowie aus Gründen der Ressourcenschonung und des Umweltschutzgedankens gänzlich auf papiergebundene Belege & Dokumente und wickelt den gesamten geschäftlichen Verkehr sowie die Archivierung von Unterlagen über EDV-gestützte Prozesse und Medien (elektronische Rechner, Datennetzwerke etc.) ab. Die Archivierung von Dokumenten und Belegen erfolgt dabei über digitale Speichermedien (Festplatten, Blue-Ray Discs, Speicherchips etc.), auf das handschriftliche Signieren von Dokumenten wird zugunsten elektronischer Signaturverfahren verzichtet.

In der Ausprägung als Cloud Computing werden sämtliche Datenzugriffs- und Datenhaltungsprozesse an Server-Farmen eines Cloud-Anbieters ausgelagert, wobei der Provider nicht nur die Verantwortung für die stetige Datenverfügbarkeit, sondern auch für Datenschutz und Datensicherheit übernimmt. Generell sollte ein digitales Büro über eine ausreichende Zahl von Rechnern, Zugang zu einem internen IT-Netzwerk sowie eine zur Ablage sämtlicher Schriftstücke ausreichende Speichermedien-Kapazität verfügen.

Zielsetzungen für ein digitales Büro sind in einem aus Kosten-, Aufwands- und Ressourcenersparnisgründen weitgehend belegfreien Umgang mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden und sonstigen Stakeholdern zu sehen, zielgruppenorientierte Einsatzgebiete bestehen im webbasierten sowie stationären geschäftlichen Verkehr von Handels-, Gewerbe- und Industrieunternehmen, bei Freiberuflern wie Architekten oder Ärzten sowie im semi-professionellen Bereich.

Digitales Büro – Nutzen und Vorteile

Ein digitales Büro überzeugt mit umweltfreundlicher Ressourcenschonung durch minimierten Papierverbrauch (Green Office), spürbarer Platz-, Kosten- und Aufwandsersparnis (z.B. geringerer finanzieller Aufwand durch Einsparung von Anschaffungs- und Wartungskosten von Druckgeräten, Kabeln etc.), problemloser Weiterleitungsmöglichkeit von Dokumenten an externe Stellen (z.B. Steuerberater oder Behörden) sowie einer übersichtlichen Organisation. Ferner zählen ein schneller Daten- und Informationsaustausch, die sichere Ablage und Archivierung von Unterlagen und Belegen sowie Erleichterungen beim Zahlungsverkehr zu den Pluspunkten.

Zur Optimierung des Nutzeffektes in Sachen digitales Büro ist bei der Umsetzung allerdings auch eine effektive Überzeugungsarbeit seitens der Geschäftsführung erforderlich, um sicherzustellen, dass die einzelnen Schritte des Digitalisierungsprozesses von allen Mitarbeitern vollinhaltlich mitgetragen werden.

Digitales Büro – Dokumentenscanner

Das Ausdrucken von Briefen, Unterlagen oder Kontoauszügen war gestern, heute setzt man auf ein digitales Büro, in welchem der gesamte Geschäftsverkehr elektronisch abgewickelt wird, Dokumente und Belege werden eingescannt, digitalisiert sowie elektronisch archiviert und können so rasch und sicher gefunden werden. Ausnahmen, bei denen ein digitales Büro Unterlagen in Printform benötigt, bestehen für gewerbliche Rechnungen, welche im Original gemäß §147 AO und §257 Abs. 1 HGB 10 Jahre aufzubewahren sind (Steuerprüfung!) sowie gelegentlich im allgemeinen Umgang mit Behörden oder Prüfinstanzen. Das Digitalisieren geschäftlicher Unterlagen kann ein digitales Büro mittels Einscannens oder digitalem Abfotografieren sowie anschließender Ablage (z.B. als PDF oder Bilddatei) in elektronischen Ordnern vornehmen, derartige Tätigkeiten können auch an Scanning- oder Büroservice-Agenturen ausgelagert werden.

Verfügt man über einen Cloud-Nutzungsvertrag, können Dokumente mittels Scanner-App digitalisiert und anschließend direkt in ein Accounting Tool der Cloud hochgeladen werden. Um die generelle Anzahl beleghafter Unterlagen zu minimieren, kann ein digitales Büro Kunden, Lieferanten sowie sonstige Stakeholder ersuchen, Belege und Dokumente ausschließlich in digitalisierter Form zu übermitteln. Hinsichtlich der praktischen Umsetzung reicht für ein digitales Büro ein simpler Dokumentenscanner mit einer Auflösung von 300dpi für das Einscannen aus, bei einer größeren Anzahl zu digitalisierender Unterlagen ist ein Gerät mit automatischem Vorlageneinzug von Vorteil. Im Hinblick auf eine rasche Auffindbarkeit sollten Dateien stets aussagekräftige Namen erhalten und mit Datum sowie fortlaufender Nummer versehen werden, wodurch eine sinnvolle Sortierung ermöglicht wird.

Digitales Büro – Software

Zur Umsetzung der einzelnen Digitalisierungsschritte sowie zur Aufrechterhaltung des Betriebs bedarf ein digitales Büro der Unterstützung leistungsstarker Software. Nachstehend werden je Einsatzzweck geeignete Softwareprodukte kurz vorgestellt:

• Evernote
  Onlinedienst zur Speicherung von Dokumenten & Notizen
• OneNote
  OpenSource SW-Lösung zur elektronischen Archivierung von Unterlagen
• Dropbox
  File Hosting Dienst für ein digitales Büro zwecks Cloud-Datenspeicherung
• Google Drive, One Drive
  File Hosting Services für den Cloud-Speicherdienst
• Boxcryptor, Cloudfrogger
  Verschlüsselungsdienste zur sicheren Datenübertragung
• Atmin
  App zur Bearbeitung von Kassenbelegen & Quittungen für die Steuererklärung
• Lexoffice
  Lizenz-SW für ein digitales Büro zur Rechnungserstellung, Aufbereitung von Umsatzdaten, Belegaufbewahrung & Angebotslegung
• Fastbill
  kostenpflichtige Anwendung für Zahlungsverkehr, Auftragsbearbeitung, Umsatzauswertung und Berechnung von Steuerbeträgen

Digitales Büro – Digitale Ablage: Vorteile & Umsetzungs-Strategien

Werden Unterlagen digital verwaltet, können Dokumente problemlos an interne Mitarbeiter, Steuerberater, Behörden oder Kunden weitergeleitet werden, auch kann ein digitales Büro durch den verminderten Platzbedarf (Ordnerschränke werden nicht benötigt) massiv Kosten sparen, ferner führt das elektronische Selektieren von Dokumenten einhergehend mit einer revisionssicheren Archivierung im Vergleich zum manuellen Heraussuchen von Unterlagen zu einer spürbaren Reduktion des Ressourcenaufwandes im Personalbereich. Ein effizientes digitales Dokumentenmanagement mittels direktem Datenzugriff und indizierter Suchbegriffe bringt für ein digitales Büro, einhergehend mit verringerten Hardwarekosten durch den Verzicht auf Druckgeräte, eine weitere Optimierung der budgetären Situation mit sich.

Zur Umsetzung entsprechender Digitalisierungsschritte kann sich ein digitales Büro eigener Scan-Dienste bedienen, mitunter werden derartige Serviceleistungen auch von Cloud-Anbietern bei Abschluss eines Cloud-Nutzungsvertrages übernommen. Regelmäßige Daten-Backups auf unterschiedliche Datenträger sowie deren Auslagerung an einen beschädigungs-, manipulations- und diebstahlssicheren Ort (externer Tresor etc.) stellen für ein digitales Büro empfehlenswerte Maßnahmen im Sinne von Datenschutz und Datensicherheit dar.

Digitales Büro – Cloud Computing

Um ein digitales Büro in all seinen Ausprägungen vollinhaltlich umzusetzen und dessen Philosophie im täglichen beruflichen Alltag konsequent zu leben, stellt die Umstellung des Betriebes auf Cloud Computing den Königsweg dar, da diese Art der Büroorganisation gänzlich im Web stattfindet und somit die Voraussetzungen für ein digitales Büro weitgehend verwirklicht. Im Prinzip handelt es sich dabei um eine Form von Outsourcing, bei welcher der Datenbestand an einen externen Web-Dienstleister ausgelagert wird. Mit diesem wird ein Cloud-Nutzungsvertrag abgeschlossen, welcher Rechte und Pflichten sowie Rahmenbedingungen des Vertrages (z.B. die Übertragung der Pflicht zur stetigen Datenverfügbarkeit sowie der Verantwortung für Schutz und Sicherheit der Daten auf den Cloud-Provider) regelt.

Das Web-Angebot reicht von einzelnen Anwendungen bis zu kompletten IT-Plattformen und ermöglicht dem Nutzer ein effizientes Arbeiten durch stetigen Daten- und Informationsaustausch. Durch das US-amerikanische National Institute of Standards (NIST) begründet, existieren drei unterschiedliche Varianten von Cloud-Computing:

Digitales Büro – Rechtliche Aspekte

Im geschäftlichen Verkehr hat ein digitales Büro im Umgang mit Dokumenten und sonstigen Unterlagen nicht nur gesetzliche Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) zu beachten, es existieren auch seitens des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sowie in Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) verankerte Bestimmungen, welche darauf abzielen, digitalisierte Dokumente in Rechtsgültigkeit und Beweiskraft ihren analogen Kollegen gleichzustellen. Auch die Finanzbehörde hat Vorschriften zur korrekten Archivierung digitaler Daten erlassen, welche primär auf ein fehlerfreies und vollständiges Einscannen von Unterlagen sowie deren revisionssichere Speicherung (Beachtung der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern und Dokumenten) abstellen.

Eine weitgehende Manipulationssicherheit digitaler Datenbestände stellt für ein digitales Büro eine Herausforderung dar, da selbst PDF-Dateien mittels spezieller Tools nachträglich verändert werden können. Hier bieten lediglich professionelle und stets aktuell zu haltende Signatur, für deren Erwerb hohe Gebühren zu veranschlagen sind und deren Einrichtung eine gewisse Übung erfordert, ausreichende Sicherheit. Ungeachtet dessen ist für ein digitales Büro eine möglichst langfristige Aufbewahrung von Originalen und wichtigen digitalen Duplikaten – idealerweise in einem diebstahl- und feuersicheren Tresor – sowie die Anfertigung von Sicherungskopien nicht nur aus Gründen behördlicher bzw. gerichtlicher Notwendigkeit, sondern auch aus versicherungsrechtlichen Überlegungen zu empfehlen. Des Weiteren hat das Bundeskabinett per Gesetz die „eIDAS“-Verordnung der EU (eIDAS = Electronic Identification, Authentication and Trust Services – elektronischer Identifizierungs-, Authentifizierungs- und Vertrauensdienst) in nationales Recht umgesetzt, wodurch Vertrauensdienste wie digitale Signatur oder elektronische Zeit- und Firmenstempel leichter eingesetzt werden können und mit höherer Authentifizierungskraft ausgestattet sind.

Digitales Büro – ein Fazit

Die einzelnen Elemente sowie diesbezügliche Fakten zur Umsetzung des Vorhabens „digitales Büro“ sind nachstehend in Kurzform aufgelistet: